智能财务的实施方案详解

智能财务的具体实施涉及网络系统的建立、企业流程的再造和智能财务系统的运行准备等。

（一）网络系统的建立

如前所述，智能财务是建立在电子商务、网络经济和网上银行等基础上的财务管理系统的提升，而电子商务、网络经济和网上银行等又是建立在网络系统上的，因此，网络系统的建立是智能财务实施的设备保障。

当前与企业智能财务实施有关的网络系统十分发达，其功能也多种多样，甚至是五花八门。这些网络系统主要包括Internet/Intranet，相关的智能财务功能主要包括网上结算、网上催账、网上支付、网上询价、网上销售、网上报送、网上银行、网上理财、网上报税缴税、网上保险、网上证券投资、网上外汇买卖、网上财务信息查询等。因此，企业要实施智能财务，一是要建立企业内部的网络系统，二是要将企业内部的网络系统与企业外部的相关网络系统连接起来。

如何建立企业内部的网络系统？对于大中型企业而言，如果其业务复杂、资金充裕且维护技术雄厚，可以考虑建立企业内部的Intranet，实施企业资源计划等；反之，如果企业规模小或业务单一、资金有限或技术力量差，也可以求助于计算机公司甚至租用相关的网络设备和计算机软件。

考虑选择企业自建、委托外包或者租用前，企业首先应做到：一是分析各自的优缺点；二是考虑企业实施智能财务要达到的基本目标；三是进行必要的投资分析。无论采用哪种模式，其目的都是为企业的智能财务实施建立一个完备、高效且经济的计算机网络平台。

（二）企业流程再造

智能财务的实施目的不仅是提高会计信息处理的效率，更重要的是充分利用网络财务平台提升企业的管理水平。因此，在智能财务平台下，应审视企业原有的业务和财务流程，抛弃不适合智能财务需要和新的管理要求的业务和财务流程，再造一个能达成企业新管理目标的新业务和财务流程。

另外，实施智能财务除可提升电子商务、企业资源计划等的运行效率和运行效果外，其本身的或狭义的目的就是要提高资金的运行效率和运行效果。实施智能财务的具体措施包括资金的集中管理、网上的财务报销和信息的集中处理等。

1.资金的集中管理

智能财务平台使大中型企业，特别是大中型企业集团过去在手工或单机版财务系统下面无法实现的资金集中管理得以轻松实现。首先，智能财务的实施可以要求下属企业或分支机构建立收支分离的财务运行模式，即下属企业或分支机构在银行分别开设收入、支出专户，一切现金或银行存款收入均直接进入收入专户，由银行根据企业总部、分支机构和银行签订的三方协议并利用网上银行功能直接划入总部的银行账户。这样不仅强化了总部对分支机构的收入监控，同时也为整合整个企业或企业集团的资金资源奠定了坚实基础。其次，在各种收入集中的基础上，由总部根据各分支机构编制并报总部审批资金预算，并通过网上银行及时划拨给各分支机构，甚至可以直接根据总部、分支机构和收款方签订的三方协议由总部直接支付。这样不仅提高了整个企业的预算管理水平，也强化了整个企业的资金支出管理。

2.网上的财务报销

在电子商务和智能财务平台下，各种网上采购和网上消费的原始单据可以直接通过网络平台传递给企业总部的财务系统，再由智能财务系统及与之配套的网络办公系统直接进行网上审批、网上报销和网上支付，从而完全实现了无纸化办公和电子货币支付。这样不仅提高了财务工作效率，也降低了各种财务舞弊行为的发生概率。

3.信息的集中处理

智能财务平台的建立，可以实现会计信息的集中处理，减少纸质信息的传递环节和提升会计信息的传递速度，真正做到会计信息的及时化和集成化。为实现信息的集中处理，可以在企业总部安装智能财务软件，在各分支机构安装业务或财务处理终端，这样整个会计信息的处理都是在企业总部的服务器上运行的，不仅可以方便总部对各分支机构信息的及时查询、直接汇总和报表合并，也为在线审计与业务稽核打下了坚实基础。(www.xing528.com)

以上智能财务新措施的实施，无一例外地需要改善企业的现有业务和财务流程。这些流程再造的事前规划与配套制度的完善，是实施智能财务方案必不可少的主要内容之一。

（三）智能财务的运行准备

借鉴众多企业信息化系统的实施步骤，我们认为智能财务的运行准备包括网络财务软件的安装、调试和初始设置，也包括智能财务的人才培训、智能财务软件的试运行和配套制度的贯彻实施。

1.智能财务软件的安装和调试

智能财务软件的安装一般由企业的软件开发团队或软件供应商的系统实施人员进行。作为实施智能财务的项目组来讲，其关键问题不是要学会智能财务软件的安装，而是要研究软件安装的物理位置、软件运行的逻辑结构和软件功能的测试。对于网络财务软件安装的物理位置，一要考虑数据的安全；二要满足总部和分支机构的业务和财务管理需要；三要节约智能财务软件的运行费用，要在初始投资和事后的运行、维护费用之间找到一个可以接受的平衡点。对于软件运行的逻辑结构，要广泛征求软件开发团队、软件使用团队及企业领导和专家各方的意见，尽量满足相关各方的需要。如果不能达成一致，要采取民主与集中相结合的办法。对于软件功能的测试，要尽量根据需求说明书要求的功能说明，同时结合最终用户的现实需要测试软件的基本功能，如果软件未能达到需求说明书或最终用户所提出的基本要求，要首先征求软件实施专家的意见，看能否通过软件的初始设置功能来加以灵活运用；如果还不能满足要求，则必须通知软件开发人员对软件进行修改或二次开发。

2.智能财务软件的初始设置

智能财务软件的初始设置就是要在熟悉软件功能和详细了解使用手册的基础上，设置网络软件正式运行前的功能参数。这些功能参数包括单位代码与隶属关系、操作人员代码与权限、业务代码与单据、会计科目及层次、报表格式和取数公式等。在网络财务软件的初始设置中，一要体现再造的新业务和财务流程；二要留有一定的业务和财务发展空间；三要创造性地使用智能财务软件，切记不能照搬手工或单机版财务软件的使用办法，更不能将此工作完全交由软件开发团队或软件供应商来完成，必须发挥项目实施团队的聪明才智，并满足软件最终用户的使用要求。

3.智能财务人才的培训

智能财务人才是智能财务实施的关键所在，其培训内容包括计算机网络基础、电子商务的相关知识、智能财务软件的运行及相关配置制度。对于前两者可以采取“送出去”加“请进来”的办法，可以考虑将智能财务实施的关键人员和相关领导送到高等院校进行系统学习及送到相关单位进行实地考察；对于一般的业务和财务人员，可以考虑请外面的专家前来授课。对于后两者，可以通过实战加考试的办法来对智能财务人才进行培训。

4.智能财务软件的试运行

智能财务软件的试运行，一要考虑软件试运行的初始时间和试用单位；二要考虑软件试运行中的问题发现与问题解决；三要逐步完善和提升软件运行的效率和效果。关于智能财务软件的试用时间，一般要求从年初开始，试用时间不长于半年，最好不要在会计期中进行。同时，在新系统的试用期内，老系统的使用不能中断，只有在两者之间的数据核对无误后方可废弃旧系统，采用新系统。对于软件试运行中发现的问题要记录在案并尽快解决，其解决办法首先是考虑智能财务软件的初始设置，其次是考虑软件的修改，最后才是考虑网络系统的改变，因为越是后者，其代价和损失越大。对于软件运行的效率和效果提升问题，在智能财务软件的试用初期，由于新旧系统的同时运行及软件使用人员对新模式、新流程和新软件不熟悉，其工作效率和效果都较差，此时应适度增加人数或延长工作时间，增加运行费用也是在所难免的。随着时间的推移，旧系统逐步退出，人员工作效率得到提高，可以将多余的人员或时间从智能财务软件的使用中分离出来，以开发更深层次的智能财务管理和电子商务业务。

5.配套制度的贯彻实施

智能财务的实施虽然可以提升企业的财务和业务管理水平，增强企业的核心竞争力，但也带来了一系列的风险，如数据被窃取和丢失、利用网络所发生的各种经济犯罪以及计算机黑客的恶意破坏等。要规避这些风险，除要宣传和学习国家的相关法律、法规以及要求网络提供商、软件供应商或软件开发团队采取各种技术措施以外，企业内部也要制定一系列的相关配套制度，如操作与维护人员的权限分工、软件使用的时间和空间限制、会计信息的存档与保密制度等。这些制度的学习和贯彻实施，在软件试运行之前即应该进行，在软件试运行的过程中更应该逐项落实，必要时也可以聘请中介机构对此进行程序性审计并出具专项审计或审核报告。