质量管理体系文件的重要作用

在ISO/TS 16949技术规范中也明确表明，采用质量管理体系应当是组织的一项战略决策，那么各组织在质量管理体系的策划、设计、建立和实施时，首先，组织应当对自身实际情况做深入调查分析；其次，应依各组织的类型、规模、结构、行业、产品，客户或市场的要求，自身的具体目标和所采用的过程等因素的影响，对质量管理体系文件进行总体策划；最后，依据组织自身体系的策划来建立和实施之。于是，人们不难看出质量管理体系文件在组织中所具有的作用。

1.它是组织中质量管理活动的“法律、法规”

俗话说得好“没有规矩就不成方圆”，组织的质量管理体系文件就是组织从过程方法出发，达到满足客户需求的各过程的“法律、法规”。各级管理和操作人员必须“依法”实施，否则不可能达到真正实现满足客户需求。体系文件既然是作为组织的“法律、法规”，它就具有强制性，以保证产品和服务过程的一致性，确保产品质量和服务质量。

2.它是评价组织质量管理体系有效性、符合性、持续适宜性的依据

组织的质量管理体系在第三方认证机构审核时，首先他们要确认该组织的体系文件是否符合标准要求，即评价该质量管理体系的符合性；其次体系文件的管控和真实的质量记录，以及产品实物质量的表现、客户对产品质量的评价等都是对体系有效性给出的有力证明；组织体系文件的不断优化、更改就是为保持其持续适宜于组织应用的活动。

3.确保达到预期管理目标和产品的质量要求

组织建立质量管理体系是确保达到预期管理目标和产品质量要求的第一步。质量管理体系各个过程的有效实施，又为组织达到预期目标和增强客户满意迈出了坚实的第二步。在前两步的基础上组织再不断持续改进，加强预防和事先控制，减少变差和浪费等。这又使得组织向质量效益方向大大迈进了一步，最后实现组织的质量管理体系目标。

4.在组织内促进内部沟通

它是最高管理者及其他管理层以质量管理体系文件的方式，把内部沟通、质量承诺和质量管理职责传递给员工，以便在组织内部达成共识；同时为组织内各部门、供方、客户以及相关方的沟通、交流起到了一个桥梁作用；也为组织内部成员理解各自在组织中的作用、职责、工作目的、工作的重要性提供了依据。

5.它是组织内质量改进的保障，以及制定培训计划时的根据

质量管理体系文件是组织内质量改进和优化的基础和根本。在此基础之上，组织再运用“PDCA”（即计划、实施、检查、改进行动）工具，一定能把组织内的改进提升一个高度；同时在新进员工和老员工培训时，质量管理体系文件也为培训计划的制定提供了基础。因组织各个过程的质量活动都需要有技能、懂质量控制的人去实施，这些知识的灌输，技能素质的提高就离不开体系培训计划的制定和培训计划的有效实施。

6.确保整个供应链和相关方了解组织

一方面，质量管理体系能向供应链中的供方阐明组织的要求和合作流程，另一方面，它能够向顾客和相关方提供保障和信心，以及向相关方证实自身的能力，向第二、三方（分别是客户，认证机构）审核机构提供组织内体系和各过程有效实施的证据，以及便于他们对组织进行了解并做出正确的判断和结论。(www.xing528.com)

7.它是一项增值活动

质量管理体系的建立和文件形式的规范本身并不是目的，相反它是一项增值活动。文件具有沟通意图，统一组织的行动，其使用有助于：

●满足顾客要求和质量改进。

●提供适宜的培训。

●重复性、可追溯性。

●提供客观证据。

●评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

最后，笔者结合自身多年来的咨询经历，以及在对质量管理体系推行与建立现状和实施有效性方面所收集的资料，并进行系统的分析得到：当前各组织内质量管理体系建立现状和实施有效性的分类（此处以10分制形式做定量评估），见表1-3。通过这个分类表我们能够看出，组织只有建立起系统、连贯、可操作、适用于自身组织的质量管理体系，并付诸有效实施，才能真正发挥组织自身质量管理体系应有的作用。

表1-3 组织内质量管理体系建立的现状和实施有效性分类（仅供参考）

总之，质量管理体系文件起着在供应链和相关方中沟通需求，统一认识，确保过程一致性的重要作用；它本身也是为组织达成目标和管理好产品实物质量，以及按“规矩”或流程或工作指示操作的有利保障系统（体系）；并且它也是动态的过程，那么组织就应该常更新和优化体系文件。