项目计划的重要性与实施方案

任何一个项目都会经过不同的发展阶段，因此可以区分其生命周期。但是，鉴于项目的复杂性和多样性，目前并没有统一的项目生命周期划分标准（Kerzner，2017）。Demeulemeester和Herroelen（2002）认为可以将项目生命周期划分为五个阶段，分别是概念阶段、定义阶段、计划阶段、调度阶段、控制阶段。

在概念阶段，需要明确项目需求。在明确需求后，就转入定义阶段，首先就是要确定项目目标（objectives）。项目目标可能是开发新技术，可能是占领新市场，也可能是降低生产成本，不一而足。很多情况下，项目不仅仅只有一个目标，而是有多个互相关联的目标。比如，加速新产品研发和占领新兴市场就是两个互相关联的目标。有的时候，目标非常明确，比如在年末降低10％的生产成本；但有的时候目标又比较模糊，比如在市场上领先于竞争对手。通常，项目经理无法同时满足所有目标，因此需要给这些目标赋予不同的优先级。以比较数学的术语来说，项目经常是具有不同权重的模糊的多目标问题。

在确定项目目标后，需要考虑如下四个问题（Kerzner，2017）：（1）要实现项目目标，需要完成哪些主要工作，这些工作要素是如何互相关联的？（2）哪些职能部门应当为达成项目目标负责，为落实主要工作负责？（3）公司或组织是否能够提供项目所需的资源？（4）项目的信息流是什么样的？

这四个问题非常基础和重要。第一个问题涉及如何分解项目目标，并确定为实现项目目标所必须完成的各项工作。通常，可以用工作说明（statement of work，SOW）对这些工作和工作范围加以描述。Kerzner（2017）阐述了SOW对于项目管理的重要性和编制SOW的基本流程。在有必要的时候，还可以为SOW编制单独的项目明细表（project specifications），以确认关于设备、材料、工时的各项估计。毫无疑问，项目明细表的细小变动都有可能显著影响项目进度和项目成本。为了进一步分析项目的主要工作，尤其是工作之间的相互关系，一般需要开发项目的工作分解结构（work breakdown structure，WBS）。编制WBS是项目计划过程中非常重要的一步。WBS是以项目交付物（deliverables）为导向的一个树状结构，用于分解整个项目的各项工作，并为后续项目调度与控制提供基础。关于编制WBS的详细说明，可以参考美国项目管理协会（Project Management Institute，PMI）的WBS实践标准（Project Management Institute，2001）。

在完成SOW和WBS的编制后，需要落实执行WBS各项工作的职能部门。经常可以在WBS基础上，结合组织结构确定职责矩阵（Kerzner，2017）。职责矩阵（responsibility matrix）也经常被称为直线责任图（linear responsibility chart，LRC）或职责分配矩阵（responsibility allocation matrix，RAM）。职责矩阵的目的，在于将WBS中的各项工作分配给具体的部门、岗位或者个人，并明确各参与者的不同职责。(www.xing528.com)

在明确了各职能部门的职责后，需要确定是否有项目所需的资源来支持各责任部门即将开展的各项工作。项目通常会涉及的资源主要包括资金、人力、设备、设施、材料、信息及技术。项目经理首先要在WBS的基础上明确项目需要哪些资源，也就是编制项目资源需求（resource requirement）计划，用于说明WBS各组成部分所需资源的种类和数量。因为项目经理并不直接控制上述所需资源，而且这些资源往往为不同的部门所调用，所以如何确保资源在所需时间准时到位就成为一个关键问题。因此，就需要知道各类资源的所需时间，这就要求项目经理需要编制项目进度计划，以回答不同任务分别在什么时候开始。这一过程，就是项目调度（project scheduling）过程，通常是在WBS和资源需求计划基础上进行的。但是，由于项目进度计划所需的资源未必都能非常理想地得到满足，所以通常还需要参照资源供给情况进行调整，也就是再计划。其中，人力资源是非常特殊的一类资源，因而人力资源配备（staffing）也成为特别棘手的一个问题（Tukel and Rom，1998）。但是，由于传统的网络计划技术只能进行时间分析，资源调度（resource scheduling）常常为项目经理所忽视（Herroelen，2005）。

在完成工作分解、职责分配及资源需求计划后，还有一项重要的工作，就是信息管理。这也容易被许多项目组织所忽视。由于项目的各组成部分和资源往往分散在不同职能部门，甚至不同企业，而这些任务之间又需要相互沟通和反馈，因此对项目的信息流加以规划和管理，就成为影响项目执行效率的重要因素。在项目进度计划中，通常只有具体的工作才分配工时。传统的项目管理软件并不提供信息流管理方面的支持。但是，Brooks（1995）指出，信息沟通所消耗的时间，恰恰是造成“人月神话”的重要原因。目前，项目信息流管理工具还不是很多，设计结构矩阵（design structure matrix，DSM）是这方面的重要发展（Browning，2001，2016；Yassine，2004）。

项目计划非常重要。《中庸》说，“凡事豫则立，不豫则废”。西方也有类似的谚语，“If you fail to plan，you plan to fail”。但是，世上并不存在完美的计划。虽然对于项目成功和失败并没有一致的理解（Baccarini，1999；Kerzner，2017），但是实证研究表明项目失败率非常显著（El Emam and Koru，2008），因此人们难免有“为什么项目总是失败”的感叹（Matta and Ashkenas，2003）。Pinto和Mantel（1990）发现计划失效是项目失败的重要原因之一，对于研发项目而言，不合理的调度尤其容易导致项目失败。