在互联网时代的企业里，部门总监每天要处理的电子邮件可谓不少。如何及时、专业、职业、得体、正确地回复邮件，其实这并不是每个部门总监都能掌握的工作技巧。以下，是部门总监经常会遇到的电子邮件往来的几种类型，大家可以参考如下方略予以回复。
部门周报类别的邮件
这是部门长最常见的邮件类型。部门同人通过统一的部门邮件群组发送例行的每周工作周报。
作为一部之长，必须回复员工的工作周报，以示尊重和掌控了解部门的工作进展。建议不要简单回复“收到”“知悉”之类，毕竟部门总监的管理半径，就在部门之内。对于部门周报，必须重视！回复与否，回复的方式，可以轻松将你的重视程度表露无遗。
下级请示类别的邮件
下级请示上级，意味着需要从部门总监那里寻求支持或者获得帮助，以及决策。作为部门长，这种邮件必须回复！并且明确表明态度！
对于下级邮件不太成熟的方案或者建议，如果部门总监需要修订或者指示，邮件的文字描写必须遵循SMART原则，甚至部门总监可以视其需要，组织专门会议予以解决。
如果部门总监忽略、漠视，甚至不回应下级的请示类别邮件，则是懒政！更是无能！这种情况下，部下应该根据“上级不要越级指挥，但可以越级检查；下级不要越级报告，但可以越级申述”的原则，对你的部门总监进行投诉。不要害怕被打击报复，因为这样懒政的领导，跟他唯唯诺诺一辈子，也不会有什么好成就。
下级知会类别的邮件
下级知会类邮件，部门总监只需要从里面找两个部分，予以回复即可。
好的部分——可以点赞、表扬，甚至嘉奖；坏的部分——可以提醒、批评，甚至处罚。
分成两部分来看待和回复下级的知会类邮件，一是因为部门总监必须公正客观地看待问题，好就是好，不好的就要改正；二是下级的邮件里，可能本身就存在“好”和“不好”两部分。因此，部门总监要善于识别，区分对待和回应。否则，部分下级在知会类邮件中，就会存在侥幸心理或者浑水摸鱼。
同级沟通类别的邮件
这一类邮件，常见于跨部门之间的沟通。因此，部门总监在回复这一类邮件时，需要注意以下几点即可。
1.正式：你的邮件代表部门态度，因此用语需要十分严谨。
2.关联：你的邮件需要同步安排（抄送）给部门内关联的下级。
3.宣贯：部门之间同步重要信息，部门总监视其需要可组会在部门内宣贯传达。
4.闭环：你需要及时将跨部门之间沟通的结果反馈给同级部门总监，以形成“闭环”。
同级知会类别的邮件(www.xing528.com)
这一类邮件，也常见于跨部门之间的信息同步。
与“同级沟通类别的邮件”不同，该类邮件可以不予正式回复（非邮件的收件人，或者并列多个收件人，可以不回复）。但是，部门总监不回复邮件，并不代表着你就不需要采取进一步动作——你需要将部门之间的重要资讯，及时分享给部门内其他同人。否则，这个同级知会类邮件，就没有什么意义和价值。
有的部门长不太重视“进一步动作”，有意无意地将自己变成信息瓶颈，不知不觉中将跨部门之间的重要知会信息，封锁屏蔽在自己的脑子里，从而人为地造成部门之间信息的不对称、不同步，给部门之间的正常合作制造障碍或者造成效率低下。故而对于这类邮件，一个负责任的部门总监，将不可不察也。
上级指示类别的邮件
对于来自上级的指示类邮件，必须立即回复！否则，部门总监就有轻慢之责！
如果理解并完全无异议，就要立即组织实施，并将实施结果按时回复报告上级，以形成邮件的“闭环”；如果不能准确理解，或者认识有偏差，要立即正式地问询上级，提出自己的认识和见解，并用十分准确的语言告知上级下一步具体的方案，等待上级重新优化方案，或是自己的提案等待上级决策。不得模棱两可！不得阳奉阴违！不得选择性接受！
上级问询类别的邮件
对于上级问询类的邮件，必须立即回复！既然是上级问询下级，则是因为下级在某些方面专业能力要胜于上级。因此，回复该类邮件，必须注意专业性。
此外，部门总监可以根据问询事宜的不同，先采用邮件回复，后跟进具体报告的补充形式。
一般情况下，对于二次回复均不能满足上级问询的邮件，建议不再采用邮件的方式。因为你们之间对于问询问题的理解估计是不在一个频道上。这时应该采用面对面或电话沟通等更加直接的沟通方式，而不应固守邮件形式。
全员通知类别的邮件
比如节假日放假通知邮件，比如公司行政制度类通知邮件，比如公司获奖类通知邮件等。这类邮件，原则上不需要回复。同理，不回复，并不意味着部门总监可以不行动——可以根据放假通知做好部门内务安排，可以根据行政通知做好公司精神传达，可以根据公司荣誉给员工打“鸡血”……
全员分享类别的邮件
部分富有互联网精神的企业，比较注重信息的分享，以及学习型组织的打造。对于这一类分享型邮件，部门总监不需要回复，可以视其重要性和部门职责的关联性，组织进行部门内学习和分享即可。
我思我见
讲一个不是笑话的笑话，老银曾见过一家企业，CEO非常不愿意处理堆积成山的电子邮件，甚至还要求人力资源部颁布了一个特别的邮件管理规定，以防止那些不必要的邮件去打扰他。与此同时，很多本应该收到邮件的部门负责人，却收不到多少电子邮件，从而经常处于信息真空状态。也就是说，一个忙得要死，一个闲得要疯。原因何在？
我想不外乎以下原因，CEO不懂授权，事必躬亲，因此公司所有人都事无巨细地等他拍板和发号施令；没有养成及时处理邮件的习惯，导致事务和问题越积越多；问题比较复杂，一时找不到合适的回复意见；没有合理分工，员工不知道找谁，因此只有找CEO；没有行之有效的流程制度，导致了邮件满天飞或者绕着圈圈转，问题依然存在，进度停滞不前。
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