呵护客人，关心操作者——FOXHIS V6版酒店管理系统工作步骤

4.1　FOXHIS酒店管理系统介绍

4.1.1　专业化的系统

在FOXHIS V6版酒店管理系统的设计和开发过程中，我们得到了酒店管理理论权威的指导，听取了著名酒店管理公司的意见，并有一批丰富实践经验的财务总监、客房总监、销售总监、行政总监等酒店高级管理人员直接参与产品定义，这使得FOXHIS既有坚实的理论基础，又具备较高的实用性和功能完整性。

4.1.2　基于业务流的操作模式

FOXHIS V6版酒店管理系统提供基于业务流的操作模式，系统根据每个操作员的业务要求进行功能权限和业务流程的配置，使得操作员基本上可以在一个主屏中完成属于自己的所有的工作，避免了以往多个功能或模块的切换。基于业务流的操作模式使操作员的工作效率和方便性大大提高，一方面提高了对客服务的质量，另一方面也使得在短期内学习及掌握系统操作不再是一件难事。

4.1.3　全面统一的资源管理，流畅贯通

酒店内有各种各样的资源，那么怎样才能在对客服务中有效的调用各种资源呢？FOXHIS V6版酒店管理系统为你提供高效的资源管理平台。如会议室是否可以用来订餐？散客需要一个会议室，会议需要的投影机是否已准备？中餐是否可以调用西餐菜品？成本怎么处理……这些问题在FOXHIS V6版酒店管理系统中将得到全面的解决。

4.1.4　强大的接口能力

西软公司特别注重接口的研发，从很早就开始有意识地进行收集和整理，经过10多年来1600多家用户的实践运用，西软产品几乎能与当前市场上与酒店信息化相关的所有主流的外部接口产品建立成功的接口关系。产品应用范围包括：电话、语音信箱、VOD、Internet、宽带计费、总账管理等，涉及的供应商品牌也极其繁多。西软的系统是开放的，只有开放的系统才能适应当今的时代，才能有发展，而在不可能由一家公司能主宰饭店信息化建设的条件下，系统的接口能力就显得非常重要。

4.1.5　贴心产品，直观人性化设计，呵护客户，更多关注客人

FOXHIS V6版酒店管理系统提供许多让操作者喜欢的、细致入微的功能，更加关心操作者的感受，呵护每一位操作者，使操作者更多地关注客人。如宾客列表中屏幕显示的6种不同颜色的信息灯，客人的主要情况及需求尽在掌握，一目了然。操作者直接进行操作，为客人提供更好的服务。在FOXHIS V6版酒店管理系统中整体经营团队理念，如团队安排通知单，团队账务快速处理、团体结算单。支持集中管理的运作方式，统一调配成员批量修改。其他如成员信息等内容可以在一个界面统一处理；穿透查询客人在营业点的详细账单内容，帮助操作者对客快捷有效服务。

4.1.6　支持完整的全程消费策略

FOXHIS V6版酒店管理系统中可以为客户定制各种消费策略、房价码、POS模式、包价等，使客户在酒店各个部门的消费策略一键搞定。并且系统可以执行严格有效的控制，包括策略有效期、折扣比例、各种活动等等，最终对各种模式进行效益分析。

4.1.7　技术的先进性和开放性、系统的可扩充性

西软公司的产品开发部门设立固定的小组，充裕的预算经费持续开展新技术的研究和储备，使FOXHIS系列产品保证在技术上能不断成为行业的领先者。比如XML技术、JAVA&.NET技术、宽带网络技术、无线网络技术、PDA应用、Linux技术等，这些在西软公司的产品中都可以得到展现。

系统的可扩充性表现为两个方面：一为业务扩展能力，能适应高星级酒店所面临的不断变化的各种客源及其所衍生的各种复杂业务，强调开放性，确保系统具有不断应对的能力；二为技术扩展能力，可以方便地与各种信息化系统建立接口，轻松应对酒店在管理上的业务拓展需求。

4.2　准备情况

（1）中心方面。此次网络改造的准备工作从2007年第三季度开始，主要是联系酒店管理系统安装公司；确定FOXHIS V6版酒店管理系统实施的酒店项目负责人；EIS系统专用光纤接入工作；选购新电脑和服务器等需增添的设备以及将更换下来的旧电脑作为员工电脑房设备使用；应西软公司要求，安排好需配合的酒店弱电房人员；将酒店电脑硬件、培训教室、操作员等情况书面传真西软公司。

（2）西软公司方面。西软销售部完成酒店相关软件环境调查；向酒店提供软件系统的基本报表样本；软件安装的基本资料，硬件的基本配置要求和网络示意图；服务器安装、客户端安装及培训环境的搭建。

4.3　具体操作

4.3.1　应用软件（FOXHIS V6版酒店管理系统）安装

4.3.1.1　酒店管理系统框架

4.3.1.1.1　前台系统

（1）国际性、多语种运作。前台操作系统是厂家经过多家外方酒店管理集团使用的带有全英文操作界面的服务系统，可根据实际需求进行多语种单据输出的设置。

（2）客户、管理者、操作者三位一体。全方位记录客户信息，为客户提供全面的个性化服务，充分挖掘经营潜力，为酒店创造价值，以人为本，真正让操作员喜欢的应用功能。

（3）先进性、本土化。萃取精华、适应国情。

（4）全系列、持续进步的产品。

1）安全稳定的产品：Linux+Sybase。

2）智能化的产品：身份证识别、智能代码帮助、数字化信息应用。

3）用心贴心的产品：投诉、双重地址、摘要帮助、文档中心、自动更新等。

4）超级快捷键、Action History、一体化设计便捷操作。

4.3.1.1.2　后台系统

（1）物流一体，实现申购、采购、验收、存货诸项功能的完美结合。

（2）前后台一体，成本管理衔接前台销售与物流成本。

（3）醒目的导航图，业务清晰，操作简便。

（4）短信通知系统，实时的通信平台，物品从申购到采购、验收、入库，只需一次操作，减少了操作的重复性和工作量。审批，采购的短信通知，实时提醒，保证业务的流畅和时效；到货，申购被否决，应领的短信通知，衔接了整体业务。

4.3.1.1.3　接口系统

此次接口系统改造注重实践运用，并与当前市场上各家酒店信息化相关的所有主流的外部接口产品同步，成为一个开放的系统，不继更新的系统。应用范围包括：程控交换机、门锁系统、门锁一卡通等。

4.3.1.2　前台系统

4.3.1.2.1　基本模块

（1）前台预订。

1）精准科学的客房资源体系。准确实时的可用房体现，保证销售对客房资源的掌控，可针对不同房类设置可超预订数量，实现最大程度的客房销售。

2）智能的处理能力。确认预订、候补预订，超额预订控制、冲突预警，可根据宾客房价策略进行自动的房价处理、包括各种包价，可自动提醒重名或同一协议单位的预订，避免客房资源的浪费；任一条件的模糊查询、快速定位需要的信息。

3）全面的预订宾客预处理服务。批量打印登记单、制作房卡、当日抵达贵宾名单等；提供预订中心运作支持；客房、会议室、餐厅及设备等资源综合全面处理，自动生成的符合酒店格式要求的安排单、解决繁琐的人工传递。

（2）前台接待。

1）多种房态，自如选择。甘特图、平面图、楼层图、方块图自由选择，宾客信息、客房属性、客房服务信息一目了然，可在房态图上进行多种操作，如快速入住、续住、换房等；宾客列表、客人信息直观。6种信息灯，颜色区别，简单清晰，操作查询方便；

2）完善的配套服务及快速处理能力。登记单、欢迎卡打印，订金、信用处理，分账处理，签单控制，结算方式定义；丰富接口、提供综合的一站式服务；各种档案的职能匹配。宾客档案，包括贵宾（VIP）、在住宾客等；

（3）前台收银。

1）账务处理画面集中直观。多种账务显示方法，明细、汇总、分类、当前、历史等；宾客信息、信用授权、联房信息，多个标识灯，可设置多个子账，预先对各种费用进行分项处理。

2）强大的账务处理方式。联房账务处理方便迅捷、可自由选择同行客人账务；超强的记账跟踪能力，可直接切换至原始账务窗口；批量快速入账功能，可锁定房号或费用；多功能的结账处理；自动提醒日租加收方式，半日租、全日租并有严格日志记录；电子化的查房支持，通过网络自动提醒查房；结账备注、租赁物品、保险箱等自动提醒；可编辑的人性化账单，满足宾客各种需求。

（4）夜间账务审核及应收账管理。

1）智能的夜审处理功能。可定义的夜审流程及步骤、满足多样化的业务需求，可设置全面的预审步骤、应到末到、房价差异、房租预审等；可设置夜审、日审不同的审核方式，以达到快速夜审节约人力的目的。

2）自动的账务划分，业绩统计等，自动生成各种营运所需的报表，并与财务系统相关联，符合财务管理要求的应收账务处理功能；严格的多级信用控制，可设置信用限额、允许记账项目、有效期等，单位信息与账务信息的独立呈现，灵活方便；可打印任何区间、多种格式的账龄分析报表。

（5）前台查询及报表。

1）丰富的报表，格式多样。400余份广泛应用的报表样式，完全由系统自动生成的包含计划完成、同期对比等各种指标数据，具备穿透查询功能，方便报表数据间的切换。

2）灵活的自定义报表功能。完整的数据字典、自选参数可进行报表数据整合，各种格式的输出能力，Excel、PDF、Html、图形等，对报表进行科学的分级管理，可定义查询、打印、输出等权限，提供全面的打印控制能力，并支持批量打印。

（6）客史管理。

1）强调客户档案的系统核心地位。一切以客户为中心，为客户提供全方位的个性化服务，完整记录宾客历次住宿习惯等。

2）全面消费策略一程制定。不论房、餐、娱乐及其他消费策略，可一次性完整设置。

3）图片资料共享处理。照片、签名备样、电子贺卡等各种先进的数码处理方式。

4）信息应用贯穿系统，各有针对、体现个性。可设定VIP等级，按不同级别生成规范的接待流程，可记录对宾客的拜访、投诉及纪念日等，加强与宾客的交流。

5）宾客档案智能匹配，无需干预。自动提示关联信息，包括投诉信息、客遗物品等提高服务质量。

（7）房务中心。

1）多种房态，任意选择。甘特图、平面图、楼层图、方块图自由选择，宾客信息、客房属性、客房服务信息等应有尽有，可在房态图上进行多种设置，如干净、脏房、需维护房等。

2）电子化的查房支持。查房报房准确及时，网络化声音提示，客房入账多种方式，快速、明细任意选择。

3）配套客房服务管理功能。客房租赁、客遗物品管理，清洁工作量、消耗品统计、楼层及客房设备登记，可进行客史维护，设置宾客客房布置要求、宾客投诉等信息。

（8）系统维护。弱电房直接维护与远程维护相结合。

4.3.1.2.2　扩展模块

（1）餐饮娱乐等营业收银。各种消费策略轻松处理，如打折项目、协议优惠等；菜品的多种处理方式，赠送、单拆、全免、多免一、免服务费等；智能的信息关联处理功能，与销售协议无缝连接，快速准确的联单、分单处理，可涉及各个餐厅吧台及康乐吧台；组合付款功能处理，客账、应收账、消费卡等。

（2）商务中心。商务中心快捷、明细、自由的账务处理。

（3）电话计费。

1）酒店管理：自动实时接受PBX原始电话单原始信息，计费入账一次完成；异常电话自动报警（如逃账电话），可以有颜色和声音提示；PBX原始输出信息可以保存本地硬盘1个月，备查；灵活多样的话费查询；人工长话处理，直接输入相关电话费用；

2）用户管理：电话系统参数设置串口通信参数设置；直拨区号查询——提供地点的中文名；商务中心特殊的长途电话计费业务客房使用Internet网时的计费服务；简要快捷的客人信息查询功能，可以同时显示话费宾客留言服务；电话分机、账号的转账关系维护。

（4）经理查询。各部门吧台、收银账目经理实时查询系统。

（5）公关销售。

1）独特的整体优惠策略。房价体系、升级策略、POS消费策略管理。

2）房价收益控制。可定义的房价控制策略，按出租率、入住次数等进行有效控制。

3）协议保密控制。最严格的协议保密机制，避免重要信息人为流失。

4）多重档案信息管理。信息管理、跟踪销售管理、信用等级管理。

5）多角度的销售分析。预订来源、地区、任一时间段、去年同期比较、上升、下降、客户分析。

6）佣金策略、业绩管理、电子文档。支持各种佣金计算方式：比例、底价、定额；支持阶梯佣金计算方式，完全满足订房网络对账需求；量化考核，最有效的激励机制。

4.3.1.3　后台系统

4.3.1.3.1　工程报修

（1）基础信息。设备卡片信息维护，其他基础代码维护，维修故障原因维护，操作权限管理，人员部门分配。

（2）设备维修。部门维修，维修计划，设备检修，查询功能。

（3）能耗管理。能耗输入，能耗统计图，能耗年度对比分析，能耗输入查询。

4.3.1.3.2　库存管理

（1）支持多套账管理，支持移动平均、先进先出计价方式。

（2）物品管理到部门，打破传统的静态库存管理。

（3）可定义操作范围，以实现吧台、二级库管理。支持物品调拨实时反应物流动向，以便更精确核算部门成本和营业费用。

（4）实时动态查询物品库存，可以通过查询条件的组合方便地查询即时库存。

（5）方便快捷的单据处理操作，提供多种物品编码的简捷查找方式。

（6）支持直拨业务、退货功能、回仓功能。

（7）对估价入库物品，提供调价功能，对已发生单据出账务影响分析报表。

（8）超储物品报警以降低库存成本，短缺物品报警可自动生补仓单。

（9）核算物品的进、销、存数量及金额。

（10）能自动汇总供货商的供货情况，实现与供应商的实时对账。

（11）实现仓库系统与账务系统的连接，将库存单据汇总成凭证传入至财务系统。

（12）衔接采购管理的申领，可实现系统中的申领，审批和领料处理。

（13）应付处理，可以实现对供应商应付账款的管理。

（14）丰富的库存报表分析系统。

4.3.1.3.3　人力资源管理

（1）可编辑的、自定义的员工列表，可以根据人员的在职状态分在职档案和离职档案。

（2）档案可关联一系列可自定义的子表（如部门调动情况、工资等级变动情况等），这些变动子表都是跟档案主表紧密关联的，相应字段的变化自动更新人事主表。

（3）可设置课程的培训类别、培训级别、培训时间、积分、费用等，并可对课程所包含的信息在数据重构中加以定义。

（4）根据培训需求制定培训计划，选择相应的人员，再给这些人员选择课程。

（5）登记培训成绩，也可在这里查询所有人受过的所有培训情况。

（6）根据用户特定需求来定制各种人力资源方面的报表。

（7）系统中所有登记过的信息在此都可以查到，字段自定义、显示格式自定义、筛选条件可以用多个表的任何字段进行过滤，同时可以把这个定义好的查询保存下来，下次直接提取打印。(https://www.xing528.com)

4.3.1.4　接口系统

4.3.1.4.1　程控交换机PMS系统接口

（1）电话等级控制。可以设置各种客人缺省的住店电话等级，如散客入住自动开通国内，团体成员则自动为市话等。客人入住后自动向程控机发布checkin命令，同时开启相应的电话功能；客人退房后自动向程控机发布checkout命令，同时关闭电话到内线；客人换房，系统自动调整相应分机的电话等级；维护人员可手工控制电话等级。

（2）叫醒服务。可以批量处理，并且有历史纪录。

（3）客人姓名显示服务。自动传递宾客姓名到PBX，使得总台人员能轻松从话机显示屏看到宾客姓名。

（4）留言灯服务。可以批量处理，并且有历史记录。

（5）客房酒吧自动入账。

（6）免打扰服务。

（7）电话语音接口。

4.3.1.4.2　门锁接口

可以添加其他类型的门锁接口；自动实时接受原始信息，相应操作一次完成。操作包括：制卡（楼层卡和客人卡）；退房销卡；卡片信息查询；所有的原始输出信息可以保存，备查；通信参数设置。

4.3.1.4.3　门锁一卡通

简便实用，便于管理。

4.3.2　FOXHIS V6版酒店管理系统初始数据（由各业务部门提供）

4.3.2.1　预订接待系统

（1）酒店的房类、房价及房号一览表。

（2）客人来源、类别等其他帮助代码设置。

4.3.2.2　账务审核系统

（1）费用码、付款码、底表定义、营业日报两种格式的定义。

（2）月末年末日期规定。

（3）前台收银的账单格式。

（4）AR账的账号设置。

4.3.2.3　综合收银

（1）餐饮与娱乐各营业点、收银点、营业项目及报表数据项的定义。

（2）各营业点的桌号、菜类、菜谱、菜价。

（3）餐饮娱乐收银的账单格式。

4.3.2.4　商务中心

（1）商务中心的营业项目。

（2）商务中心分机号，各省服务费率。

（3）商务中心收银的账单格式。

4.3.2.5　电话计费

（1）房号与客房分机对应表。

（2）内部电话明细及所属统计部门。

（3）当地电话基本费率表以及附加费、服务费等。

4.3.3　FOXHIS V6版酒店管理系统切换及人员培训

4.3.3.1　前台系统项目切换

（1）依照事先拟订的培训计划，组织人员培训。

（2）西软公司准备初始代码录入。

（3）升级数据初始化准备。

1）基本代码录入。

2）操作人员录入，权限分配。

3）酒店确认初始代码是否准备。

（4）各类账单调试，打印测试。

（5）切换电话计费接口，计费测试。

（6）系统运作环境搭建，测试转换效果，转换后操作人员在新系统上练习。

（7）前台工作流程确认

1）预订接待模块确认。

2）收银模块确认。

3）信用、审计模块确认。

4）餐饮娱乐模块确认。

5）商务中心，总机等模块确认。

（8）协议公司、房价码等录入及确认并输入系统。

（9）核对常用报表，确认相关单据；各类基础代码由相关部门进行核对。

4.3.3.2　后台系统项目切换

（1）人事工资系培训。

（2）工程报修，库存管理系统培训。

（3）人事工资系统初始化。

（4）库存管理初始化。

（5）工程报修初始化。

（6）升级安排，制定时间表，人员安排（前、后台同时进行）。

（7）各系统正式切换（前、后台同时进行）。

（8）跟班处理问题（前、后台同时进行）。

4.3.4　中心配合项目

4.3.4.1　启动阶段

（1）西软工程人员进场。

（2）召集相关人员召开项目启动会议，确认项目实施计划，明确流程及各部门职责，并制定详细的培训计划。

（3）弱电房及各业务部门根据FOXHIS系统要求提供初始数据。

4.3.4.2　培训、上线准备阶段

（1）组织各业务部门相关人员培训、练习、考核。

（2）各部门培训人员在学习FOXHIS系统过程中，结合各自部门实际情况与业务流程，提出新系统应用时的问题及需求。

（3）确认上线培训计划，各部门安排人员参加。

（4）与相关接口厂商联系，确保得到及时有效的配合。

4.3.4.3　上线、跟班阶段

（1）协助各业务部门按要求规范使用系统，并将问题与新需求及时反馈。

（2）西软公司安排人员配合跟班，保证弱电房全程跟进，逐渐掌握维护要点。

4.3.4.4　总结、收尾阶段

召集想关人员开项目总会议，了解各部门实际使用情况并作总结。

4.3.5　电信网络

4.3.5.1　此次电信网络改造由四大区域组成，共设6个IP地址。分为：

（1）办公区。

（2）客房区。

（3）报税区。

（4）员工电脑房。

（5）弱电机房。

（6）备用。

4.3.5.2　办公区域网络设计

（1）管理层：内部局域网+无线Internet路由器+IP地址。

（2）所有吧台：内部局域网+IP地址。

4.3.5.3　客房区域网络设计

客房区所有电脑组成一个局域网，共用一个IP地址与弱电房及公安平台连接，通过弱电房路由器连接Internet。

4.3.5.4　报税区域网络设计

报税区由千岛湖培训中心财务办公室和千岛湖大酒店财务办公室组成，称为报税1和报税2，设2个IP地址与弱电房连接，通过弱电房路由器连接Internet。

4.3.5.5　员工电脑房网络设计

员工电脑房6台电脑组成一个局域网，设一个IP地址通过弱电房路由器连接Internet。

4.3.6　EIS系统安装

此次EIS系统安装包括了BPS系统和原OA系统，采用专用光纤接入，专用光纤由上海网局→金华供电局→新安江电厂→淳安供电局→千岛湖培训中心。

4.3.6.1　安装EIS+BPS+OA系统的电脑有7台

（1）培训中心主任办公室。

（2）书记办公室。

（3）工会主席办公室。

（4）办公室主任。

（5）办公室副主任。

（6）财务主管。

（7）行政秘书。

4.3.6.2　单独安装EIS系统的电脑有3台

（1）财务出纳。

（2）食品库存管理。

（3）物品库存管理。