EDI技术的应用及发展趋势

案例导入

日本化妆品物流交易中的EDI应用

日本的化妆品产业一直给人华丽和时尚的印象，但其内在实情却与这个光鲜的外表相距甚远。日本化妆品行业中多数企业长期存在着过时的商业习惯和低效率的交易形态。虽然日本化妆品产销商在市场保持增长的东风中获得了良好的发展和理想的利润，但是近年来日本化妆品市场增长放缓，行业竞争也日趋激烈。

为此，日本的化妆品产销商不断寻求让企业获得更大发展空间、取得更高利润的方法，其中，EDI的应用成为各企业重点关注的对象。这些企业希望借助EDI尽可能减少不必要的开支，实现物流和交易的效率化和资源配置的合理化。本书以在日本具有代表性、EDI应用较成熟的化妆品生产商以及销售商为例，浅析日本化妆品物流交易中EDI的应用及其发展趋势。

在日本，长期以来化妆品的流通环节是相当复杂的，并且物流效率很低。制造商和零售商之间夹杂着贸易公司、分店、批发商等各种名目的组织机构，每个组织机构都在各自重复着发货、收货、装卸、库存、点验货等物流作业。尤其在百货商店、化妆品专营店中销售的制度品（生产商直接向百货商店、化妆品专营店等设有该品牌化妆品专柜和专职销售人员的店铺，按照合约内容供应的化妆品）物流作业效率低的现象更为明显。

长期以来，在百货商店制度品的物流环节中，在商品送达百货商店、化妆品专营店前往往要在不同的组织机构中反复点验货。零售店和生产厂之间存在物流中转站、百货商店物流中心等各种物流中心，它们各自独立地对商品进行点验货等工作。生产商在发货时也会进行点验货，而零售商在收货时同样也进行点验货。这就使商品起码需要进行4次点验货手续才能在零售店中上架。

另一方面，重复烦琐的点验货手续也会耗费产销商大量的人力资源。以某著名百货商店为例，该店每个月约从某化妆品生产商进货150箱。一箱货所需的点验货时间约为50min。这就是说，该百货商店每个月在点验一个化妆品生产商的货品上要耗费125h。这些点验货作业同时最终会消耗导购员的工作时间，据统计，该百货商店化妆品部的导购员平均每月要花费总劳动时间的3%用于协助商场点验货。

这种耗费导购员工作时间的制度，让生产商和零售商感到切肤之痛。因为导购人员是化妆品销售的前线人员，通过为顾客提供导购服务来提高顾客的购买欲，从而提升生产商和零售商的销售业绩。如果这些担负重任的导购员花费过多时间在其他工作上，将影响导购服务的质量，给生产商和制造商造成直接损失。在化妆品的物流环节中，处理发货单、收货单等纸质文件也会消耗大量的时间。按照日本的商业习俗，物流中转站和百货商店物流中心会对每批货物中不同的商品进行收发货单核对。还有一点是值得注意的，由于在百货商店、化妆品专营店中的导购人员多是生产商派遣来的美容部员工，并不是店铺的正式员工，所以他们基本上都不能通过自己掌握的顾客的需求情况进行订货，而必须得到店铺负责人的许可才能下订单。这不但增加了订货的手续，还不能按照店铺的销售量和库存商品情况及时订货，这让注重流行的化妆品错过了最佳的销售时机，严重影响了化妆品的销售额。日本化妆品产销商认识到物流交易环节对业绩和利润的密切关系，开始着手对物流环节进行改革。这个活动的中心之一就是EDI导入。

当前的日本化妆品行业界通过EDI实现电子商务，尤其是一些著名的百货商店和化妆品生产商，都在积极地引进EDI，希望借助EDI的无纸化、电子传输化、信息共享化等优势提高物流和交易环节的效率，降低物流成本，减少所耗费的资源。外资化妆品MAXFACTOR和日本老牌百货商店三越之间的EDI的应用模式，成为日本化妆品产销商引入EDI的楷模。从1999年5月开始，这两个企业就开展了一系列引入EDI制度的措施，以求实现灵活运用EDI技术、简化点验货的手续和流程、废除收发货传票等纸质交易文书、提高订货处理的效率这四大目标，从而降低成本、增加利润。在引入EDI后，这两家企业把订货、接受订货、销售额管理、交货、点验货、赊账等情况通过网络共享。这就大量节省了不必要的手续和工作时间，例如生产商在发货后的点验货工序。生产商会把在发货时点验货的记录通过网络和各流通部门共享，而各个部门原则上不需要再度进行点验货。三越百货商店则会对该生产商的商品进行定期抽检。电子化的信息共享最大限度地减少了纸质交易文书的使用，节省了处理这些文书的时间和劳动力。在引入EDI后，这两家企业还对化妆品的订货手续进行了简化。生产商派驻的导购员无须得到百货商店相关负责人的认可，就可直接凭借自己对顾客需求的把握和其他专业的判断去确认订单的内容，并通过网络向企业发订单。百货商店每个月会定出下个月订货的限额，只要在这个限额范围内，导购员都可以自主决定订单的内容。这样导购员就无须因为每张订单都向百货商店确认而浪费本应用在导购服务上的时间，保证使商品获得最佳的销售时机。三越百货商店在1999年的10月率先在东京的银座分店引入了EDI体系，于同年的12月，在东京的全部三越百货商店都引入了EDI，并且在2000年所有三越百货商店都实现了物流管理的EDI化。引入EDI物流管理系统后，三越百货商店的化妆部门取得了良好的效益。统计数据显示，化妆品部门的订货业务量减少了77.4%，与商品相关的工作量减少了72.9%，并且化妆品的物流流通时间也大为缩减，由原来的3～4日缩减到1～2日，最大限度地确保了商品的及时供应以及最佳的销售时机。同时，通过这一系列的改革措施还让化妆品部门的导购人员有更多的时间和精力用于导购工作，增加了导购服务的质量。由于EDI在MAXFCTOR和三越间成功运用并取得了良好的效益，日本全国化妆品生产商和百货商店组成的“化妆品流通BPR委员会”决定以MAXFCTOR和三越共同开发的商业模式和系统作为化妆品生产商和百货商店之间在线交易的基准。另一方面，不少日本的化妆品产销商相应加快了引入EDI的步伐，从2000年春季开始，资生堂、佳娜宝、花王、高斯这四家位于日本化妆品行业前列的化妆品生产商相继在不同程度上引入EDI。在日本引入EDI的化妆品产销商不断增加。

综上所述，EDI在日本化妆品产销商中的成功应用可以证明EDI能够在化妆品行业中广泛运用，并可让化妆品产销商获得更大的发展空间，取得更高的利润。目前我国的化妆品产销商在物流和交易过程中还存在着一些不合理的制度和低效率的行为，希望日本化妆品物流交易中EDI的应用实例能够为中国的化妆产销商带来新的思考空间。

在电子商务时代的企业物流管理活动中，企业每天都要与供应商、客户、其他企业以及企业内部各部门之间进行通信或交换数据，每天都产生大量的纸张文献，纸张文献是企业物流管理中重要的信息流，信息流一旦中断，企业的物流就会不畅通，从而导致重大的经济损失。

EDI技术可以通过计算机系统和网络实现这些信息流的电子化、自动化，有效地减少企业物流管理活动中的纸面文献，实现无纸化办公，提高信息交换的效率？

1.DEI概述

EDI是一种在企业之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。它通过计算机通信网络将重要的信息，用一种国际公认的标准格式，实现各有关部门或企业之间的数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部过程，是20世纪80年代发展起来的一种电子化贸易工具，是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。

1）DEI的含义

本书给出的EDI的定义为：按照协议，对具有一定结构特征的标准经济信息，经过电子数据通信网络，在商业贸易伙伴的计算机系统之间进行交换和自动处理的全过程。理解DEI的定义，需要把握以下几个方面：

（1）EDI定义的主体是“经济信息”，也就是说它是面向商业文件的，如订单、运单、发票和报关单等。

（2）交换的信息是按协议形成的，是“具有一定结构特征的”。

（3）信息传递的路径是从计算机到“电子数据通信网络”，再到对方的计算机，中间传输渠道中无人工干预。

（4）EDI信息的最终用户通过计算机应用软件系统自动处理传递来的数据。

手工条件下贸易单证传递方式如图4-1所示，EDI条件贸易单证传递方式如图4-2所示。

图4-1　手工条件下贸易单证传递方式

图4-2　EDI条件下贸易单证传递方式

2）EDI的特点(www.xing528.com)

经过20年的发展和完善，EDI作为一种全球性的具有巨大商业价值的电子化贸易手段及工具，具有几个显著的特点：

（1）单证格式化。EDI传输的是企业间格式化的数据，如订购单、报价单、发票、货运单、装箱单和报关单等，这些信息都具有固定的格式与行业的通用性。

（2）报文标准化。EDI传输报文符合轨迹标准或行业标准，这是计算机能自动处理的前提条件。目前广泛使用的EDI标准是UN/EDI FACT和ANSIX.12。

（3）处理自动化。EDI信息传递的路径是计算机到数据通信网络，再到商业伙伴的计算机，信息的最终客户是几十级应用系统，它自动处理传递来的信息，因此这种数据交换流程是机—机，应用—应用，无须人工干预。

（4）软件结构化。EDI功能软件由5个模块组成：客户界面模块、内部EDP接口模块、报文生成与处理模块、标准报文格式转换模块和通信模块。这5个模块功能分明，结构清晰，形成了较为成熟的商业软件。

（5）运作规范化。EDI以报文的方式交换信息有其深刻的商贸背景，EDI报文是目前商业化应用中最成熟、最有效、最规范的电子凭证之一，EDI报文具有法律效力，已被普遍接受。

2.EDI的标准

EDI的定义中指出，EDI处理的信息是按照协议形成的，是“具有一定结构特征”的，这就是EDI的标准。一个贸易伙伴所处理的各种贸易文件，必须可以被另外不同的商业伙伴的计算机系统识别和处理，否则就不可能进行电子数据交换。

EDI标准的作用主要有以下几个方面：

（1）EDI网络通信标准的作用是确定EDI通信网络应该建立在哪种网络通信协议之上，保证各类EDI用户系统的互联。

（2）EDI语法标准是为了使交换的报文结构化而建立的，包括报文类型规格规定、数据的编码以及字符与语法规则等。

（3）EDI处理的标准。不同区域、不同行业的EDI报文，虽然在总体上是不同的，但也存在若干“公共报文”，为了沟通及处理引文，必须建立有关文件的标准。

（4）EDI联系标准一般是显示机构内部的，目的是解决EDI系统与机构内其他信息系统的联系问题。

（5）EDI行业的应用标准。

（6）标准还有一个作用，就是简化数据表示，从而大大缩减数据在处理、存储及传输过程中的开销。

3.EDI技术在企业物流管理中的应用

企业与客户之间的商业行为大致可以分为接单、出货、催款及收款作业等，往来的单据包括采购进货单、出货单、催款对账单及付款凭证。

企业使用EDI的目的是改善作业，降低成本，减少差错。企业可以将EDI与企业内部的MIS对接，实现一体化管理。企业物流管理中的EDI与MIS关联如图4-3所示。

由图可以看出，与企业物流有关的作业活动由于采用了EDI技术，效率得到提高，主要表现在以下几个方面：

图4-3　企业物流管理中EDI与MIS关联

（1）引入采购进货单。采购进货单是整个交易流程的开始，接到EDI订单就不需要重新输入，从而节省订单输入的人力，保证数据正确；开发核查程序，核查收到的订单是否与交易条件相符，从而节省核查订单的人力，降低核查的错误率；与库存系统、拣货系统集成，自动生成拣货单，加快拣货与出货的速度，提高服务质量。

（2）引入出货单。在出货前事先用EDI发送出货单，通知客户出货的品名及数量，以便客户事先打印验货单并安排仓库，从而加快验收速度，节省双方交货、收货的时间。

（3）引入催款对账单。开发对账系统，并与出货系统集成，从而减轻财务部门每月对账的工作量，降低对账错误率以及业务部门催款的人力和时间。

（4）引入转账系统。实现了与客户对账的系统后，可以引入银行的EDI转账系统，有银行直接接受客户的EDI汇款再转入企业的账户内，这样可以加快收款作业，提高资金利用效率。