工程文件管理监理的规程介绍

一、总则

（1）本工作规程依据工程承建合同文件、国家和部门行政规章以及工程建设管理文件有关规定制定。

（2）本办法适用于承担监理工程项目，业主单位、监理单位（监理机构）及承建单位之间所有工程文件规定，或按本工作规程比照执行。

（3）工程文件分类及其组成。

1）设计文件：指由设计单位通过业主单位提供，或业主单位提供，或按承建合同规定由承建单位提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知，或按承建合同规定可由监理工程师签署的变更指示等文件。

2）施工文件：指承建单位根据工程承建合同规定或根据监理文件进一步要求必须报送监理部（处）的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工（开仓）申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等所有反映工程承建合同履行过程与工程承建活动的文件。其中，由承建单位下级施工单位盖章并由承建单位授权签发的施工文件属于二级施工文件。

3）监理文件：指监理工程师在业主授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等，所有反映工程承建与建设监理合同履行过程与建设监理过程的文件。其中，由二级监理机构盖章或授权签发的监理文件属于二级监理文件。

4）业主指示：指经业主单位或业主单位有关部门依照工程承建合同和建设监理合同文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。

（4）具有合同效力的一切工程文件，均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知，并即补发书面文件。

（5）除非业主单位另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序而来往的文件，可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋予的效力。由此所造成的工程延误与合同责任，由责任方承担。

二、设计文件管理

（1）业主提供用于工程实施的设计文件均一式八份，其中监理部审核备查及监理工作留存两份，其余六份依照工程承建合同文件规定通过监理部审核后批转承建单位执行。

（2）设计文件应根据业主单位与设计单位签订的供图协议或供图计划，于项目开工前2～3个月提供业主单位。监理部于收到业主单位核转设计文件后15d内完成审核工作。对于需要修改的设计文件，提出具体修改建议，通过业主单位转回设计单位研究处理；审核合格图纸，即时签发承建单位执行。

（3）承建单位对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查（包括核对所有的尺寸、高程和数量），对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误，应在14d内以书面方式通知监理部，供监理工程师在施工前或该项作业实施前作出修改和补充，避免由此引起返工和造成损失。

（4）未经业主单位或监理部批准并签发的任何设计文件不能作为正式施工的依据。监理部也不为按未经有效签发的设计文件与施工变更实施的工程进行合同支付签证。

（5）施工过程中，若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化，承建单位应及时书面通知监理部，并提出处理或变更建议报监理部审批。

（6）施工期间，监理部依据工程承建合同文件规定与业主单位授权所签发的施工变更指示，承建单位应予执行，也不得以此为理由要求解除或改变其合同责任与义务。

（7）除非合同文件另有规定，或监理文件另有要求，否则设计文件，包括监理部或监理部授权监理处签发的施工变更指示，在送达承建单位的6h后生效。

（8）承建单位可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件。也可通过监理部向业主单位申请追加提供图纸份数，并为此支付其费用。

（9）由业主单位或监理部所提供的设计文件，未经监理部许可，承建单位不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。

三、施工文件管理

（1）承建单位应依照工程承建合同规定和监理文件要求，报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节，应符合业主单位和监理部（处）的要求。

（2）对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工条件发生重大变化，或必须对施工文件作实质性的变更，承建单位仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请业主单位或监理部（处）审批。

（3）合同文件规定由承建单位负责设计的工程项目，承建单位必须于项目开工28d以前，一式四份报监理部审批。(www.xing528.com)

（4）承建单位编制的施工文件均应一式四份递交监理部办公室，并由监理部办公室资料员负责签收。业经审批的施工文件或其审签意见单也由承建单位指定的资料员向监理部办公室资料员领取。

（5）承建单位之二级机构（含二级机构各职能部门）编制的施工文件（二级施工文件）按监理项目分划向相应项目监理处报送，并由项目监理处指定人员负责签收。业经审批的施工文件或其审签意见单也由承建单位二级机构指定的资料员向项目监理处领取。

（6）对于应报送审批并业已送达的施工文件，监理部（处）将在一个不长于28d的期限内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承建单位的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”，承建单位必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。

（7）施工文件的报送期限以监理部办公室或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行，若合同文件未作明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。

（8）监理部超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已报经监理工程师审阅。

事后，监理部仍有权对该报审文件提出异议和批复，承建单位应予执行。若由此引起承建单位的损失，可按工程承建合同文件规定列入合同支付申报。

四、业主指示或向业主单位报送文件

（1）除非业主单位另有指示或合同文件另有规定，否则承建单位向业主单位报送的施工文件都必须主送监理部，并经由监理部审核和转达。

（2）除非业主单位另有指示或合同文件另有规定，否则业主单位关于工程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理部向承建单位下达实施。

五、监理文件管理

（1）为了有利施工进行，缩短文件传递途径，必要时承建单位可通过监理部二级监理处（室）进行二级施工或监理文件传递。

（2）监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。

（3）承建单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件7d内，向监理部提出确认或要求变更的申请。监理部在7d内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示监理部对原指令予以确认。

（4）承建单位如对监理文件或监理部的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的7d内向业主单位申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。

（5）若承建单位对监理文件（包括监理部的确认意见）或业主单位的指示（包括其复议意见）有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求合理解决。

若经协商仍未能取得一致意见，业主单位和承建单位任何一方均可以书面形式提请合同争议评审组评审，并将提请争议评审决定抄送业主单位和监理部。

（6）除非监理部或业主复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改，否则在确认、复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。

六、工程文件传递与受理

（1）工程文件传递流程，见图11-8。

图11-8 工程文件传递流程图

（2）属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的8h内补传书面正式文件。

（3）为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行，根据《工程建设监理合同》文件规定，业主单位应在14d（对于急件，应在一个更短的时间）内，就监理方书面提交并要求业主作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。

若超过期限监理方未收到业主的决定意见，可理解为业主对监理方的明确建议意见无异议，并将该建议意见视为业主的决定。