总分类账与明细分类账的平行登记原理与应用

为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指经济业务发生后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账户，另一方面要登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。

采用平行登记规则，应注意以下要点：

(一)期间相同

即对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要记入同期总分类账所属的有关各明细分类账户。

这里所指的同期是在同一会计期间，而并非同一时点，因为明细账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证于平时登记，而总分类账因会计核算组织程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类和明细分类账必须在同一会计期间内完成。

(二)方向相同

登记总分类账及其所属的明细分类账的方向应当相同，这里所指的方向，是指所体现的信息变动方向，而并一定是相同的记账方向。一般情况下，总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设专栏登记，如存货账户和债权、债务结算账户就属于这种情况。但有些明细分类账户按组成项目设多栏记录，采用多栏式明细账格式。这种情况下，对于某项需要冲减有关组成项目额的事项，只能用红字记入其相反的记账方向，而与总分类账中的记账方向不同。如“财务费用”账户按其组成项目设置借方多栏式明细账，发生需冲减利息费用的存款利息收入时，总分类账中记入贷方，而其明细账中则以红字记入“财务费用”账户利息费用项目的借方，以其净发生额来反映利息净支出。这时，在总分类账及其所属的明细分类账中，就不可能按相同的记账方向(指借贷方向)进行登记，而只能以相同的变动方向进行登记。

(三)金额相等

记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等，总分类账户提供总括指标，明细分类账户提供总分类账户所记内容的具体指标，所以，记入总分类账的金额与记入其所属各明细分类账户的金额相等。此处的金额相等包含两层含义：其一，总账账户与所属的明细账户的期初余额、期末余额及本期发生额三个指标都应该相等；其二，总账账户及所属的各明细账户的发生额相等是指各明细账户的金额合计数与总账账户发生额的金额合计数相等，并不是某一个发生额相等，也不一定都是借方发生额之和与贷方发生额之和分别相等。如“财务费用”账户的明细账，采用借方多栏式账户时，在本月既有存款利息收入，也有存款利息支出的情况下，发生的利息收入在“财务费用”总分类账户记入贷方。但在明细账户中以红字金额记入借方，此时总账账户的借方发生额合计与明细账户的借方发生额合计数就不相等。但“财务费用”总账账户的借方发生额之和与贷方发生额之和抵减后与其明细账户的借方发生额合计数相等。

在会计核算工作中，可以利用上述关系检查账簿记录的正确性。检查时，根据总分类与明细分类账之间的数量关系，编制明细分类账的本期发生额和余额明细表，同其相应的总分类账户本期发生额和余额相互核对，以检查总分类账与其所属明细分类账记录的正确性。明细分类账户本期发生额和余额明细表根据不同的业务内容，可以分别采用不同的格式。

现以材料核算为例，对总分类账和明细分类账的平行登记加以说明。

【例8-1】某企业2020年5月份的“原材料”总账及其明细账(甲、乙材料账的月初余额)如表8-16至表8-18所示。本月发生的原材料相关业务如下：

(1)5月3日购入甲材料50公斤，每公斤单价100元；购入乙材料20公斤，每公斤单价150元，货款已用银行存款支付，材料已验收入库。根据这一经济业务，其会计分录为：

(2)5月5日生产产品领用甲材料40公斤，每公斤单价99元；乙材料10公斤，单价152元。发出材料的会计分录为：

(www.xing528.com)

根据上述资料及会计分录对“原材料”总账及甲、乙材料明细账进行平行登记，如表8-16至表8-18所示。

表8-16　原材料总账

表8-17　原材料明细账

表8-18　原材料明细账

从表8-16至表8-18中可看出，明细账期初余额之和、本期发生额之和以及期末结存额之和与总账相应的指标是相等的，即：

期初余额：2 425＋6 120＝8 545(元)

本期购进：5 000＋3 000＝8 000(元)

本期发出：3 960＋1 520＝5 480(元)

期末结存：3 465＋7 600＝11 065(元)

由于总分类账和明细分类账是按平行登记的方法进行登记的，因此对总分类账和明细分类账登记的结果，应当进行相互核对，核对通常是通过编制总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表进行的。对照表的格式和内容如表8-19所示。

表8-19　总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表

以上总账和明细账的这种有机联系，是检查账簿记录是否正确的理论依据。一般在期末都要进行相互核对，以便发现错账并及时加以更正，保证账簿记录准确无误。