实验室档案管理方法及制度案例分享

1.实验室档案管理方法实例

“八簿一卡”的管理就是一项重要的实验室档案管理方法。“八簿一卡”是指实验室规范管理过程中需要收集归档的信息材料,包括实验教学卡、实验教学物资借用登记本、实验室工作人员日志、实验室教学记录本、实验室主任日志、实验运行记录、安全卫生检查记录本、大型精密仪器设备履历及使用管理记录册、仪器设备维修记录本。实验教学卡主要记录各门课程实验教学大纲所制定的实验教学内容,是实验教学的纲领性文件,只有在修正教学大纲时才能更改;实验教学物资借用登记本主要记录在教学研究、毕业设计等过程中需借用实验室物资的原始凭证,包括借用仪器名称编号、借用归还时间,领导批示等内容;实验室工作人员日志是记录实验室工作人员每周的工作内容,是考核实验室工作人员业绩的重要依据;实验室教学记录本主要记录实验指导教师指导学生实验教学情况,包含实验课程、实验名称、班级、人数、时间、地点、实验教学过程中异常情况等;实验室主任日志主要记录实验室主任的平时工作,也是考核实验室主任工作的依据;实验运行记录主要由学生填写,包括实验课程、实验名称、学时数、分组情况、实验学生所在班级、实验日期、学生姓名、仪器设备使用情况、教师验收情况等;安全卫生检查记录本主要记录实验室安全卫生的检查情况,重点是实验室的安全隐患检查以及排除的情况记录;大型精密仪器设备履历及使用管理记录册主要记录一些投资较大的大型精密仪器设备的使用情况,包括仪器设备的利用率、维护、保养、管理责任人等;仪器设备维修记录本主要记录设备损坏后的维修情况,包括送修单位、责任人、日期、仪器名称、损坏情况、检修情况、经费支出等。

“八簿一卡”在实验室规范管理过程中发挥了重要作用,通过“八簿一卡”可以全面了解实验室的管理情况,对实验教学、设备管理、安全管理等过程中暴露出的问题能及时有效的加以解决。所以,“八簿一卡”具有十分重要的作用。

2.实验室档案管理制度实例

××大学实验室档案管理制度

为加强实验室的规范化管理,实现实验室由经验管理向科学管理的方向转变,规范实验室工作档案的收集、管理和利用,大力开发利用档案信息资源,为学校的教学、科研工作服务,特制定本制度。

一、实验室工作档案内容

1.实验室的基本情况:

实验室的名称、建立时间、面积;学校正式批准的文件;实验室主任任命文件;实验室专职、兼职人员数量、学历、职称等情况;实验室各项重要活动文字材料等。

2.实验教学与科研:

实验教学大纲、教学计划、实验教材和指导书;每学期实验教学任务及实验实际开出记录;实验教学课表或安排表;实验项目卡片;实验教学的考试或考核办法;实验考试或考核的试卷、实验报告;学生成绩记录;实验室年度科研项目及开展科研活动的记录等。

3.实验室经费使用:

实验室的经费(包括教学、科研、维修费、维持费等),投入情况及设备购置计划;设备维修、条件建设、日常维持等经费的使用情况记录等。

4.仪器设备及低值耐用品管理:(www.xing528.com)

仪器设备分户账和低值耐用品账;仪器设备验收单、调拨单、报废单;仪器设备的使用说明书;仪器设备维修记录;大型精密仪器设备的使用记录。

大型精密仪器设备(十万元以上,含十万元)的档案资料包括论证报告、购买申请报告、订货合同、开箱记录、装箱单、安装验收报告、索赔情况、履历书、损坏维修情况、说明书等。力求齐全,并一式两份交实验室管理科立大型仪器设备档案卷。

5.实验室的管理:

学校和主管部门下发到实验室的所有文件;实验室的各项章制度、岗位职责;实验室的建设规划或近期工作计划、工作总结;实验室人员培训、进修计划及实施情况;实验室专职技术人员工作日志;人员考核情况记录;实验室安全检查记录;实验室维修改造的任务书、协议书、验收报告等。

6.实验室成果与荣誉:

实验室研究论文、著作、成果鉴定证书;学校或有关部门颁发的奖状和奖励证书等。

二、实验室工作档案管理

1.本制度适用于各实验室。实验室工作档案工作由实验室管理科负责业务指导。各实验室要指定专人负责此项工作。新建实验室应及时建立工作档案。

2.各实验室根据工作档案的内容,有关专职人员、教师、研究人员,有责任、有义务及时做好有关事项的记录,将有关资料提供给负责工作档案的人员。

3.实验室负责工作档案管理的人员要做好工作档案的收集、整理、编目、立卷工作,并定期归档,及时存放在档案柜内。

4.实验室工作档案可向校内外提供利用。凡需实验室工作档案的单位或个人,可办理借阅手续,妥善保管不得遗失和损坏,用后及时归还。

(资料来源:http://sygl.njfu.edu.cn/shownews.aspx newsno=38)