汽车配件采购管理优化方案

1.汽车配件采购的程序

汽车配件采购的程序包括拟定采购计划、订立采购合同、商品验收入库、结算货款等环节。

1）拟定采购计划

采购计划定得是否合适，对资金周转和经济效益起着决定性的作用。采购计划做得好，不仅可加快资金周转，提高经济效益，还可以减少库存积压。

一般采购计划的制订，可从以下3个方面考虑：

（1）前段时间销售的情况，根据其统计数字拟出进货的品种、名称、型号规格和数量；

（2）参照库存，库存多的可少进。当然，如果资金允许，那些销路好的也可多进一些；

（3）根据目前市场行情，做出一些适当调整。

2）市场调查

市场调查的目的是通过调查、比较、分析，寻找价格合适、质量可靠、供货及时、售后服务好的供货单位及其产品。

（1）正确选择供货单位。

主要从价格和费用、产品质量、交付情况、服务水平4个方面来评价选择供货单位。

①价格和费用。价格和费用的高低是选择供方的一个重要标准。价格和费用低能降低成本，增加企业利润。

②产品质量。配件质量达不到要求会影响修车质量，给客户带来损失，所以要采购名牌产品或符合配件质量要求规定的合理产品。

③交付情况。它是供应单位按合同所要求的交货期限和交货条件的情况，一般用合同兑现率来表示。交货及时、信誉好的供货单位，自然是选择重点的对象。

④服务水平。考虑供货单位可能提供的服务，如服务态度和服务项目等。

在选择供货单位时，要注意就地就近选择。这样可以加强同供货单位的联系和协作，能得到更好的服务；交货迅速，临时求援方便；节省运输费用和其他费用，降低库存水平等。

（2）正确选择供货方式。

对于需求量大，产品定型、任务稳定的主要配件应尽量选择定点供应直达供货的方式。

对需求量大但任务不稳定的配件，尽量采用与生产厂签订合同直达供货的方式，以减少中转环节，加速配件周转。对需求量少的配件，如一个月或一个季度需求量在订货限额或发货限额以下者，宜采取由配件门市部供货的方式，以减少库存积压。

2.签订采购合同

采购合同是供需双方的法律依据，必须按合同法规定的要求拟定，合同的内容要简明，文字要清晰，字义要确切。品种、型号、规格、单价、数量、交货时间、交货地点、交货方式、质量要求、验收条件、双方职责权利都要明确规定。签订进口配件合同时，更要注意这方面的问题。

3.汽车配件的检验及接收

1）汽车配件的检验

汽车配件市场，尤其是进口汽车配件市场，受经济利益的驱动，制假贩假者对消费者的影响是巨大的。进水货、假货，甚至利用仿造的进口配件包装，将国产劣质配件在市场上出售，会严重危害汽车及驾驶人员的安全。所以，作为进口汽车配件的采购人员，必须熟悉国外主机厂、配套厂、纯正件生产厂以及配件专业厂的产品、商标、包装及其标记，并掌握一般的检测方法。

进口汽车配件通常包装精致，在各层包装，尤其是包装箱外表和零件的醒目位置都有厂名和商标（也有的零件上刻印工厂代号和商标）。进口配件到货后，应由外到里、由大包装到小包装、由外包装到内包装、由包装到产品标签、由标签到封签、由零件编号到实物、由产品外观质量到内在质量，逐一进行详细检查验收。

（1）外包装。纸箱包装质地细密、坚挺，不易弯折、变形，封签完好。进口零部件，外包装印有用英文（或中文）注明的产品名称、零件编号、数量、产品商标、生产国别、公司名称。有的则在外包装箱上贴有反映上述数据的产品标签，图6－4为仿冒机油滤清器外包装。(www.xing528.com)

图6－4　仿冒机油滤清器外包装

（2）小包装。产品的小包装盒（指每个配件的单个小包装盒），一般都用印有该公司商标图案的专用包装盒。例如，日本五十铃汽车公司的纯正件均印有白底红色“纯正部品”字样和白色的“ISUZU”字样及五十铃标志图案。日本日野汽车公司的纯正件，则用棕红底白色“Hino”字样的包装盒。日产柴油机机器公司（尼桑）的纯正件上，用蓝底、红色圆内有白色“UD”二字母或橙黄底、红色圆内有橙黄色“UD”二字母的专用包装盒。德国奔驰汽车公司的纯正件上均用蓝底白字印有“Mercedes－Benz”及奔驰汽车商标的专用小包装盒包装。德国弗里特坦希有限公司（ZF）生产的变速器内各种齿轮及同步器的小包装盒，以不规则几何图形为底纹，并用深蓝色的“ZF”标记特征图案，很容易识别。

（3）产品标签。日本的日野、五十铃、三菱、日产等汽车公司的纯正件的标签，一般印有本公司商标、中英文纯正件字样及中英文生产公司名称、英文或日文配件名称及配件编号、英文“MADE IN JAPAN”及若干数量的长方形或正方形产品标签，如图6－5所示。日本配件专业厂的配件标签无“纯正部品”字样，但一般用英文标明其适用的发动机型号或车型、配件名称、数量及规格、公司名称、生产国别。

图6－5　产品标签

（4）包装封签。配件小包装盒的封口封签，一般用透明胶带封口。目前大多用印有本公司商标或检验合格字样的专用封签封口。

（5）内包装纸。汽车公司的纯正部件及配套厂生产的配件内包装纸，均印有本公司标志，并且一面带有防潮塑料薄膜。

（6）配件外观质量和产品上的永久性标记。纯正部件及配套厂的配件和专业厂生产的配件，外观做工精细，铸铁或铸铝零件表面光滑、致密、无毛刺，油漆均匀光亮。而假冒产品则铸件粗糙，不光滑、不平整、有毛刺、喷漆不均匀、无光泽。真假配件在一起对比，差别比较明显。原装进口配件，一般都在配件上铸有或刻有本公司的商标或名称标记及配件编号。例如，奔驰汽车公司的纯正配件上都有奔驰标记及零件编号；日野纯正品上刻有H标记；日本理研株式会社（RIK）的活塞环在开口处平面上一边刻有R，另一边刻有S（表示标准环STD）字样；德国WABCO（威伯科）公司生产的气制动阀件上均铆有铝合金标牌。德国FAG公司生产的气制动件则在外壳上铸有FAG字样。同时，配件编号也是合同签订和验货的重要内容，一般与国外大的汽车生产公司、大的配套厂或他们的代理商直接签订进口合同，每种配件都标有配件编号，当配件编号有新旧变更时，则合同上同时标明新旧两个配件编号。各大配套厂及专业生产厂都有自己生产的配件与主机厂配件编号的对应关系资料。配件编号一般都刻印或铸造在配件上或标明在产品的标牌上，而假冒产品一般无刻印或铸造的编号。验货时应根据合同要求的配件编号或对应资料认真核对。

2）汽车配件的接收

汽车配件采购员在确定了采购渠道及货源，并签订了采购合同之后，在约定的时间、地点对配件的名称、规格、型号、数量、质量等进行检验无误后，方可接收。

①对配件品种和数量的检验。应按合同规定的要求，对配件的名称、规格、型号等认真查验，核对配件数量，如果发现产品品种或数量不符合合同规定，一方面，应妥善保管；另一方面，应在规定的时间内向供方提出异议。

②对配件质量的检验。采用国家规定的质量标准的，按国家规定的质量标准验收；采用双方协商标准的，按照封存的样品或按样品详细记录下来的标准验收。接收方对配件质量提出异议的，应在规定的期限内提出，否则视为验收无误。

4.汽车配件的入出库

1）办理入库手续

物资经验收无误后即应办理入库手续，进行登账、立卡、建立物资档案，妥善保管物资的各种证件、账单资料。

登账：仓库对每一品种规格及不同质量（级别）的物资都必须建立收、发、存明细账，它是及时、准确地反映物资储存动态的基础资料。登账时必须以正式收发凭证为依据。

立卡：材料卡是一种活动的实物标签，它反映库存物资的名称、规格、型号、级别、储备定额和实存数量。一般是直接挂在货位上。

建档：历年来的物资技术资料及出入库有关资料应存入物资档案，以便查阅，积累物资保管经验。物资档案应一物一档，统一编号，以便查找。

2）汽车配件出库

配件出库是仓库业务的最后阶段，它的任务是把配件及时、迅速、准确地发放到使用单位。

物资出库程序是：出库前准备—核对出库凭证—备料—复核—发料和清理。

（1）物资出库前的准备。为及时供应生产所需物资，仓库要深入实际，掌握用料规律，并根据出库任务量安排好所需的设备、人员及场地等。

（2）核对出库凭证。工业企业仓库发出的物资，主要是生产单位所领用。为了确定出库物资的用途，计算产品成本，防止物资被盗，出库时必须有一定的凭证手续。严禁无单或白条发料。物资出库凭证主要有“限额领料单”“领料单”“销售材料发料单”“外加工发料单”等。保管员接到发料通知单后，必须仔细核对，无误后才能备料。

（3）备料。按照出库凭证进行备料。

（4）复核。为防止差错，备料后必须进行复核。复核的主要内容：出库凭证与物资的名称、规格、质量、数量是否相符，技术证件是否齐全。可保管员自己复核，或保管员之间交叉复核，或由专职复核员复核。

（5）发料和清理。复核无误后即可发料。发料完毕，当日登销料账、清理单据、证件，并清理现场，整理现场，整理垛底或并垛。