商务新闻发布会的礼仪应该如何做？

新闻发布会简称发布会，有时也称记者招待会。商务新闻发布会是当企业作出了某项重要决策、研制生产了某种新产品、推出了某项对社会有重要影响的革新项目或者遇到法律纠纷、顾客批评、舆论谴责、诬告等问题时，企业会主动通过媒体把相关信息通过新闻界客观而公正地报道并广泛传播给公众的一种有效沟通方式。

商务新闻发布会形式正规，地点确定，人物、事件都比较集中，除了邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管之外，还有各合作企业的代表及政府官员等。

对于媒体而言，新闻发布会时效性强，参加发布会免去了媒体预约采访对象和采访时间的困扰。因此，新闻发布会是媒体获得新闻最重要的一个途径。

对于公司企业来说，报刊、电视、广播、网站等媒体集中发布（时间集中、人员集中、媒体集中），扩散迅速，新闻传播面广。因此，举办新闻发布会是自身联络、协调与新闻媒体之间的一种最重要的手段。

一、新闻发布会时机的确定

（一）确定新闻发布会的必要性

召开商务新闻发布会前要确认：新闻发布会要发布什么新闻？这一新闻是否有价值？是否有开新闻发布会的必要性？

通常，召开商务新闻发布会的情形有以下几种：

（1）企业有新的产品问世；

（2）企业的经营方针有变化；

（3）企业高层管理人员的变更；

（4）企业规模有扩大，新的分公司或分厂建立；

（5）企业合并；

（6）企业创立周年纪念日；

（7）企业的产品获奖；

（8）企业发生重大责任事故等，引起公众关注。

（二）确定新闻发布会的主题

新闻发布会一般针对企业意义重大、媒体感兴趣的事件而举办。新闻发布会的主题应有较大的新闻价值，否则会出现新闻发布会少有记者到场的尴尬局面。

新闻主题要单一，内容要简明扼要，不能浪费时间。否则会给记者留下不好印象，此后再召开类似的新闻发布会时，记者的到会率会减少。

一个新闻发布会不能同时发布几个主题新闻。每个新闻发布会都有一个主题名称，此主题名称会体现在新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等方面。

新闻发布会的名称要避免使用“新闻发布会”的字样。因为我国对新闻发布会有着严格的申报和审批程序，对公司企业而言，只要将新闻发布会的主题名称定义为“某某信息发布会”或“某某媒体沟通会”，就会免去没有必要的繁琐程序。

（三）确定新闻发布会的时间

新闻发布会确定主题后，就要选择好恰当的召开时间。在时间选择上要避开重要的政治事件和社会事件，以免媒体对这些事件的大篇幅报道冲淡了企业新闻发布会的宣传效果。

新闻发布会一般选在周一、周二或周三的上午10时或下午3时召开为佳，如此，有利于提高记者的到会率。新闻发布会是双向的沟通互动，先由企业发布新闻，后由记者提问。企业发布新闻的正式发言时间不超过1小时，应留有时间让记者发问。发布会后，一般要为记者准备工作餐，选择自助餐的形式有利于记者与企业充分地交流和进行深入的采访。

二、商务新闻发布会的筹备

（一）新闻发布会场选址

新闻发布会的选址要与发布的新闻主题相一致，同时，要考虑到交通便利程度、场地设备硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。新闻发布会的场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店、新闻中心等场所举行。酒店有不同的星级，从企业形象的角度而言，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。

（二）新闻发布会会场布置

新闻发布会会场的布置能体现出一个企业的文化。因此，要注意会场的环境布置，气温、灯光、噪声等问题都要全面考虑。

会场设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次，特别是在有贵宾到会的情况下。在每位记者席上要摆放相关的资料，以便记者们能深入地了解新闻发布会的内容。

（三）确定新闻发布会工作人员

1.新闻发布会主持人

新闻发布会的主持人一般由企业的宣传负责人担任。主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外，在必要时还要承担消除过分紧张的气氛、化解对立情绪、打破僵局等大任。

2.新闻发布会发言人

发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策，面对新闻记者的各种提问，需要头脑冷静，思维清晰，反应灵敏，具有很强的语言表达能力，措辞精确，语言精练、流畅，发表的意见具有权威性。(https://www.xing528.com)

举办新闻发布会的企业要为发言人配设助理人员，协助发言人准备主题材料、发言稿、新闻稿、宣传材料、记者提问的提纲等。此外，还要准备新闻统发稿以及背景材料、照片、录音、录像等，以便开会前分发给记者，供他们提问和写新闻稿时参考。

3.新闻发布会服务人员

新闻发布会服务人员要严格挑选，从外貌到自身的修养均要合格，并注意服务人员的性别比例。服务人员的主要工作有：

（1）安排与会者签到；

（2）引导与会者入座；

（3）准备必要的视听设备；

（4）分发宣传材料和礼品；

（5）安排餐饮工作；

（6）安排摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。

（四）确定邀请参加新闻发布会的名单

应邀参加者的范围主要根据公布事件、消息发生的范围和影响而定。如事件或消息只涉及某一城市，一般就请当地新闻单位的记者参加。

企业确定了具体时间后，要提前1—2周向应邀记者发出书面邀请，以便新闻记者能充分安排好时间。不是所有被邀请的媒体记者都能出席新闻发布会，为使新闻发布会圆满成功，企业最好在新闻发布会正式举行的前一、两天，电话确认被邀请记者能否出席新闻发布会。

三、新闻发布会的程序

（一）迎宾签到，分发资料

新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有礼宾人员做引导。如果新闻发布会场是在企业内部举行，也要酌情安排人员做记者以及来宾的引导工作。

在签到接待处，有举办方管理人员出面迎宾，以示对新闻发布会的重视。参加发布会的人员应在签到簿上签上自己的姓名。

主办方提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式在新闻发布会前发放给新闻媒体。袋中资料的摆放顺序依次为会议议程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍（应包括头衔、主要经历、取得成就等）、企业的宣传册、产品说明资料（如果是新产品新闻发布）、有关图片、纪念品（或纪念品领用券）、企业新闻负责人名片（供新闻发布后进一步采访、新闻发表后联络）、空白信笺、笔（便于记者记录）。

（二）发布新闻，记者提问

发言人、来宾和新闻单位记者按时就座后，主持人宣布会议开始，介绍到场嘉宾。然后由发言人措辞准确、重点突出、详略得当地发布新闻、介绍情况。之后由记者提问，发言人逐一回答。新闻发布会的时间要控制在1个半小时左右。当主持人宣布新闻发布会结束后，应按发布会的预先安排，由相关人员引领记者、来宾进行参观企业或使用产品等其他活动。

（三）归类分析，效果评估

新闻发布会结束之后，要及时对发布会的效果进行评估，以确定是否达到了发布会预定的目标，为今后再次举行新闻发布会提供借鉴。

新闻发布会后，要全面收集与会记者在媒体上发表的文章，计算发稿率并归类分析，作为今后邀请记者的参考数据。对已发稿的记者，要给予特别的致谢，加强同他们的联系。电话征询记者对会议的接待、服务的意见，发现问题要及时道歉。

四、新闻发布会的礼仪要求

（一）服饰得体

参加新闻发布会的主办方人员应着装正式，男士着深色西装套装，配以白色衬衫与深色皮鞋；女士着西装套裙，配以肉色长筒袜与有跟的黑皮鞋，化淡妆。服饰要简洁大方，显示出稳重、优雅的气质。

（二）座次规范

发布会一般需摆放座席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。要注意席位的预留，一般要多准备一些坐席。

（三）秩序井然

主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，应适时引导记者提问，而在记者争相提问时，要维持好会场次序。

发言人事先应准备好回避敏感问题的方式和技巧，避免在新闻发布会上造成对立情绪，要善于控制和化解不利因素带来的会场气氛。

（四）言行一致

举办方对待各家媒体记者应一视同仁，不能厚此薄彼。新闻发布会发言人的言谈要与宣传口径保持一致，发布会前主办方要准备记者问答备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答者要取得共识。

在发布会的过程中，对记者的提问应该认真作答，对无关或过长的提问则可以委婉、礼貌地制止，对涉及公司企业秘密的问题，可以直接、礼貌地告知提问记者，但不宜采取“无可奉告”的告知方式。对复杂而需要大量解释的问题，可以先简单答要点，会后再与提问记者交流。