调用模板生成报表方法优化

下面我们为账套001生成1月的资产负债表和利润表。需要提醒大家的是，当初创建账套001时所使用的会计科目是按新企业会计制度预置的，在生成报表时也要一致。

1.资产负债表

步骤1 首先启动UFO报表系统。

步骤2 从“文件”菜单中选择“新建”命令，打开一张空白表格，如图5-2所示。

图5-2 打开一张空白表格

步骤3 从“格式”菜单中选择“报表模板”命令，弹出“报表模板”对话框，如图5-3所示。

图5-3 弹出“报表模板”对话框

步骤4 从“您所在的行业”下拉列表中选择“新会计制度科目”，如图5-4所示。

步骤5 从“财务报表”下拉列表框中选择“资产负债表”。

图5-4 选择“新会计制度科目”

步骤6 单击“确认”按钮，弹出如图5-5所示的提示对话框。

图5-5 提示对话框1

步骤7 单击“确定”按钮，窗口中显示“格式”状态下的资产负债表，如图5-6所示。

图5-6 资产负债表

步骤8 单击窗口左下角显示为红色的“格式”按钮，弹出如图5-7所示的提示对话框。

图5-7 提示对话框2

步骤9 单击“否”按钮，先不要进行自动计算，这样能够快速切换到“数据”状态，之后窗口中显示空白的资产负债表，可以看到窗口左下角显示为红色的“数据”按钮。

步骤10 打开“数据”菜单，光标指向“关键字”，右侧出现相应的子菜单，如图5-8所示。

步骤11 选择“录入”命令，弹出如图5-9所示的“录入关键字”对话框。

图5-8 “关键字”子菜单

图5-9 “录入关键字”对话框

步骤12 在“年”“月”“日”文本框中依次输入要生成报表的数据截止期：2010年1月31日。(www.xing528.com)

提示：资产负债表是时点报表，需要指定当月的最后一天为报表数据截止日期。

步骤13 单击“确认”按钮，弹出如图5-10所示的提示对话框。

图5-10 提示对话框3

步骤14 单击“是”按钮，系统开始自动从总账中取数并计算生成报表，稍等片刻，窗口中即会生成录入数据后的资产负债表，如图5-11所示。

图5-11 资产负债表

2.保存报表

报表生成后需要以合适的文件名保存到指定的文件夹中，以备以后查看、修改和重新调用。

3.利润表

利润表的生成方法与资产负债表相似，现简单介绍如下。

步骤1 接着上述操作步骤，首先单击窗口左下角的“数据”按钮，切换到“格式”状态。

步骤2 单击工具栏中的“新建”按钮，生成一张空白表格。

步骤3 从“格式”菜单中选择“报表模板”命令，弹出相应的对话框。

步骤4 依次选择所在的行业为“新会计制度科目”，财务报表为“利润表”，结果如图5-12所示。

图5-12 “报表模板”对话框

步骤5 单击“确认”按钮，从随后弹出的提示对话框中单击“确定”按钮以覆盖原有空白表格，生成格式状态下的利润表。

步骤6 单击窗口左下角的“格式”按钮，切换到“数据”状态。

步骤7 选择“数据”→“关键字”→“录入”命令，弹出“录入关键字”对话框。

步骤8 输入利润表的截止日期：2010年1月。由于利润表是时期报表，因此只需指定到月份即可。

步骤9 确认后，从弹出的提示对话框中单击“是”按钮，将会生成1月利润表，结果如图5-13所示。

图5-13 系统自动生成的1月利润表

步骤10 将该利润表以“001利润表”为文件名保存到与负债表文件相同的文件夹中。

步骤11 从“文件”菜单中选择“关闭”命令，依次退出所生成的负债表和利润表窗口。

4.修改报表

如果生成报表所依赖的总账数据发生了变化，如对凭证进行了增删、修改等操作，那么报表数据势必要发生变化，但是UFO报表系统本身并不会因总账的变化而自动发生变化，这就需要用户对其发出变动的“指令”了。

修改报表数据的方法很简单：打开要修改的报表，切换到“数据”状态下，选择“数据”→“关键字”→“录入”命令，重新调取总账已发生改变的月份的数据即可。