会计档案的立卷与归档处理

《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”单位会计档案由会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料组成，各单位每年形成的会计档案，应由财会部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

会计部门对记账后的记账凭证要进行整理，定期（每旬或每月）按编号顺序排列，连同所附原始凭证定期装订成册。装订时应具封面、封底，注明会计凭证所属的时期、种类、张数和起讫号数等，并在装订线上加贴封签。装订成册的封面应按规定格式书写清楚，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。对于某些重要的原始单据以及各种需要随时查阅的单据，可另编目录，单独登记保管。

在会计年度终了后，各种账簿也应归档保管。会计账簿每册为一卷，在更换新账以后，将旧账归入会计档案。活页账和卡片账在归档时应装订成册，编定页码，要像订本账一样加具扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员姓名等，并且加盖公章。

各种会计报表应当专门留存一份归入会计档案，归档时分别按月度报表、季度报表、半年度报表、年度报表装订成册。若一卷内有多份报表时，要填写在卷内目录和案卷备注上。会计报表归档后，如果上级主管部门在批复时有更动，应将此项批复连同更正后的资料一起归档。此外，各种重要的会计检查报告和会计分析报告也应归入会计档案。(www.xing528.com)

此外，为大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息，新《会计档案管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新管理办法提出了如下具体条件：一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中，第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。