工程监理信息的贮存和传递优化方案

1．监理信息的贮存

按照规定，经过加工处理后的监理信息记录在相应的信息载体上，并把这些记录信息的载体按照一定特征和内容性质，组织成为系统的、有机的集合体，供需要的人员检索。这个过程称为监理信息的贮存。

建立信息的贮存可汇集信息，建立信息库，有利于进行检索，可以实现监理信息资源的共享，促进监理信息的重复利用，便于信息的更新和剔除。

监理信息贮存的主要载体是文件、报告报表、图纸、音像材料等。监理信息的贮存，主要就是将这些材料按不同的类别，进行详细的登录、存放。监理资料归档系统应简单和易于保存，但内容应足够详细，以便很快查出任何已经归档的资料。

监理资料归档，一般按以下几类分别进行：

①一般函件。与业主、承包商和其他有关部门来往的函件按日期归档；监理工程师主持或出席的所有会议记录按日期归档。

②监理报告。各种监理报告按次序归档。

③计量与支付资料。每月计量与支付证书，连同其所附资料每月按编号归档；监理人员每月提供的计量及与支付有关的资料应按月份归档；物价指数的来源等资料按编号归档。

④合同管理资料。承包商对延期、索赔和分包的申请、批准的延期、索赔和分包文件按编号归档；变更设计的有关资料按编号归档；现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应按项目归档。

⑤图纸。按分类编号存放归档。

⑥技术资料。现场监理人员每月汇总上报的现场记录及检验报告按月归档；承包商提供的竣工资料分项归档。(www.xing528.com)

⑦试验资料。监理人员所完成的试验资料分类归档；承包商所报试验资料分类归档。

⑧工程照片。反映工程实际进度的照片按日期归档；反映现场监理工作的照片按日期归档；反映工程质量事故及处理情况的照片按日期归档；其他照片如工地会议和重要监理活动的照片按日期归档。

以上资料在归档的同时，要进行登录，建立详细的目录表，以便随时调用、查寻。

2．建立信息的传递

建立信息的传递是指监理信息借助于一定的载体 （如纸张、软盘等）从信息源传递到使用者的过程。监理信息在传递过程中，形成各种信息流。信息流常有以下几种：

①自上而下的信息流：是指由上级管理机构向下级管理机构流动的信息，上级管理机构是信息源，下级管理机构是信息的接受者。它主要是有关政策法规、合同、各种批文、各种计划信息。

②自下而上的信息流：是指由下一级管理机构向上一级管理机构流动的信息，它主要是有关工程项目总目标完成情况的信息，也即投资、进度、质量、合同完成情况的信息。其中有原始信息，如实际投资、实际进度、实际质量信息，也有经过加工、处理后的信息，如投资、进度、质量对比信息等。

③内容横向信息流：是指在同一级管理机构之间流动的信息。由于建设监理是以三大控制为目标，以合同管理为核心的动态控制系统，在监理工程中，三大控制和合同管理分别由不同的组织进行，由此产生各自的信息，并且相互之间又要为监理的目标进行协作、传递信息。

④外部环境信息流：是指在工程项目内部与外部环境之间流动的信息。外部环境指的是气象部门、环保部门等。

为了有效地传递信息，必须使上述各信息流畅通。