设备采购流程优化建议

设备招标采购的流程是一项系统性较强、涉及面较广的工作。 总体上说,它包括招标准备阶段、发布招标通告、投标开标、评标与中标以及签订合同与履约。

(1）招标准备阶段

招标准备阶段包括编制设备采购计划、编制招标文件等环节。 首先,根据“生产上适用、技术上先进、经济上合理”的基本原则编制设备采购计划,确定所需采购设备清单。 其次,编制招标文件,这是整个招标过程中的关键环节。 作为评定中标人唯一依据的招标文件,应保证招标人开展招标活动目的的实现,应有利于更多的投标人前来投标,以供招标人选择。

招标文件内容大致分为三类:一类是关于编写和提交投标文件的规定,其目的是尽量减少符合资格的供应商由于不明确如何编写投标文件而处于不利地位或其投标遭到拒绝的可能性;一类是关于招标文件的评审标准和方法,这是为了提高招标过程的透明度和公平性;一类是关于合同的主要条款,其中主要是商务性条款,有利于投标人了解中标后签订合同的主要内容,明确双方各自的权利和义务。 其中,技术要求、投标报价要求和主要合同条款等内容是招标文件的实质性要求。 其主要内容通常包括以下五个方面:

1)投标须知

投标须知是招标人对投标人如何投标的指导性文件。 其主要包括:

①招标项目概况,如项目的性质、设备名称、设备数量、附件及运输条件等;

②交货期、交货地点;

③提供投标文件的方式、地点和截止时间;

④开标地点、时间及评标的日程安排;

⑤投标人应当提供的有关资格和资信证明文件。

2)技术规范

技术规范或技术要求是招标文件中最重要的内容之一,是指招标设备在技术、质量方面的标准,如一定的大小、轻重、体积、精密度、性能等。 招标文件规定的技术规范应采用国际或国内公认、法定标准。

3)招标价格的要求及其计算方式

招标文件中应事先提出报价的具体要求及计算方法。 例如,在货物招标时,国外的货物一般应报到岸价(CIF)或运费保险付至目的地的价格(CIP),国内的现货或制造或组装的货物,包括以前进口的货物报出厂价(出厂价货架交货价)。 如果要求招标人承担内陆运输、安装、调试或其他类似服务,比如供货与安装合同,还应要求投标人对这些服务另外提出报价。

4)投标保证金的数额或其他形式的担保

招标文件中可以要求有投标保证金或其他形式的担保(如抵押、保证等),以防止投标人违约。 投标保证金可采用现金、支票、信用证、银行汇票,也可使用银行保函等。 现实操作中投标保证金的金额一般不超过投标总价的2%。

5)主要合同条款

合同条款应明确将要完成的供货范围、招标人与中标人各自的权利和义务。 除一般合同条款之外,合同还应包括招标项目的特殊合同条款。

(2）发布招标通告

在报纸、电视等媒体上发布招标通告,同时,可直接向外地商家发招标邀请函。 招标通告的主要内容包括:招标项目性质、设备名称、数量与主要技术参数,招标文件售价,获取招标文件的时间、地点、投标截止时间和开标时间,以及招标机构的名称、地点与联络方法等。 一般自发售招标文件之日起至投标截止时间不少于20 个工作日,大型设备或成套设备不少于50个工作日。

(3）招标开标

开标就是招标人按招标通告或投标邀请函规定的时间、地点将投标人的投标书当众拆开,宣布投标人名称、投标报价、交货期、交货方式活动等的总称。

开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行,开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

开标时,必须保证做到开标的公开、公平和公正。 在投标人和监督机构代表出席的情况下,当众验明投标文件密封情况,并启封投标人提交的标书;随后宣读所有投标文件的有关内容。 同时,作好开标记录,记录内容包括投标人姓名、制造商、报价方式、投标价、投标声明、投标保证金、交货期等。 为了保证开标的公正性,一般可邀请相关单位的代表参加,如招标项目主管部门的人员、评价委员会成员、监察部门代表等。(www.xing528.com)

(4）评标与中标

评标工作由招标人员依法组建的评价委员会负责。 评价委员由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成,成员为5 人以上单数,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3。

评标程序一般可分为初评和详评两个阶段。 初评的内容包括:投标人资格是否符合要求,投标文件是否完整,投标人是否按照规定的方式提交投标保证金,投标文件是否基本上符合招标文件的要求等。 只有在初评中确定为基本合格的投标书,才可以进入详评阶段。

1)评价标准

评价标准一般包括价格标准和价格标准以外的其他有关标准(又称“非价格标准”)。 非价格标准应尽可能客观和定量化,并按货币额表示,或规定相对的权重。 通常来说,在设备评价时,非价格标准主要有运费和保险费、付费计划、交货期、运营成本、设备的有效性和配套性、零配件和服务的供给能力、相关的培训、安全性和环境效益等。

2)评价方法

评价方法可分为五种,即最低评标价法、综合因素法、寿命周期成本法、寿命周期收益法和投票表决法。

①最低评标价法,是指按照经评定的最低报价作为唯一依据的评标方法。 最低评标价不是指最低报价,它是由成本加利润组成,成本部分不仅是设备、材料、产品本身的价格,还应包括运输、安装、售后服务等环节的费用。

②综合因素法,是指价格加其他因素的一种评标方法。 在招标文件中,如果价格不是唯一的评标因素,应将其他的因素都列出来,并说明各因素在评标中所占的比例,其实质是打分法,总分最高的投标为最优标。

③寿命周期成本法,是指通过计算采购项目有效使用期间的基本成本来确定最优标的一种方法。 具体方法是在招标书报价上加上一定年限内运行的各种费用,再减去运行一定年限后的残值,寿命周期成本最低的投标为最优标。

④寿命周期收益法,是对寿命周期成本法的补充,即除了考虑项目的全面寿命周期成本之外,还应估算在正常运行情况下设备的全寿命周期效益,用全寿命周期效益减去全寿命周期成本,得到全寿命周期收益,全寿命周期收益最高的投标为最优标。

⑤投票表决法,是指在评标时,如出现两家以上的供应商的投标都符合要求但又难以确定最优标时所采取的一种评标方法,获得多数票的投标为最优标。

应该指出的是:对于复杂设备系统,如大型流程设备、生产线,如果能够灵活或者组合运用以上评价方法,将技术、价格、寿命周期收益、服务、信誉等各种因素进行加权综合,将得到更佳的评标效果。

3)编审评标书面报告、推荐中标候选人

评标报告是评标委员会评标结束后根据评议情况提交给招标人的一份重要文件。 在评标报告中,评标委员会不仅要推荐中标候选人,而且要说明推荐的具体理由。 评标报告作为招标人定标的重要依据,一般应包括以下内容:

①对投标人的技术方案评价,技术、经济风险分析;

②对投标人的技术力量、设施条件评价;

③对满足评价标准的投标人的投标进行排序;

④需进一步协商的问题及协商应达到的要求。

评标报告需经评标委员会每个成员签名后交招标机构。 招标人根据评标委员会的评标报告,在推荐的中标候选人(一般为1 ～3 人)中最后确定中标人;在某些情况下,招标人也可直接授权评标委员会直接确定中标人。

(5）签订合同与履约

合同签订的过程是采购单位(招标人)与供应商(中标人)双方相互协调并就各方的权利、义务达成一致的过程。 《中华人民共和国招标投标法》规定,招标人与中标人应当自中标通知书发出之日起30 日内签订合同。 合同协议书由招投标双方的法人代表或授权委托的全权代表签署后,合同即开始生效。

合同双方按照合同约定全面履行各自的义务,包括按照合同规定的标的、数量、质量、价款或者报酬以及履行的方式、地点、期限等。 中标厂商按合同供货及提供各项售后服务。 使用单位验收货物,签发货物验收单。 只要全面履行合同规定的义务,即可认定采购项目的合同已完全履约。