1.定义
采购卡采购即是指采购人使用财政部门选定的某家商业银行单位借记卡支付采购资金的行为。采购卡中的资金额度可以根据采购机关一年内小额采购的预算金额来核定，也可以按照项目预算来核定。采购卡必须由指定人员持有。
采购卡最早是在1986年出现于美国。在西方发达国家，结算网络比较健全，采购卡一经使用，就会通过银行反映到国库。尽管如此，各采购机关也必须按月向财政部门提交采购卡使用情况的报告，包括采购的时间、物品的名称、数量、价格等。我国政府于20世纪90年代末也以地区为单位，开始推行采购卡。香港特别行政区政府采购实行集中采购制度，而小额物品则由各部门采用采购卡的形式直接采购。
2.应用流程
采购卡采购方式的应用流程主要包括以下几个步骤：
（1）与有关银行签订协议。
这是企业或者政府应用采购卡的基础，实际上是与银行一起搭建一个共同的电子商务资金运行平台。银行负责采购卡的发行，让采购卡能够顺利完成支付功能。在这方面，有着成熟的信用卡机制可以借鉴，很安全，人员授权方式等技术也完全不是问题。但是，采购卡还有许多细节问题需要被讨论，如禁止资金分割问题，如果某台设备价值3000美元，超过持卡人2500美元的授权金额，如何避免持卡人与供应商合作，分两次支付来采购设备。另外，采购卡的转移、遗失、补办等细节还需要讨论。
（2）选定供应商。
大型企业和政府通常采用公开招标的形式来选定供应商。在企业中，因为总采购金额有限，指定供应商投标的形式更为普遍。企业往往根据零星物资使用部门和其他相关部门的推荐，指定几家供应商投标。中小型企业还会主动寻找信誉好的供应商与他们签订采购卡采购的协议。
（3）授权非采购部门人员。
这涉及到企业内部授权的问题，一般根据企业或者部门的规定对非采购部门的有关人员授权。在授权非采购部门人员以后，通常需要对他们进行系统的培训。
整个采购过程分为七步，即：
①确定采购需求。
持卡人要保证使用部门的需求是合理和明确的，通常要求使用人以书面的形式按照指定的格式提出请求，包括采购内容描述、采购数量、采购的大致金额、需求具体时间、运输送货指导性建议、采购理由以及使用人的个人签名。(www.xing528.com)
②审定采购物资是否在授权范围之内。
持卡人根据使用人的书面请求，根据政府或者企业采购制度的规定，审核该物资采购是否在授权范围以内。
③保证采购额度合理。
对单次采购金额和每个月的采购金额都有规定，一般严格禁止持卡人采购单台设备时，将采购金额分割来保证金额在额定范围之内。
④审核采购源。
这一环节主要保证供应商能够按时、按质、按量地将产品送到所需要的地点。如果指定的供应商不能够满足持卡人的采购需求，持卡人可以选择其他能够接受采购卡的供应商。不过，这隶属于例外采购的范畴，往往需要持卡人向政府的采购部门或者企业的采购中心做出书面的例外说明。
⑤进行采购。
持卡人可以采用柜面交易、电话或者传真交易、邮购、E-mail或者Internet等多种形式进行产品订购。对产品的运送方式、海外采购的形式、缴税的方式都详细的说明。
⑥记入采购日志。
持卡人要将每笔采购数量、到货批量、采购付款情况等记入采购日志。
⑦核对采购账户。
按月与银行对采购账户进行对账是一项十分重要的工作，不容忽视。
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