机关管理的主要内容简析

机关管理的内容极其复杂琐碎，几乎是无所不包。概其主要，包括以下几方面内容：

（一）机关文件管理

机关文件是文件的一个主要门类，具有文件的基本属性，同时又具有其他文件所不具备的一些特点。如，机关文件的法定作者是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机构和其他社会组织。我们这里所谈的机关文件主要是指公文，它具有如下特点：其法定作者是特定的行政机关；公文直接形成并作用于公务活动中，对解决各种公共事务具有应用价值；公文的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律、法规或规章的形式加以规范；公文必须严格按照法定的程序生成；公文具有特定的强制力，它对各有关方面的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护，在公文自身“合法”的前提下，拒绝这种影响的组织和个人都应承担相应的法律责任。

机关文件管理是对各种公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存储到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行制作加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。机关文件管理的基本要求是：保密、准确、迅速。创制公文即行政机关对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来，拟成文稿，经完善后并确认其正式效用后，再经印制等工作环节最终形成正式公文。传递公文是将创制完毕的公文，根据一定的规则以多种通信方式递送给收受机关。办理公文是根据法定的职责权利，收受来自各有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节，对公文进行阅读、加工，从中提取有用信息，解决公文所针对工作问题。处置办毕公文是根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿做出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存。管理公文则是指为使上述四项任务能有效完成而对公文所实施的科学、系统的保管处理措施：公文的收发、传送、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文机密与安全的维护等。

（二）机关档案管理

机关档案是行政活动的历史记录，是由机关文书按照一定程序保存起来的文书资料。只有处理完毕经过筛选，具有一定查考和利用价值的那部分文书及资料才能成为档案。档案的形式多种多样，最为主要和常见的是文字档案，包括文件材料、电报、手稿、书信、会议记录和一切书面形式的资料。其他还有音像制品、照片、画片、技术图纸等。档案在机关管理中具有重要作用。档案所记录的机关历史可以作为机关研究处理问题的依据，因而它具有真凭实据的作用。档案作为宝贵的第一手资料，对于人们了解行政历史，总结经验教训，进行行政历史和现状的研究都有参考价值。档案还能够保持行政的连续性和稳定性，从而提高机关工作效率和质量。

机关档案管理，就是按照科学的原则和方法使机关档案保持完好，为机关工作提供服务，为国家积累档案史料，其基本内容包括收集、整理、鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务和统计等。机关档案管理的上述工作，依时间先后次序组成档案管理的完整程序，同时，从横向内容关系上讲，它们都是档案管理工作相互联系的有机整体，缺一不可。其中提供利用一环是其他档案管理工作的出发点和归宿。社会的进步，为档案管理的现代化提供了极大的可能。利用计算机检索档案，不仅提高了查找速度，也提高了查全率和查准率；微缩技术与复印机的使用，不仅提高了快速复制服务，而且保护了档案原件，方便了保管。

（三）机关后勤事务管理(www.xing528.com)

机关后勤事务管理又被称为机关总务工作，其基本任务就是合理组织安排财力、物力资源，为机关工作提供必要的和充分的物质保障和生活服务。机关后勤事务管理涉及的范围十分广泛，一般说来，较大的机关单位的后勤事务管理，大致有机关物资管理、机关财务管理、生活服务工作和接待服务工作等。机关后勤事务管理的内容十分庞杂，除以上内容外，还包括安全保卫工作、绿化美化工作等内容，涉及面非常之广。从公用设施到职工福利，从职工的衣、食、住、行到生、老、病、死等无一不包。其工种涉及基建、交通、采暖、医药、托幼、木瓦、水电、饮食等。在一定意义上讲，几乎涉及社会上的各个行业。因此，后勤事务管理工作的难度很大，综合性和服务性很强。如果没有较高素质的工作人员，是很难搞好机关后勤事务管理工作的。当前，机关后勤服务社会化的趋势很明显，因其可以精简机构、节约经费。某些因特殊原因不便社会化的机关后勤服务，也应由统一组建的机关后勤事务管理局之类的机构统一管理，这样可以在一定程度上消除机关后勤事务管理“小而全”的弊端。

（四）机关环境管理

机关环境管理包括机关自然环境管理和机关空间环境管理。前者主要是包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布置与机关内部各部门之间的工作流程和配合等空间环境因素。机关自然环境管理，就是根据管理工效学的基本原理，将反映光线、颜色、温度、空气和声音等环境条件状态的诸项指标，调节到有利于工作人员身心健康并能激发其工作积极性、主动性和有利于办公机具正常有效运行的水平，以提高工作的质量与效率。机关自然环境管理大体上可分为机关视觉环境管理、机关听觉环境管理和机关微气候环境管理三个方面。

机关空间环境管理分为外部空间环境管理和内部空间环境管理。机关的外部空间管理是指机关在选择地点时应考虑一些因素，其中包括：地方宜清静，最好远离闹市区或工厂，以便提高工作效率；规划有足够的面积，可以划分出工作区、绿化区和杂物场所等区域，以便分区管理，保持机关正常秩序；机关位置适中，最好在业务管辖的中心地区，以便指挥和联络等。机关的内部空间管理是机关空间环境管理的主要内容，是指为了有效地利用空间，缩短工作流程，便于信息的传递交流，而对办公处所的面积和分布所作的筹划和调节。比如，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离；为不同工作人员分配相应的办公空间；合理利用一切空间；尽量缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联络和控制监督，也便于环境控制；各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗口；工作人员的办公位置应主要依工作程序规定的次序排列；应使与外界联系多的部门或人员便于与外界接触；应使带有机密性的部门不利于外界接触；注意遵守各种安全规则，保证安全；留有重新规划和扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间分配比例。

【注释】

[1]张俊生.行政事业单位人力资源管理[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2008：19.