优化应收款管理系统的初始化设置

初始化设置是使用应收款管理系统的前提条件，是手工记账和计算机记账的交接过程，直接关系到应收款管理的使用和业务点的控制。在启动应收款管理系统后，进行正常应收业务处理前，根据企业核算要求和实际业务情况进行有关的设置。主要包括：选项设置、初始设置、基础档案、单据设计及录入期初余额。

（一）系统启用

启用应收款管理系统有两种方式：一种是由系统管理员在建账完毕后直接进入系统启用设置，进行应收款管理系统的启用；二是由账套主管在企业应用平台的基本信息中启用。

（二）选项设置

选项设置所需要的账套参数，以便系统根据所设定的选项进行相应的处理，包括“常规”“凭证”“权限与预警”“核销设置”等四个方面。

1.常规选项设置

（1）单据审核日期依据。系统提供两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期。如果选择业务日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前的业务日期（即登录日期）。

（2）汇兑损益方式。系统为用户提供两种汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末处理两种方式。

（3）坏账处理方式。系统为用户提供两种坏账处理的方式，即备抵法和直接转销法。

如果选择备抵法，还应该选择具体的方法，系统提供了三种备抵的方法，即应收余额百分比法，销售收入百分比法，账龄分析法三种方法。这三种方法需要在初始设置中录入坏账准备期初和计提比例或输入账龄区间等，并在坏账处理中进行后续处理。

如果选择直接转销法，可以直接在下拉框中选择该方法即可。当坏账发生时，直接在坏账发生处将应收账款转为费用即可。

在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数不可以修改，只能在下一年度进行修改。

（4）代垫费用类型。代垫费用类型是解决从销售管理系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收的功能。系统默认为其他应收单，用户也可在单据类型设置中自行定义单据类型，然后在系统选项中进行选择，该选项也随时可以更改。

（5）应收账款核算模型。系统提供两种应收款管理系统的应用模型，用户可以选择简单核算或详细核算，系统缺省选择详细核算方式。

该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务（包括期初数据录入）才允许从简单核算改为详细核算；而从详细核算改为简单核算随时可以进行，但用户要慎重，一旦有数据，简单核算则改不回详细核算。

（6）是否自动计算现金折扣。系统可以选择是否计算现金折扣和不计算现金折扣两种方式。

如果为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策，则可以在系统中选择是否自动计算现金折扣。若选择自动计算，需要在发票或应收单中输入付款条件，则在核销处理界面中系统依据付款条件自动计算该发票或应收单可享受折扣，用户可输入本次折扣进行结算，则原币余额=原币金额-本次结算金额-本次折扣。

如果选择了“不自动计算现金折扣”，则系统不自动计算现金折扣。

（7）是否登记支票。选择登记支票，系统则自动将具有票据管理的结算方式的付款单登记支票登记簿。若不选择登记支票登记簿，则用户也可以通过付款单上的【登记】按钮，进行手工填制支票登记簿。

（8）改变税额是否反算税率

税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以对税额进行调整。

（9）应收票据直接生成收款单

此选项默认选择为是。如果选择为是，则表示应收票据保存时，同时生成收款单。如果选择为否，则表示应收票据保存后，不生成收款单，但需在票据界面手工点[生成]按钮才可生成收款单。

2.凭证选项设置

（1）受控科目制单方式。受控科目有两种制单方式供用户选择。即明细到客户、明细到单据的方式。

明细到客户是指当用户将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是用户在总账系统中能够根据客户来查询其详细信息。

明细到单据是指当用户将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是用户在总账系统中也能查看到每个客户每笔业务的详细情况。

（2）非控科目制单方式。非控科目有三种制单方式供用户选择，即明细到客户、明细到单据、汇总制单的方式。

（3）控制科目依据。应收控制科目指所有带有客户往来辅助核算并受控于应收系统的科目。在会计科目中进行设置。本系统为用户提供六种设置控制科目的依据，包括按客户分类、按客户、按地区、按销售类型、按存货分类、存货进行控制。

（4）销售科目依据。系统为用户提供了五种设置存货销售科目的依据，即按存货分类、按存货、客户、客户分类、销售类型设置存货销售科目。在此设置的销售科目，是系统自动制单科目取值的依据。

（5）月末结账前是否全部生成凭证。月末结账前是否需要全部生成凭证，用户有如下两种选择。其一，如果用户选择了月末结账前需要将全部的单据和处理生成凭证，则在进行月末结账时将检查截止到结账月是否有未制单的单据和业务处理。若有，系统将注意不能进行本次月结处理，但可以详细查看这些记录；若没有，才可以继续进行本次月结处理。其二，如果用户选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理生成凭证，则在月结时只是允许查询截止到结账月的未制单的单据和业务处理，不进行强制限制。

（6）方向相反的分录是否合并主要包括科目相同、辅助项相同、方向相反的凭证分录是否合并。

选择合并是指在制单时若遇到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则系统自动将这些分录合并成一条，根据显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方向。

选择不合并则是指在制单时若遇到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则不能合并这些分录，还是根据原样显示在凭证中。

（7）核销是否生成凭证。核销是否需要生成凭证，选择否时，不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单；选择是，则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同，不相同时，需要生成一张调整凭证。缺省为否，可以随时修改。

（8）预收冲应收是否生成凭证。预收冲应收是否需要生成凭证，如选择需要，对于预收冲应收业务，当预收、应收科目不相同时，需要生成一张转账凭证；选择不需要，对于预收冲应收业务不管预收、应收科目是否相同均不需要生成凭证。

应注意的是，选择需要生成凭证的情况下，月末结账时需要对预收冲应收进行分别检查有无制单的记录；在选择不需要生成凭证的情况下，月末结账时不需要检查预收冲应收记录有无制单。

（9）红票对冲是否生成凭证。红票对冲是否需要生成凭证，若用户在系统选项中选择“红票对冲需要生成凭证”，则对于红票对冲处理，当对冲单据所对应的受控科目不相同时，需要生成一张转账凭证；选择不需要，对于红票对冲处理，不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不需要生成凭证。

选择需要生成凭证的情况下，月末结账时需要对红票对冲处理分别检查有无需要制单的记录；在选择不需要生成凭证的情况下，月末结账时不需要检查红票对冲处理制单情况。

（10）凭证是否可编辑。凭证的选项为空，意味着生成的凭证可以修改；选项不为空，意味着生成的凭证不可修改。(www.xing528.com)

（11）单据审核后是否立即制单。制单的默认选择为是。但选择为是，表示所有单据或业务处理后需要注意是否立即生成凭证，选择为否，则表示所有单据或业务处理后不再注意是否立即生成凭证。

3.权限与预警选项设置

权限与预警选项设置主要包括是否启用客户权限、是否启用部门权限、录入发票时显示注意信息、单据报警、是否信用额度控制、信用额度报警等的设置。

4.核销设置选项设置

（1）应收款核销方式。本系统为用户提供两种应收款的核销方式，即按单据、按产品两种方式。如按单据核销，系统将满足条件的未结算单据全部列出，由用户选择要结算的单据，根据用户所选择的单据进行核销。如按产品核销，系统则将满足条件的未结算单据按存货列出，由用户选择要结算的存货，根据用户所选择的存货进行核销。

如果企业付款时，没有指定具体支付是某个存货的款项，则可以采用按单据核销。对于单位价值较高的存货，企业可以采用按产品核销，即付款指定到具体存货上。一般企业，按单据核销即可。

（2）规则控制方式。规则控制的方式系统默认为严格。如果选择严格的控制方式，则核销时严格按照选择的核销规则进行核销，如不符合，则不能完成核销。

（3）核销规则。核销默认为按客户，可以按客户+其他项进行组合选择。如选择客户+部门，则表示核销时，需客户相同，且部门相同。其他以此类推。可组合的选项有：客户、部门、业务员、合同、订单、项目、发（销）货单。

（4）收付款单审核后核销。收付款单核销默认为不选择，表示收付款单审核后不进行立即核销操作。可修改为选择，并默认为自动核销，表示收付款单审核后进行立即自动的核销操作；选择为手工核销，则表示收付款单审核后，立即自动进入手工核销界面，由用户手工完成核销。

（三）初始设置

初始设置的作用是建立应收款管理的基础数据，确定使用哪些单据处理应收业务，确定需要进行账龄管理的账龄区间。有了这项功能，用户可以选择使用自己定义的单据类型、使应收业务管理更符合用户的需要。

1.设置科目

为了简化凭证生成操作，可以在操作前将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好，系统将依据制单规则在生成凭证时自动带入。

（1）基本科目设置。基本科目是在核算应收款项时经常用到的科目，可以在此处设置应收业务的常用科目。

用户可以在此定义应收系统凭证制单所需要的基本科目，如应收科目、预收科目、销售收入科目、税金科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与产品科目设置中没有明细科目的设置，则系统制单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置。

应注意的是，应收和预收科目、商业承兑科目和银行承兑科目必须是已经在科目档案中指定为应收系统的受控科目，而且必须是末级明细科目。

（2）控制科目设置。如果企业在核算客户的赊销欠款时，针对不同的客户（客户分类、地区分类）分别设置了不同的应收账款科目和预收账款科目，可以先在选项中选择设置的依据（即选择是针对不同的客户设置，还是针对不同的客户分类设置，或者是不同的地区分类设置），然后在此处进行设置。系统将依据制单规则在生成凭证时自动带入。包括按客户分类设置、按客户设置和按地区设置三种控制科目的依据。

（3）产品科目设置。不同的存货（存货分类）分别设置不同的销售收入科目、应交销项税科目和销售退回科目，则可以先在账套参数中选择设置的依据（即选择是针对不同的存货设置，还是针对不同的存货分类设置），然后在此处设置。系统将依据制单规则在生成凭证时自动带入。

（4）结算方式科目设置。企业可以为每种结算方式设置一个默认的科目。对于现结的发票、收付款单，系统依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出。

2.坏账准备设置

应收款系统可以根据发生的应收业务情况，提供自动计提坏账准备金的功能。根据应收系统选项中选取的坏账处理方式不同，相应的坏账准备设置也不同。

3.账期内账龄区间设置

为了对应收账款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏账损失，应设置账龄区间。账龄区间设置包括账期内账龄区间设置和逾期账龄区间设置。

账期内账龄区间设置是指用户定义账期内应收账款或收款时间间隔的功能，其作用是便于用户根据自己定义的账龄时间间隔，进行账期内应收账款或收款的账龄查询和账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生的应收款、收款情况。

4.逾期账龄区间设置

逾期账龄区间设置是指用户定义逾期应收账或收款时间间隔的功能。其作用是便于用户根据自己定义的账龄时间间隔，进行逾期应收账款或收款的账龄查询和账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生的应收款、收款情况。

5.报警级别设置

通过对报警级别的设置，将客户按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握各个客户的信用情况。

6.单据类型设置

系统提供了发票和应收单两大类型的单据。

（1）但如果同时使用销售系统，则发票的类型包括增值税专用发票、普通发票、销售调拨单和销售日报；若单独使用应收系统，则发票的类型不包括后两种。同时，发票的类型不能修改和删除。

（2）应收单记录销售业务之外的应收款情况。在本功能中，只能增加应收单，应收单可划分为不同的类型，以区分应收货款之外的其他应收款。例如，应收代垫费用款、应收利息款、应收罚款、其他应收款等。

（四）单据设置

1.单据格式设置

根据系统预置的单据模板，定义本企业所需要的单据格式。U8单据格式设计可对U8系列产品中的报账中心、采购、存货、库存、项目管理、销售、应收、应付等模块中的各种单据进行格式设计。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。

2.单据编号设置

根据企业业务中使用的各种单据的不同需求，由企业自己设置各种单据类型的编码生成原则。每种单据对应一种编号规则，“单据编号设置”包括编号设置、对照表、查看流水号三个功能。

（五）期初余额录入

当企业初次使用应收系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到应收系统，以便于以后的核销处理。这样既保证了数据的连续性；又保证了数据的完整性。当进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，还可以进行期初余额的调整。