在对客户进行充分的调研与分类后，每一笔交易都需要建立业务关系，老客户可以直接询盘或发盘启动交易磋商，新客户则首先要建立或确定业务关系，然后进入交易磋商程序。建立业务联系是交易磋商的基础，而草拟与撰写建立业务联系的信函则是每个外贸洽商人员必备的操作技能。
1.建立业务联系的信函的主要内容
一般说来，建立业务联系的信函应包括以下主要内容：
（1）开头部分。
1）说明如何取得对方的资料。首次主动与对方进行交往，说明信息来源非常必要。作为进出口商，贸易信息来源的渠道很多，主要有通过驻外商务参赞、商会、银行、第三家公司介绍，通过书刊、互联网获悉，或在交易会上结识等。例如：
We learned from xxx that you are interested in xxx.
We have obtained your name and address from xxx.
2）说明去函目的。通常建交信都是以建立业务联系为目的的。例如：
We are writing to you to establish long-term trade relations with you.
（2）介绍部分。为了引起对方的兴趣，必须让对方对本公司的基本情况和产品情况有大致了解，一般可以从以下几个方面进行介绍：
1）公司基本情况介绍，主要是介绍本公司的性质、业务范围、宗旨以及某些相对优势。例如：
We are a leading company with many years experience in xxx business.
We have our principle as“Clients needs come first”.
2）公司产品介绍，一般是对本公司经营产品的整体情况的介绍，也可以是对对方感兴趣的某类特定产品进行推荐性的介绍。产品介绍一般包括产品质量、价格水平、销路等，同时，为了使对方更详细地了解本公司产品，通常还附上产品目录、价目单或另邮样品等。例如：
Our products are enjoying popularity in Asian markets.(www.xing528.com)
To give you a general idea of our products，we agree to close our catalogue for your reference.
（3）结尾部分。通常结尾部分包括盼对方尽快回音、下定单或告知意见并表示敬意等语句。例如：
We are looking forward to your specific inquires.
2.实务操作案例
根据下列背景资料拟写建交函。
（1）背景资料。网上有一则悉尼THOMAS WILSON CO.，LTD.的求购广告，急需一批EVA底运动鞋。给对方发份Email，再寄一套最新目录。下面是公司的有关情况介绍：安徽化工进出口公司是一家国有外贸企业，主要经营化学工业所需原料及相关产品的进出口业务。近年来，随着公司内部管理体制的改革及外贸业务的高速发展，公司已经取得了巨大的成绩。橡胶制品部是公司的主要业务部门之一，经营各类国产鞋类的出口，包括布面胶鞋、睡鞋、童鞋、胶底皮鞋、便鞋及EVA底运动鞋等，产品行销中国香港、欧洲、美国及亚洲市场。公司拥有经验丰富的制鞋专业人员、品质管理人员及国际贸易人员，并与市内和附近的十余家制鞋厂建立了密切的业务联系，可确保稳定广泛的货源及质量。公司在国际市场上竭诚地寻求合作机会，可通过如兴办合资鞋厂，或来样加工、补偿贸易等多种形式，并愿意按照互利互惠、共同发展的原则同世界各地的鞋类经销商进行业务往来。
（2）操作评析。根据上述资料，我们可以从以下几个方面着手写建交信函：开头部分说明从网上得知对方公司求购EVA底运动鞋，并说明去函目的是在互惠互利、共同发展的基础上与对方建立业务关系。介绍部分首先要介绍安徽化工进出口公司的情况：本公司是国营贸易企业，主要经营化学工业所需原料及相关产品的进出口业务，公司拥有经验丰富的制鞋专业人员、品质管理人员及国际贸易人员，并与市内和附近的十余家制鞋厂商建立了密切的联系，可确保稳定广泛的货源及质量。其次介绍公司产品情况：公司的橡胶制品部经营各类国产鞋类的出口业务，包括布面胶鞋、睡鞋、童鞋、胶底皮鞋、便鞋及EVA底运动鞋等，产品行销中国香港、欧洲、美国及其他亚洲市场，并附上最新目录等。结尾部分主要希望对方早日回音并表示敬意等。
(3)操作参考。Dear Sir or Madam,Date:
We learned from the Internet that you are in the market for jogging shoes with EVA sole,which just fallinto our business scope.We are writing to enter into business relations with you on a bas is of mutual benefits and common developments.Our corporation,as a state-owned foreign trade or ganization,deals in the import and export of raw materials and relevant products for chemicalindustry.We have a Rubber Products Depa.Enclosed is our latest catalogue on jogging shoes with EVA sole,which may meet with your demand.
If there isn't,please let us you're your specific requirements.We can also produce according to your designated styles.
It will be a great pleasure to receive your inquiries against which we will send you our best quotations.
We are looking forward to your prompt reply.
Yours faithfully,
An Hui Chemicals Import and Export Corporation
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