如何高效储存知识？

我决不接受被逼迫、归档、标印、索引、概括、介绍或者编码。我的生活由我做主。

这是电视史上最伟大的辞呈之一。电视剧《囚徒》（The Prisoner）的第一集中，帕特里克·麦高汉（Patrick McGoohan）走过一段长长的地下走廊，冲进老板办公室，把辞呈摔在桌上，重重地捶了一下桌面，打翻了一杯茶（捶得太重，茶托都碎了）。电闪雷鸣的音效只不过增强了场面的戏剧性。麦高汉开着他那黄色的莲花赛威（Lotus Seven）跑车离开时，他的照片被打上一连串的×号，一个自动归档系统把他的登记卡扔进文件柜上一个标记着“辞职”的抽屉里，那样的文件柜堆满了一个大大的房间。尽管这个设备令人印象深刻，一排排灰色金属文件柜一眼望不到头，但与特里·吉列姆（Terry Gilliam）的作品《巴西》（Brazil）里的“知识储藏室”比起来还是小巫见大巫了。储藏室满是“摩天大楼似的巨型文件柜”，储存着“所有的知识、智慧、学问，每一种经验和思想都被分门别类，放得井井有条”。

现实世界中，与知识储藏室规模最接近的是萨缪尔·耶茨（Samuel Yates）的作品《无题：名爵小步舞曲》（Untitled-Minuet in MG）。这尊雕塑是耶茨于1999年创作的，雕塑由一个7层文件柜塔组成，装着“一辆1974年的名爵（MG）小型跑车。这辆捐赠的跑车经过切割、粉碎、拍照、装袋、贴标签、编码后，从重到轻进行归档”。这座高达65英尺的雕塑创下“世界上最高的文件柜”吉尼斯世界纪录。耶茨用来创作雕塑的15个文件柜由HON公司提供。HON公司成立于1944年，原名为Home-O-Nize^[1]（大概是关于“家庭和谐”的双关语，但双关得很拙劣，你甚至会想这个双关是不是故意设置的），创办人是工程师马克斯·斯坦利（Max Stanley）和他的妹夫，广告经理克莱姆·汉森（Clem Hanson），以及工业设计师H.伍德·米勒（H.Wood Miller）。起初，他们计划为美国的退伍军人提供工作，Home-O-Nize出售容易生产的商品，例如杯垫和食谱盒。1948年，公司引进了一批文件柜，开始转向办公用品行业。到20世纪50年代初，公司的销售额达到100万美元，如今，HON公司（现为HNI国际集团）已成为全球第二大办公家具制造商。

尽管规模庞大，但HNI国际集团在英国并不出名。如果耶茨在英国创作一个类似的雕塑，那他很有可能用的是比斯利（Bisley）文件柜。1931年，弗雷迪·布朗（Freddy Brown）创办比斯利公司，以靠近萨里郡沃金镇的比斯利镇命名。起初，弗雷迪专注于汽车修理，但1941年，公司开始为空军生产空投物资的金属容器。为了满足生产需求，公司搬到了一个更大的工厂。一旦战争结束，市场对空投物资使用的大型金属容器的需求可能会锐减。幸运的是，一家名为标准办公用品（Standard Office Supplies）的批发商联系到他们，询问是否能转而生产金属废纸箱。随后几年，公司开始着重生产办公用品。1963年，公司放弃了汽车修理方面的业务。

1960年，弗雷迪的儿子托尼加入公司。弗雷迪有5个孩子，但只有托尼喜欢经商。1970年，弗雷迪退休，托尼接管公司，他用40万英镑买断其他家庭成员的股份。托尼进一步将公司推向办公家具市场。接下来的几年，设计团队（由伯纳德·理查兹带领）开始生产简单的金属文件柜，后来成为公司最著名的产品。滑动装置中的滚珠轴承意味着抽屉能平滑地开合，同时可伸展的金属滑条能实现“100%的延展”。尽管在欧洲，比斯利公司的文件柜销量远超其他文件柜品牌，但它的种类并不算多。多样的色彩让比斯利文件柜隐身于各种办公环境中：传统办公室可用柔和的色调，更富挑战性的工作场所则用明亮大胆的色彩。《卫报》设计评论家乔纳森·格兰西（Jonathan Glancey）说，比斯利文件柜“就像吉福斯（Jeeves）和伍斯特（Wooster）^[2]时代的英国男管家一样谨慎、小心”。

我们今天所用的立式文档系统发展于19世纪90年代，在那之前，收到的邮件经过处理，折叠后存放于职员办公桌上方像鸽笼一样的分类架中。每封信的摘要、接收日期及寄信人的详细信息都会写在折叠的信件外面，然后归档。因为19世纪中叶以前的通信水平普遍较低，这种系统在当时能适用。然而，随着工业化发展以及电报、铁路和邮政改革，多种事物的结合让通信和远程经商更加便捷，成本也更低廉，从而使规模更大的公司进一步发展，而不同政府部门之间的联系也日渐增强。凸版复印机和化工颜料使得对外通信的复制更加快捷（不用再手抄信件）。随着对外通信成本的降低，通信数量随之增加，像鸽笼那样的分类架储藏系统便不够用了。

19世纪下半叶，平面存档得到了发展。平面存档不需要再折叠信件、整理摘要，储存和检索都更加便利。转向平面存档的第一步就是简单地将收到的信件装订成册，但这很快就被文件盒取代。文件盒“由一个盒子构成，盖子像书一样可以打开，里面有25张或26张马尼拉纸。盒子一侧固定着字母选项卡，信件就夹在纸张之间”。信件没有固定在文件盒中，重新排列很容易，因此这个系统比之前的归档方法更为灵活。虽然平面文件比先前的分类架系统更方便，但若要处理文件盒底部的文档，意味着仍要把上面所有的其他文档都抬起来。这绝对不算是理想的方法。

1877年，詹姆斯·香农（James Shannon）设计出香农文件夹，“一个信纸尺寸的小文件抽屉，活页文件夹般大小。与抽屉不同的是，这种文件夹只有底部和正面”。它没有侧面，“由于文件归档形成拱形，侧面是不必要的”。在香农最初的设计中，拱形金属丝的尖角可刺穿文件，但后来出现了“能根据数字和接收线的位置切出洞眼边缘整齐的钻孔机”（也就是打孔机）。约同一时期，基于类似概念的归档系统在德国发展起来。1886年，弗里德里希·索奈肯（Friedrich Soennecken）设计了一款扣眼活页夹和一种打孔机，并获得了专利。10年后，路易斯·莱茨（Louis Leitz）发明了杠杆臂文件夹装置。

香农文件夹

不过，在打孔机被发明出来以前，要让扣眼活页夹和杠杆系统能创造收益，那么打孔的位置和间距就得有统一标准；如果我的打孔机不适合你的扣眼活页夹，那我们还是放弃吧。ISO 838标准（“用于一般归档的文件-孔眼”）规定了“纸张或文件孔眼的尺寸、间距和位置，以便让它们能在常规文件夹中归档”。根据ISO 838标准，“一般而言，孔眼应匀称地分布在纸张或文件的轴线上，垂直于孔眼的轴线”。孔眼中心间距应为80毫米，孔眼的直径应为6毫米，每个孔眼的中心距离纸张的边缘应为12毫米。下载说明ISO 838标准的PDF文件需要26英镑。这26英镑只是告诉你如何使用打孔机而已，还不如用这些钱去买一台能同时给40张纸打孔的高端瑞克835（Rapesco 835）打孔机。

为了保险起见，还可以增加一些孔（同样是以80毫米的间距），一张A3纸可以和A4文件一起归档，只需简单地沿着短边打孔，然后对折。事实上，A7及以上的纸张都可以用同样的系统归档。美国人拒绝使用A系列纸张，自然也就拒绝了ISO 838标准。他们使用的是与世界其他地区皆不相容的三孔系统，操作的灵活性也差了很多。美国人可真会干活。

埃德温·G.塞贝尔斯（Edwin G.Seibels）早在1898年就发明了立式文件柜系统。塞贝尔斯是塞贝尔斯-埃泽尔公司（Seibels & Ezell）的合伙人，那是他父亲创立的一家位于南卡罗来纳州的保险代理公司。当时仍然通用的分类架系统效率很低，塞贝尔斯十分不满。他觉得，如果将信件平放进大信封里，然后立起来放在抽屉中，而不是将信封折叠然后做摘要，效率会更高。他联系了当地的一家木材加工公司。在他的指导下，木材加工公司制作了五个木柜。可当塞贝尔斯想申请专利时，他却失望地发现专利没法保护这种柜子：

有人指出，只要简单改变一下大小，就能制造出不侵犯我专利的文件箱。很不幸，我忽视了让信封直立以及用指示卡将信封分类的部分所起的作用。这种装置本应受专利保护。

虽然塞贝尔斯文件柜很接近现代的文件柜，但早在19世纪70年代，就已经有人想出了垂直存放文件的做法。当时，随着杜威十进制分类系统（Dewey Decimal system）的发展，卡片索引文件法被引入了图书馆。1876年，麦尔威·杜威（Melvil Dewey）发明了杜威十进制分类系统。世界各地的图书馆用户都熟悉这一方法，毫无疑问，他们都有自己偏爱的数字分类系统（我偏爱的是651-办公室服务）。很快，索引卡片目录和杜威十进制分类系统一起被用作检索工具；卡片用带标签的分隔卡分类存放在柜子中，用户能轻松找到某本书或某份文件的位置。

索引卡片目录灵活好用，这多亏了18世纪瑞典博物学家卡尔·林奈（Carl Linnaeus）发明的动植物双名命名法系统。发明动植物种类分类结构时，林奈遇到了两个看似矛盾的要求：既要把物种以某种顺序分类，又要能够将新物种纳入该分类中。他的解决办法是用小卡片（大小类似今天用的5英寸×3英寸的索引卡片）。

索引卡片让信息的重新排列变得简单，而且可以随时加入新的信息。这样一来，它们不仅仅对创建目录或整理文件有用，对于任何创新过程都有助益。1967年，弗拉基米尔·纳博科夫接受《巴黎评论》的采访，他在描述自己的工作系统时说：“事物的形态比事物本身更重要，我会从随意选择的一个空格开始，完成全部的填字游戏。我把这些点滴记录在索引卡片上，直到完成整部小说。我的日程很灵活，但我对工具很挑剔：排列整齐的布里斯托尔卡片（Bristol cards）和削好了的、笔芯不太硬而且带有橡皮的铅笔。”

虽然带标签的分隔卡片为整理一套索引卡片提供了一种简单的方法，但旋转式卡片架（Rolodex）转起来时发出的呼呼声更让人满意。1950年，布鲁克林的奥斯卡·诺伊施塔特（Oscar Neustadter）发明了旋转式卡片架。诺伊施塔特的西风美国公司（Zephyr American Corporation）之前发明过Swivodex（一种防溢墨水瓶）和Clipodex（一种秘书用来别在膝盖上、有助于做笔录的工具），但这些都没有变成成功的商品。诺伊施塔特的自动检索电话簿影响更大（至今仍在出售），但后人记住他是因为他发明了旋转式卡片架。1988年，诺伊施塔特回忆道：“我和我的工程师希道尔·尼尔森（Hildaur Neilson）一起钻研这个想法。他建了一个模型，然后我们开始制作样品。我知道我的主意很好，但一开始，人们都心存疑虑。第一个样品看起来像他们至今还在生产的钢铁架。它的封面可以翻动，还有钥匙和锁，同一把钥匙能打开世界上所有的旋转式卡片架。”

虽然旋转式卡片架适合对写在小卡片上的通信信息进行快速分类，但它可能不适合用来做更大文件的归档系统（这个主意可能很吸引人，但我认为一个A4大小的旋转式卡片架并不切实际）。文件柜是更好的解决工具。

在同样大小的空间里，立式文件柜能比老式的平面归档系统储存更多东西。1909年，一家文件柜公司打出广告，声称他们的系统效率提升了44%，还能节省三分之一的人力成本。侧面悬挂式文件夹的引入进一步提高了效率，可以把文件收集在纸质吊架中。

但对许多人而言，他们最常用的还是电脑里的那些文件夹和档案夹。尽管电子归档在空间上有明显的优势，但也有风险：随着旧格式被淘汰，长期的储存和检索变得复杂。人们需要将数据从一个媒介转移到另一个媒介，防止数据陷入一种过时的格式中（我所有得A的课堂作业都被保存在一系列3.5英寸的软盘上，即使我买了一个U盘，或者硬盘损坏无法读取，我也不会扔掉它们）。在关于“长期备份”的文章中，今日永存基金会（Long Now Foundation）的凯文·凯利（Kevin Kelly）将电子文件与纸质文件的寿命进行了比较：

纸张本来是一种备份信息的可靠方式。虽然纸张可能被烧毁或者溶于水里，但质量好的中性纸可以保存很长时间，存储成本低而且不受科技发展的影响，因为纸张是“肉眼可见的”。不需要特殊的仪器。制作精良、保存良好的纸张很容易就能存放1000年，没有其他问题的话可以存放2000年。(www.xing528.com)

也许，最安全的长期存储系统是简单地将电脑里所有的内容打印出来，然后塞进文件柜，但是这会占用很多空间。1GB的内容要用大约65 000页微软文档显示，而一台很便宜的笔记本电脑通常有至少500G的硬盘——即使双面打印，也要用很多纸，使用效率提升44%的立式归档系统也不能节省太多空间。在某种情况下，你需要将它在其他地方存档。

1913年，美国政府颁布新法，要求企业保存用于征税的书面记录。之前，每家公司关于文件留存时间都有自己的政策，但新法使得全美国的文件记录保存规范化。在芝加哥，一个叫哈里·L.范罗士（Harry L.Fellowes）的年轻裁缝工作的地方，隔壁是沃尔特·尼克尔（Walter Nickel）家的商店。尼克尔出售专为归档书面文件设计的可折叠式存储箱。1917年，尼克尔应征入伍，范罗士以50美元（大约相当于现在的920美元）的价格买下了尼克尔的存货。他轻轻松松地就卖掉了那些箱子，在战后生意越来越好。尼克尔退伍后重新加入范罗士的公司，两人扩展了产品范围，引进了听起来有点爱国意味的自由盒子（Liberty Box），还有银行家盒子（Bankers Box）。如今，世界各地的办公室里依然常见那种深色木纹图案的范罗士R-Kive盒（Fellowes R-Kive box）。然而，尽管全世界有100多家公司都在销售这些盒子，但有些人对它们并不满意。

乔恩·容森（Jon Ronson）于2008年制作的纪录片《斯坦利·库布里克的盒子》（Stanley Kubrick's Boxes）探索了库布里克档案室中几千个盒子里的内容。一个大仓库里，摆满了一排排的架子，架子上放着成百上千个木纹图案的R-Kive盒 子，里 面装着库布里克拍摄电影用的位置照片和研究素材（库布里克是一位狂热的文具收集者，经常去当地的莱曼文具店添置文具，所以有些盒子标签上只写着“绿色笔记本”或“黄色索引卡片”）。然而，很显然库布里克对盖子越来越不满：盖子太紧了。库布里克的助手托尼·弗雷温（Tony Frewin）联系了位于米尔顿·凯恩斯的盒子生产厂家G.莱德公司（G.Ryder & Co.Ltd），确定了他认为适合储存盒的内部尺寸。在给公司的备忘录中，他写道，盖子“不能太紧也不能太松，要刚刚好”。莱德生产的盒子如下：

范罗士x-rive文件盒

文件编号：R.278

类型：黄铜丝装订盒，带有三角形抓手的全翻盖（盒盖）。

成分：1900微米（0.08英尺）双面牛皮纸盒用纸板。

尺寸（内部）：16.25英寸×11英寸×3.75英寸（R.278）。

在一次运送盒子的过程中，托尼发现了一张内部备忘录，是G.莱德公司的员工无意中落在一个盒子里的：“挑剔的顾客——请确保盖子能恰当地滑开。”托尼告诉容森：“是的，我猜我们的确是挑剔的顾客，与那些光是打开一个盖子就愿意花一下午时间的顾客截然相反。”

所有东西都被安全地放在档案盒后，给盒子贴上分类明确的标签是很重要的，以便日后检索内容。1935年，雷·斯坦顿·艾利（Ray Stanton Avery）用一台旧洗衣机的发动机以及从缝纫机和电动手锯上拆下的一些零件，制作了一台生产自粘标签的机器。他的未婚妻多萝西·德菲（Dorothy Durfee）是一名教师，她投入了100美元，帮助艾利创建了克拉姆清洁剂产品公司（Klum Kleen Products company）（第二年他很明智地把名字改成了埃弗里黏合剂公司）。产品很快热卖，到1997年雷去世时，艾利丹尼森公司（Avery Dennison Corporation）的年销售额已达32亿美元。

用一个简单的日戳，可以让归档和检索按时间顺序存储的文件更加简单。几年前我去纽约，走进第二大道上的“巴顿的绝妙文具店”（Barton's Fabulous Stationers）。“绝妙文具店”这个名字表明外面会有遮阳棚，我在商店周围闲逛时确实没失望。它让我想起了伍斯特公园里的佛乐斯文具店，我在那里买了我的维洛斯1377-旋转文具收纳盒。跟佛乐斯一样，这个商店也分为两部分，一边卖礼物和玩具，另一边卖文具。而且和佛乐斯一样，尽管货架上的一些存货已经摆放了好几年，这个商店依然在营业。泛黄的笔记本和折叠的“带有整齐边缘”的点阵打印纸塞满货架。我在那儿买了一个卓达4010日戳（Trodat 4010 date stamp）。

我一直很喜欢日戳，也许是因为我在图书馆工作了很多年。每天早上，我们都会把日戳上的日期增加一天。用于标准借书的印章可能会夹在条形码扫描器的磁头上，还有相应的字母和数字托盘，这可能是我距离传统活版印刷最近的一次了。对于其他物品（CD或者视频文件——我在DVD流行之前就离开图书馆了），会使用表盘印章。这些也是卓达印章，但不是机械化自动上墨的4010印章。图书馆理事会的财政预算只允许使用更便宜的手工印章。

卓达印章可以180度旋转，从与印泥接触到与纸接触，印下印章上的信息然后从反方向重复运动，印章头优雅地旋转。想要欣赏这一场景，只有让动作慢下来，近距离观察。你从桌角拿起印章给发票盖戳的时候，它会发出令人愉悦的撞击声，但你并未细想，然而它应得到更多的尊重。

卓达日戳印章

说了这么多，其实我根本没用过在巴顿的绝妙文具店买的卓达4010日戳印章。我买它的时候，注意到盒子有一点破损，但里面的印章还是完好无损的。直到我返回伦敦，仔细查看，发现它一定在货架上摆放了很久。印章的日期范围从1986年1月1日到1997年12月31日。我不确定卓达会将它们的日戳提前多久，但可以肯定，不会把日期推后。这个卓达印章一定是从20世纪80年代后期就待在纽约那个货架上了，而且在之后的15年里都没有被使用过。

印章上的日期是可以更换的，但我不会去换。

【注释】

[1]Home-O-Nize：家——噢——太棒了！看上去像Harmonize，即“和谐”。

[2]吉福斯和伍斯特均为P.G.伍德豪斯著名系列小说中的人物。书中的主角是迷迷糊糊的英国绅士伍斯特和他聪明机灵、花样百出的男仆吉福斯。