写好公文正文，重在合理结构和恰当开头

公文的正文是公文内容的展开部分。公文的种类很多，行文目的各有不同，涉及的内容也是五花八门，多种多样，篇幅也是各取所需，长短不一，写作方法更是不同。但是无论什么种类的公文，其正文的结构形式都是基本相同的。公文正文的构成，主要有主送机关、开头、主体、结尾、落款五部分内容，下面分别介绍。

（一）主送机关

公文的主送机关，是指对公文能够负责答复，或者办理的对方机关。正确认定主送机关，是公文的有效之关键。主送机关是公文的必备项目。上行文一般只写一个主送机关，如还涉及其他机关，应该另行发文或者抄送。下行文如果涉及其他机关，主送机关名称的排列，要按照合理的顺序。只有一些具有泛指性的公文，或者直接向社会发布的公文，如“公告”，或“通知”等等，才可以省略主送机关。

（二）公文开头部分的写作

与其他文体的开头要讲究写作技巧，要具有艺术性不同，为了便于读者能在用最短的时间，知道公文的内容，公文的开头部分，一般要按照一些惯用的方式来写作。例如以写明发文的缘由、根据、目的、要点等内容的开头，可以让读者在阅读开头部分时，就能对公文内容有大概了解，以提高工作效率。当然，一些内容比较少，篇幅很短的公文，也可以直接入题。但是内容较多，篇幅比较长的公文，如何写作开头就很重要了。公文的种类、行文方向和内容的不同，开头的方式也会不同，但是，经长期的写作实践，形成了一些惯用的开头方式。

1.目的式开头

目的式的开头，就是在叙述具体事项之前，先写明发文的目的，使读者通过第一句话，就能够先了解到作者的主要意图。这种开头的方式，常常使用“为……”，“为了……”等词语。例如下面这篇公文：

北京市劳动社会保障局关于转发人力资源和社会保障部、工业和信息化部等十三部委《关于进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作的通知》的通知

各区（县）劳动和社会保障局：

为进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作，切实保障劳动者的合法权益，维护劳动关系和谐稳定。现将人力资源和社会保障部、工业和信息化部等十三部委《关于进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作的通知》（人社部发〔2009〕5号），转发给你们，请接合本区县的实际情况，并按市局有关具体部署认真贯彻执行。

二○○九年二月四日

这是一篇转发通知，开头一句：“为进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作，切实保障劳动者的合法权益，维护劳动关系和谐稳定”，交代了发文目的。

2.问题式开头

问题式的开头，是在叙述具体内容之前，先提出问题，以突出公文的主旨内容。这种方式的开头，经常使用“现将……”，“兹将……”等等词语。例如下面这篇公文：

××市工商行政管理局关于转发《国家工商局广告司广审字〔20##〕6号文件》的通知

各区、县工商局，各广告经营单位：

现将国家工商局广告司广审字〔20##〕6号文件转发给你们……

这篇公文的开头：“现将国家工商局广告司广审字〔20##〕6号文件转发给你们”一句，交代了公文内容涉及的问题。

3.根据式开头

根据式的公文开头，是在叙述具体事项之前，先写明公文所依据的有关政策、法规、方针，以及上级的有关指示精神等，以此作为发文的根据。这种开头方式能够增加公文的权威性和严肃性。以这种方式开头的公文，第一句常常使用“按照……”“遵照……”“根据……”“依照……”等等词语。

例如下面这篇公文：

关于进一步搞好工业经济体制改革的请示

市政府：

遵照党中央、国务院关于城市改革的指示精神和对北京城市建设总体规划《批复》的要求，以及国务院发布的关于进一步扩大国营工业企业自主权的暂行规定，为了进一步调动企业和职工的积极性，打破国家与企业、企业内部的两个“大锅饭”，把经济搞活，提高企业素质，提高经济效益，尽快把北京市的工业转到适合首都特点的轨道上来，现对进一步搞好本市工业经济体制改革提出以下几点意见：

……

这篇公文的开头：“遵照党中央、国务院关于城市改革的指示精神和对北京城市建设总体规划《批复》的要求，以及国务院发布的关于进一步扩大国营工业企业自主权的暂行规定”一句，写明了发文的根据。

4.缘由式开头

缘由式的公文开头，是在叙述具体事项之前，先写明与发文目的，或者与内容相关的情况、原因等，以说明发文的缘由，使读者对公文内容产生重视。以这种方式开头的公文，常常使用“由于……”“鉴于……”“基于……”等等词语。

例如下面这篇公文：

××市电信公司综合营业大厅迁址通告

由于电信业务发展迅速，公司原营业大厅不能适应营业需要，本营业大厅订于××年×月×日，从现址××路××号迁至××路××号××大厦办公，……

上面是这篇公文的开头一句，交代了发文的缘由。

5.颁转批复式开头

颁转批复式的公文开头，经常用“……收悉”“现将……”“同意……”等等词语，以揭示公文的主旨，突出中心。例如下面这篇公文：

关于同意市北区卫生局在浮山新区组建社区卫生服务体系的批复

市北区卫生局：

你局《关于在浮山新区组建社区卫生服务体系的请示》（北政卫生字〔2007〕9号）收悉，现批复如下：

……

这篇批复的开头：“你局《关于在浮山新区组建社区卫生服务体系的请示》（北政卫生字〔2007〕9号）收悉”一句，是颁转批复类公文惯用的开头方式。

以上是公文开头方式的一些惯用形式，公文的开头写作，不一定要局限于以上几种形式，上面几种公文的开头形式，只不过是一些写作惯例。在实际工作中，还有一些短小的公文，常常不用开头语就直接写正题了。因此，写作公文时要根据实际需要来开头，不要受拘束。

（三）公文主体部分的写作

公文的主要内容要在主体部分里展开，在主体部分里，要对公文的主旨进行叙述、说明、阐述。一般来说，这一部分的内容较多，占用的篇幅也较长，因此，主体部分的写作要做到中心突出，内容充实，层次清晰，逻辑紧密，明白晓畅。

1.公文主体部分层次结构的设置

（1）用小标题，序数词标注层次。内容少一些的简短公文，主体的结构也比较简单，通常采用以自然段的结构形式来构成。而内容比较多，篇幅较长的公文，为了使读者能够快速地理解公文内容的主旨，明确文中提出的具体问题和要求，常常采用标注层次的方法，来分出层次结构，并提示内容。常见的有采用小标题，序数词，或者小标题加序数词的方式，来表示层次。例如：一篇《关于进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作的通知》的公文，正文部分的结构层次。

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

近期，受国际金融危机的影响，企业生产经营困难加剧，部分企业停产倒闭，拖欠职工工资甚至欠薪逃匿问题突出。为落实党中央、国务院应对当前经济形势做出的一系列重大决策部署，进一步做好预防和解决企业工资拖欠工作，依法保障职工劳有所得，维护社会稳定，经国务院同意，现就有关问题通知如下：

一、健全工资支付保障制度，预防产生工资拖欠问题

地方各级人民政府要进一步督促企业落实预防和解决拖欠工资的主体责任，推进建立工资支付保障机制。……

做好预防和解决企业工资拖欠工作，关键在于鼓励和支持中小企业的发展。……

二、加强对企业工资支付监控，及时消除拖欠工资隐患

地方各级人民政府及其有关部门要注意了解掌握当地企业的生产经营情况，加强对企业工资支付的监控。各级劳动保障部门要进一步加强劳动保障日常巡视检查，督促企业依法支付职工工资，对发现的拖欠工资行为，限期整改，妥善解决。进一步畅通举报投诉渠道，做好对涉及拖欠工资问题的举报投诉案件的调查处理工作。……

三、加大调处工作力度，依法处理因拖欠工资引发的劳动争议

……

四、完善应急预案，妥善处理因拖欠工资问题引发的群体性事件

……

五、加强组织领导，建立健全部门联动机制

……

这是一篇布置工作的通知，列举的是正文部分内容。文中的层次结构，就是采用序数词加小标题的方式来表示的。

（2）用首括句提示层次。首括句，就是用一个句子来概括段落的中心意思，然后放在段落的前面，作为首句，以提示或者突出本段落的主旨内容。这样会使这一部分中心内容突出，便于读者阅读。例如：一篇《关于××年工作总结和××年工作安排的报告》的公文，正文的一部分内容：

省政府：

现将××市××年工作总结和××年工作安排报告如下：

一

××年，我们在省政府领导下，认真贯彻落实中央的指示精神，主要做了以下工作：

进一步调整了国民经济结构。农业上，针对东部山区、中部平原和西部风沙区的不同情况，分别提出了不同的发展方针，调整了作物的种植结构。工业上，关停并转了14个企业，建立了24个专业协作联合体较大幅度地压缩了基本建设。(www.xing528.com)

进一步落实农业生产责任制，积极发展多种经营，全区农业生产获得了持续丰收。××年粮食总产量增长了7.9%，创历史最高水平。油料作物比上半年增长33%……

很抓了公交、财贸的整顿提高工作。工业企业70%以上，财贸部门60%以上都建立了各种不同形式的经济责任制，普遍开展了增产节约、增收节支活动。……

深入学习中央××全会的《决议》，……对中央方针政策的认识进一步统一了。……

加强了文教、科技工作。进一步调整了学校布局……。医疗服务质量有所提高。广泛开展了科普和学术交流活动。……

……

这是一篇呈报性的综合情况报告，其主体部分的结构设置，采用了首括句的方法（见首句加点的部分），即在每个段落前面，把第一句话作为首括句，用来提示段落的主旨内容，以方便读者快速掌握公文的内容。

2.公文主体部分的结构形式

在公文的主体部分里，使用材料安排结构的方式，会形成主体的结构形式。能够把公文写得言之有序、言之有理的关键，在于如何使用材料安排公文的结构。公文主体部分的结构形式有很多，下面列举纵式结构和横式结构两种。

（1）纵式结构。纵式结构，是按照事物产生、发展、变化的过程来安排材料，或者按照时间顺序来安排材料的一种结构形式。在写作实践中，常常按照事物发展顺序，或者时间顺序，把主体部分的内容分为几个阶段来写。这样的结构形式即有利于读者了解事情的原貌，又能使读者把握事情的重点。但是采用这种结构形式要注意区分主次，要详略得当。

如《南京质量联盟组织企业赴外地质量管理优秀企业学习考察的情况报告》的一部分：

一、基本情况

学习小组先后考察了全国质量获奖单位昆山好孩子集团和浙江三花股份有限公司，以及全国质量工作先进单位成都彩虹电器有限公司，重点就卓越绩效管理模式的推广、先进管理方法应用等方面的工作进行学习交流，并实地参观了生产现场、实验基地，亲身感受质量管理优秀企业持续追求卓越的过程。

好孩子集团创立于1989年，2010年11月在香港联合交易所上市，是世界儿童用品行业的重要成员之一，是目前中国规模最大的专业从事儿童用品的企业集团，主导产品荣获“中国驰名商标”和“中国名牌产品”称号，并荣获第十届全国质量奖和2011年度亚太质量组织颁发的世界级全球卓越绩效奖。企业在全球儿童用品行业中率先应用“从摇篮到摇篮”的绿色发展理念，产品销往全世界70多个国家和地区，其中婴儿车产品在中国连续15年销量遥遥领先，在欧美市场连续多年销路领先。

三花股份成立于1994年，2005年6月在深交所上市，是一家集科研、生产、销售制冷、空调控制元器件于一体的专业公司，主导产品荣获“中国名牌产品”称号，并荣获第八届全国质量奖。产品远销美洲、日本、韩国、中国香港、中国台湾等几十个国家和地区，成为松下、大金、三菱、东芝、日立、LG、三星、格力、美的、海尔等世界著名的制冷空调主机厂的战略供方和合作伙伴。主导产品四通换向阀、截止阀品种齐全，市场占有率位居全球第一。

彩虹电器创立于1955年，是我国电热毯行业和卫生杀虫产品行业的龙头骨干企业，是集成品制造、研发、商贸、物流为一体的集团企业。主要产品有彩虹电热毯、干鞋机、取暖器具；彩虹电热蚊香片、液体蚊香、杀虫剂、蚊香；涤纶短纤维及针刺无纺布等。主导产品“彩虹”牌电热毯年生产能力达1 000万床，电热蚊香片达2 000万盒，均荣获“中国驰名商标”和“中国名牌产品”称号。2011年9月企业荣获全国质量工作先进单位称号。

选文是这篇报告的第一部分，内容是说明实际考查对象的基本情况。在实际考查工作中，对考查对象进行考查的先后顺序依次为：好孩子集团、浙江三花股份有限公司、成都彩虹电器有限公司。报告的结构就是按照实际考查工作的先后次序安排的，在报告中构成了一种纵式的结构形式。

（2）横式结构。横式结构是根据事物之间的不同性质，按照一定的逻辑关系进行分类安排，把材料分成几个部分，或者几个方面，来共同说明一个中心思想。这种依材料内在的逻辑关系，把材料排列起来，依次阐述中心思想的结构形式，就是横式结构。这种结构方式，要注意对各部分内容既要建构起内在的联系，又要围绕一个中心来安排材料。

下面列举一篇横式结构的例文：

20××年食品药品监督检查工作的报告

区政府：

××年，××区食品药品监督管理局严格落实食品药品安全各环节监管责任，严厉打击各类违法行为，保障我区没有发生一起食品、药品安全事故。具体工作开展如下。

一、食品加工监管环节

（一）全面摸底调查。全区共有食品加工企业429户，其中，大型73户，中型150户，小型206户。今年以来，我局共出动执法人员3 840人次、执法车辆960车次，检查生产加工单位3 003户次，其中警告317户次，责令改正90户次，责令停产停业17户次，吊销许可证11户次，整改合格率达100%

（二）扎实开展打击违法添加非食用物质和滥用食品添加剂专项整治工作。××年，我局对全区“重点产品、重点单位、重点区域”集中开展了打击违法添加非食用物质和滥用食品添加剂专项整治工作。累计出动执法人员600余人次，检查食品企业320户次，整改合格率100%。

（三）严厉打击黑窝点专项整治行动。整治针对城区及城市周边、城乡结合部等区域的无证、环境差、不符合操作规范的加工企业。我局共出动执法人员600余人次、出动车辆180余次，共打击黑窝点80余户。通过打击黑窝点，有效的净化了我区食品加工市场环境，全区群众的饮食安全提供有力的保障。

（四）开展节日期间食品安全专项整治活动。今年以来我局开展元宵节专项整治行动、中秋月饼专项整治行动。共出动出动执法人员853人次，执法车辆85车次，检查生产加工单位340户次。通过专项整治，为百姓过上安全的节日提供了有力保障。

二、餐饮服务监管环节

（一）摸底走访排查，强化餐饮环节食品安全监管。全区现共有餐饮服务单位2 132户。其中特大型餐饮35户，大型餐饮110户，中型餐饮319户，小型餐饮952户，快餐店31户、小吃店491、饮品店39户、学校幼儿园71户、机关企事业单位食堂57户、建筑工地食堂27户。

（二）深化专项整治，解决餐饮安全突出问题。着力开展重点品种和重点领域专项整治。以食用油、肉类、乳制品、酒类、食品添加剂为重点，巩固和扩大专项治理工作成果。全年共开展各类专项整治11项，累计检查餐饮单位16 728户次，出动执法人员7 258人次，下达监督意见书3 427份，整改合格率100%。

（三）加大对全区无证餐饮单位的打击力度。由于近年来我区拆迁范围大，撤销许可证的餐饮网点多，且经营者流动性大，无证经营的问题较严重。目前为止，全区共有无证餐饮单位511户，为有效的遏制无证经营行为，维护了群众的合法权益，我局组织监督人员多次开展“打黑”行动，并在文明城市验收工作期间，联合各有关部门对全区无证餐饮经营单位的食品安全工作进行周密安排部署，现已取得了阶段性的成果。

（四）全力做好重大活动餐饮服务食品安全保障。圆满完成了各项重大活动餐饮安全保障任务，确保了国家食品安全工作会议、内蒙古自治区老年柔力球大赛、第62届世界小姐总决赛、黄河饮食文化节、厨师大赛、第二届国际那达慕大会、第三届中国蒙古舞大赛等多项重大活动期间全区无餐饮环节食品安全事故。

三、药品监管环节

（一）加强药品、医疗器械流通使用环节监管。我局在药品医疗器械流通环节，严肃查处购销渠道不合法、挂靠经营、过票销售、出租柜台、擅自改变经营方式和经营范围等违规行为，对不具有经营条件的企业和因违法违规行为多次受到处罚的企业强制其停业整顿；认真开展GSP跟踪检查，对××年进行GSP认证的28家药品经营企业全部进行跟踪检查，对存在问题的企业，要求其限期整改，确保不出现GSP认证后滑坡现象；严格按照市局××年新出台换证标准，督促东胜区药品经营许可证于××年到期的药品零售企业，开展换证工作，确保企业持有效证件营业。在药品使用环节，推进“规范药房”建设，切实规范医疗机构的药品使用行为。在医疗器械流通使用环节，加强医疗器械专项整治，通过规范进货渠道、仓储管理和医疗器械使用记录，切实扭转医疗器械监管薄弱的现状。

××年，共计出动执法人员2 548人次，检查涉药单位637家次.共计立案查处案件258件（其中，不合法渠道购进药品案件114件、非药品冒充药品案件70件、其他药品违规案件14件；医疗器械违规案件47件；查处无证经营案件13件）。在铬超标胶囊剂药品专项检查中，共计查处药品批发企业9家，药品零售企业140余家。共计暂控国家局公布铬超标胶囊剂药品生产企业生产的药品54个品种，114 955粒。配合修正药业集团营销有限公司、吉林制药股份有限公司、大连天山药业有限公司及上海华源安徽仁济制药有限公司等药品生产企业开展药品召回活动，共计召回41个品种。

（二）坚持药品市场专项整治不放松。开展医用氧气、齿科药品医疗器械、中药材中药饮片、铬超标胶囊制剂药品、非药品冒充药品、药品生产流通使用领域、保健食品、隐形眼镜、无菌和植入类医疗器械、医疗器械市场、药品安全、集中整治“两非”、易制毒类药品专项整治共13项专项整治。××年，共查处无证经营药品、医疗器械案件13起，查处非药品冒充药品案件70件，查获非药品冒充药品80余种，没收110批次。

（三）以规范化药房建设为抓手，进一步提升医疗机构药品质量管理水平。医疗机构药房管理一直是药品安全监管工作的薄弱环节。在××年规范化药房建设工作取得的基础上，××年3月，经验收，区人民医院药房被评定为“规范化药房”。

（四）规范保健食品、化妆品经营企业经营行为。严格按照市食品药品监督管理局下发的保健食品、化妆品经营企业经营行为规定，对全区兼营保健食品、化妆品的药品零售企业开展规范化整治工作；严格要求经营企业进行备案；建立保健食品、化妆品流通台账，规范保健食品、化妆品流通渠道，确保产品质量。××年，全区已有112家药品经营企业完成兼营保健食品备案工作，97家药品经营企业完成兼营化妆品的备案。

以上报告，请阅示。

××区食品药品监督管理局

20××年1月29日

这是一篇汇报工作的专题报告，内容是食品药品监管工作实施的情况。这篇报告用小标题把内容分为三个方面：①食品加工监管环节，②餐饮服务监管环节，③药品监管环节。三个部分的写法大致相同，分别用序数词分出层次，先写明“落实食品药品安全各环节监管责任，严厉打击各类违法行为”工作的具体做法，然后再写工作成果。报告采用了横式结构，三个内容形成了一种并列的逻辑关系，围绕全文的中心依次进行说明。文中的语言简练明晓，多用具体的数据来表达抽象的工作成果，即有说服力又有科学性。

（四）公文结尾的写作

公文结尾部分的内容，主要是归纳总结全文主旨、提出要求、发出号召等等。结尾收束有力，是对公文结尾部分写作的要求。在结构上，有的结尾与开头的内容相呼应，起着首尾联系的结构作用。由于公文的文种不同，行文方向不同，以及内容的不同，公文结尾的写法也就不尽相同。但是在长时间的写作实践中，还是形成了一些惯用的结尾方式，例如多数公文不单设结尾段，而采用一些固定的结尾语句来结尾。这些结尾语句具有一定的规范性，现列举如下：

1.常用于上行文的结尾语句

（1）请上级必须答复的公文，结尾常用“请批复”“请审批”“请指示”，“请批示”“请即示复”等语句。

（2）只是向上级汇报工作，不要求答复的公文，结尾常用“特此报告”“以上各点请审查”等语句。

（3）希望上级给予转发的公文，结尾常用“以上报告如无不妥，请批转各地区、各有关部门执行”“以上报告如无不当，请批转各地参照执行”等语句。

2.常用于下行文的结尾语句

（1）要求下级必须遵照执行的公文结尾，常用“以上规定，望遵照执行”“以上事项，应公告全体公民周知、遵守”“希遵照办理”“希依照执行”“希认真贯彻执行”“凡与本意见的规定内容不一致的，今后以本意见内容为准”“本通告自公布之日起生效”等语句。

（2）允许下级在工作中结合本地区、本单位实际情况实施办理，或者提供参考的公文，结尾常用“请研究执行”“请参照执行”等语句。

（3）试行性的、有待在工作中进一步完善的公文，结尾常用“请研究试行”“希研究试行，有何意见随时告知”等语句。

3.常用于平行文的结尾语句

（1）知照性平行文的公文，结尾常用“特此函达”“特此函告，希即查照”等语句。

（2）请求、询问、商洽性平行文的公文，结尾常用“特此函请，请予……”“请即函复”“妥否，请复函”等语句。

（3）答复性平行文的公文，结尾常用“特此函复”“特此函告，希即查照”等语句。

在写作实践中，许多公文不单设结尾段，常常把放在后面的事项作为一个段落，然后以结尾语句来结尾，以结束全文。这样的写法可以使公文内容简化，缩短篇幅。

（五）公文落款的写作

公文的落款是公文正文中的一个必选要素，是公文产生法定效力的标识。落款部分的内容，包括成文时间和生效标识两个要素，如果在标题里没有写明发文单位名称，则要在成文时间的上方写明单位名称。标题中写明了单位名称，在落款里可以不再写。

1.成文时间

公文的成文时间，是指公文成文的年、月、日，具体日期应该以负责人的签发日期为准。成文日期以汉字数词标注，年月日要完整，“零”应该写作“〇”。

2.生效标识

公文的生效标识，是由公文的成文日期，以及加盖在成文时间上的印章组成的。其位置在公文正文下面，同时印章不可以压在正文上，印章下面也不再落款。

印章是发文机关或单位权力的象征，是公文产生法定效力的标志。除了“会议纪要”和以电报形式发出的公文，都要加盖印章。联合行文的上行文，应该由主办机关或者单位加盖印章。联合行文的下行文，所有发文机关、单位都应加盖印章。