如何录入采购订单入库单发票？

1.填写采购订单

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议，订单的主要内容包括采购货物名称、采购数量、供应商名称、到货时间、到货地点、运输方式、价格、运费等。

1）在采购管理系统，选择“采购订单”，或者在菜单栏选择“采购”→“采购订单”。

2）单击“增加”按钮，增加一张采购订单。输入采购订单表头各项内容，如图5-55所示。

3）如果单据输入有错误，则可以单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

4）单据输入正确后，单击“保存”按钮，保存当前输入的订单。如果不想保存当前输入的订单，则可以单击“放弃”按钮，放弃该订单。

5）采购订单保存成功后，如果发现数据有错，或该订单执行过程中需要调整，则可以单击“修改”按钮修改订单。

6）如果有采购订金，则采购订单保存成功后，单击“订金”按钮，弹出订金窗口，输入数据确定，如图5-56所示。

图5-55 填制采购订单

图5-56 预付采购订金

7）采购订单保存成功后，单击“审核”按钮，审核该采购订单。只有审核过的订单才能流转生成入库单。

提示

①在填制采购订单时，用鼠标右键单击可查存货现存量。

②如果在存货档案中设置了最高进价，在选项中对“最高进价控制口令”参数录入了口令，则当采购的货物进价高于最高进价时系统会自动报警。

③如果企业要按部门进行采购考核，则必须在“部门”栏输入部门。

④如果企业要按业务员进行采购业务考核，则必须在“业务员”栏输入业务员名称或编码。

⑤已审核、已关闭的订单不能修改、删除。

2.填写采购入库单

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。采购入库单按进出仓库方向划分为：入库单、退货单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

1）在采购管理系统，选择“采购入库单”，或者在菜单栏选择“采购”→“采购入库单”。

2）单击“增加”按钮，增加一张采购入库单，可以选择输入入库单各项内容，如业务类型、入库单号、入库日期、仓库、存货编号、数量和单价等。输入完成后，单击“保存”按钮保存，如图5-57。

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图5-57 采购入库单的填制

3）采购入库单也可以由采购订单或采购发票产生，操作方法类似，以由采购订单产生为例进行讲解。

①单击“选单”按钮旁边的下拉箭头，选择“采购订单”。

②在订单列表中，如果采购订单较多，则可以在选择的订单列表中，输入“订单编号”或“供货单位”快速找到订单。用鼠标双击订单列表中的某个订单，系统会把该订单的有关信息填入入库单中。

③修改实际入库数量、单价，对需要批次管理、保质期管理的货物还需要输入批号和失效日期数据项。如果不想填入库单价、金额，则可以将单价、金额删空。修改完成后，单击“保存”按钮，入库单保存成功，如图5-57所示。

提示

①入库单可直接填制，也可以根据采购订单和采购发票生成。如果由采购订单和采购发票生成，则须先填制相应的采购订单和采购发票。

②执行订单生成的入库单或发票，如果修改供应商，则系统将提示“是否继续执行原订单？”信息。

③采购入库单的单价如果已经在存货档案中设置默认值，则在录入单据时会自动带出来。

3.采购发票的填写

采购发票是从供应商取得的普通发票、专用发票、运费发票及发票清单。在收到供应商的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以先对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。采购发票按发票类型可分为：专用发票、普通发票、运费发票；按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。

1）在采购管理系统，选择“采购发票”，或者在菜单栏选择“采购”→“采购发票”。

2）单击“增加”按钮，增加一张采购发票。可以直接手工输入发票各项内容，如发票号、供货单位、业务员、部门、存货名称、数量、单价、税额等，如图5-58所示。

图5-58 采购发票的填制

3）采购发票可以由采购订单或采购入库单产生，操作方法与生成采购入库单类似。

4）采购发票由采购订单产生，在订单列表中，如果采购订单较多，可以在选择的订单列表中，输入“订单编号”或“供货单位”快速找到订单。

5）复制订单成功后，可以修改数量、单价，修改完成后，单击“保存”按钮。

提示

①如果采购发票有对应的采购订单或采购入库单，则可以用复制原采购订单或采购入库单的方法输入发票；如果本张发票与以前已有某张发票相同，则可以用复制以前发票的方法输入。

②如果管理需要的话，则可通知审核人员对输入的发票进行审核确认。或者对经主管领导签字准予报销的发票做审核确认。审核过的发票不能修改、作废。

③采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。

④如果采购发票复核，则生成应付账款。