病险水库除险加固工程档案资料整理方法

病险水库除险加固工程档案资料，项目法人应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182—2000）进行分析、整理；对在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件电子档案，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）进行分析、整理。

（一）档案资料质量要求

病险水库除险加固工程档案质量是衡量病险水库除险加固工程建设质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。档案质量应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的利用价值，便于保管。各参建单位技术负责人应对其提供的档案质量负责，监理工程师对施工单位提交的归档材料质量负责，并履行审核签字手续，监理单位对提交的工程档案内容与整编质量情况编写专题审核报告。

（1）病险水库除险加固工程档案材料内容，必须准确反映病险水库除险加固工程建设过程及其管理活动的真实情况，不得伪造、不得弄虚作假。

（2）病险水库除险加固工程归档文件材料的内容与形式均应齐全、完整、准确、系统。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷归档。

（3）病险水库除险加固工程档案材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。并做到用纸、用笔规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、装订整齐、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）要求统一折叠。

（4）病险水库除险加固工程电子档案文件，应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

（二）整理内容、方法

病险水库除险加固工程档案资料的整理包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

1.过滤筛选

项目法人对病险水库除险加固工程参建单位移交的原始档案资料，应首先进行过滤，并审查这些工程资料的完整性、系统性，对于在工程建设时间上不能连续的、在工程项目上漏项的、在资料审核手续上缺签的，应及时查明原因。对那些不符合档案管理要求的原始资料，如果条件允许能够补正的原始档案资料应退回原单位重新补正。

对符合档案管理要求的档案材料，项目法人应按照工程建设顺序、项目类别，逐项、逐件进行分析考证、去伪存真，以保证病险水库除险加固工程档案资料的准确性和完整性。

声像档案材料是纸制载体档案材料的必要补充，病险水库除险加固工程有关参建单位各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像资料，均应注明事由、时间、地点、人物、作者等内容，病险水库除险加固工程建设重要阶段、重大事故、重要事件，必须有完整的声像材料归档。项目法人在分析整理声像档案时，应与工程建设的相应阶段或相应事件相结合，保证声像档案的完整性。(www.xing528.com)

具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件首先进行鉴定。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。电子文件必须制成纸制文件或缩微品等拷贝件。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸制版本或缩微品，并应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行，电子文件以件为单位整理，按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。电子文件参照DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识；将著录结果制成机读目录和纸制目录。

2.分类组卷

（1）分类原则。项目法人应树立全新的全宗理念，应以全宗为对象制定档案分类方案。确定工程项目档案的分类方案，应按照档案集中统一管理的要求，结合工程建设实际，按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑。在确定分类方案时，要视整个项目工程为一个全宗，也就是说，工程项目的分类方案，应能包含这个工程建设项目的全部档案内容，既包括纸制载体，也包括声像档案。既包括工程建设管理方面的文件材料，也应包括工程可研、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等建设过程中及建成后试运行等方面所产生的文件材料。每个工程项目档案的分类方案都因其工程项目内容（大小）的不同而有所区别。同时还要考虑文件材料之间的从属关系，确保所有文件材料都能归入相应的类别中。

（2）分类组卷方法。病险水库除险加固工程项目的档案材料按其结构或阶段等分别组卷；不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在“复文”年立卷；没有“复文”的，放在“请示”年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

1）工程图纸资料的分类。一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准的项目，其档案材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号；底图以张为单位单独保存和管理。

2）声像档案的分类。照片档案按年代、问题分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号；录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

3）电子文件的分类。同一卷宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。

3.材料排列

（1）排列顺序。案卷内病险水库除险加固工程档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（2）工程项目类档案排列。病险水库除险加固工程项目案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

（3）设备类档案排列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

（4）管理类档案排列。案卷内管理性病险水库除险加固工程档案材料按问题、时间或重要程度排列。