设计报表公式的方法与技巧

报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。

1.单元公式

单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，它的作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。

（1）操作步骤

1）选中要输入公式的单元，单击“数据”→“编辑公式”→“单元公式”（或单击标题栏的fx），进入“定义公式”窗口。

2）单击“函数向导”按钮，进入“函数向导”窗口。在“函数分类”列表中选择“用友账务函数”，在“函数名”列表中选择“发生（FS）”，如图7-11所示。

3）单击“下一步”按钮，进入“用友账务函数”窗口。单击“参照”按钮，进入“账务函数”窗口，如图7-12所示。

4）单击“确定”按钮返回，在“FS（＂6001＂，月，＂贷＂，，，，，）”后，输入符号“＋”，重复刚才的操作。选择科目“6051”，方向“贷”，单击“确定”按钮，如图7-13所示。单击“确认”按钮即可。

图7-10 “对齐”选项卡

图7-11 “函数向导”窗口

图7-12 “账务函数”窗口

图7-13 “定义公式”窗口

同理，继续录入其他单元的计算公式，如图7-14所示。

图7-14 录入单元计算公式

（2）栏目说明

1）函数名选择：利润表反映的是一定会计期间经营成果，所以函数名选择“FS”（表示发生）；资产负债表反映某一时点的资产负债状况，所以函数名选择“QC”（表示期初）或“QM”（表示期末）。

2）方向：指会计科目的余额方向。

提示

①单元公式在输入时，凡是涉及加、减等数学符号的均须输入英文半角字符。

②计算公式可以直接录入，也可以利用函数向导参照录入。涉及账务取数的计算公式一般用函数向导参照录入。

③所录入的公式必须符合公式的模式，否则会被系统判定为公式错误。

2.审核公式

报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种关系可定义审核公式，进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式是把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。

1）选择“数据”→“编辑公式”→“审核公式”，进入“审核公式”窗口。在“审核公式”窗口中，输入：(www.xing528.com)

B14＝B4-B5-B6-B7-B8-B9-B10+B11+B12

MESS＂营业利润计算有误！＂

B18＝B14+B15-B16

MESS＂利润总额计算有误！＂

B20＝B18-B19

MESS＂净利润计算有误！＂

2）单击“确定”按钮，如图7-15所示。

图7-15 编辑审核公式内容

提示

①审核公式可验证表页中数据的勾稽关系，也可验证不同表页、不同报表之间的数据勾稽关系。

②要根据报表中各单元之间的关系来定义审核公式，并且审核关系必须正确，否则审核公式会起到相反的效果。

3.舍位平衡公式

在报表汇总时，各个报表的数据计量单位有可能不统一。这时，需要将报表的数据进行位数转换，如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位。这种操作有可能会因为小数位的四舍五入而破坏原来的平衡关系，因此需要调整舍位后的数据平衡关系，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。

舍位平衡公式指的就是对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式。

（1）操作步骤

1）选择“数据”→“编辑公式”→“舍位公式”，进入“舍位平衡公式”窗口。

2）在“舍位表名”后输入“swb”；在“舍位范围”后输入“B4：C23”；在“舍位位数”后输入“3”；在“平衡公式”后输入“B14＝B4-B5-B6-B7-B8-B9-B10+B11+B12，B18＝B14+B15-B16，B20＝B18-B19”。如图7-16所示，单击“完成”按钮。

图7-16 编辑舍位公式内容

（2）栏目说明

1）舍位表名：舍位之后所生成表的文件名。

2）舍位位数：小数点向左移动的位数，如将“元”转换为“千元”舍位位数为“3”。

3）平衡公式：调整报表平衡关系的公式。

提示

①在输入平衡公式时，每个公式一行，各公式之间用“，”隔开，最后一条公式不用写逗号，否则会出现区域格式错误。

②舍位公式中只能输入“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。

③一个单元只能在等号右边出现一次。