条文表述的优化技巧

条文是条款的文字表述形式，也是表述条款内容时最常使用的形式。标准中的文字应使用规范汉字，标点符号应符合GB/T 15834—2011《标点符号用法》的规定。

根据作用可将条款分为三种类型：陈述型条款、推荐型条款、要求型条款。在编写标准时，三种不同类型的条款通过使用不同的助动词或汉语句式来表达。

5.4.1.1　陈述型条款表述

陈述型条款是表达信息的条款。在标准中仅仅用来提供信息，不作为任何要求和建议。可通过汉语的陈述句或利用助动词来表述。

1.利用一般陈述句提供信息

主要用“是、由、为给出”等，如：“章是标准内容划分的基本单元”。在此只是解释“章”的定义，便于相互理解。

2.利用助动词

（1）使用表5.2所示助动词“可”或“不必”，表示在标准的界限内所允许的行为或行动步骤。如：“一个层次中有两个或两个以上的条时才可设条”。又如：“与国际标准无一致性程度的，不必标注一致性程度标识”。以上只是说明标准实施者被允许的行为，没有必须要求或建议要求的意思。

表5.2　允许型条款助动词

（2）使用表5.3所示的助动词“能”或“不能”，用于陈述由材料的、生理的或某种原因导致的能力。如：“在空载情况下，机车速度能达到200 km/h”。又如：“如果在特殊情况下，不能避免使用商品名，则应指明其性质”。又如“范围的文字应简洁，以便能作内容提要使用。”只是说明“范围”写得简洁，所具有的能力，没有必须要做到或建议做到的意思。

（3）使用表5.3所示的助动词“可能”或“不可能”，表示由于某种原因导致的可能性。如：“标准的某些内容可能被法规引用”。又如：“只有在不可能引用5.1条给出的试验方法时，才选用附录B给出的可选试验方法”。

表5.3　能力和可能性型条款助动词

5.4.1.2　要求型条款表述

要求型条款是应遵守准则的条款。在标准中表示如果声称符合标准需要遵守的准则，并且不允许有差异。要求型条款可以通过汉语的祈使句或利用助动词来表示声明符合标准需要满足的要求。

1.利用祈使句表示

表示直接的指示时（例如涉及试验方法所采取的步骤），使用祈使句。例如：“开启记录仪。”命令标准实施者必须完成的行为或行动步骤，并且不允许打折扣。通常适用于对过程方法的要求。

2.利用助动词表示(www.xing528.com)

使用表5.4所示的助动词“应”或“不应”，表示声明符合标准需要满足的要求。如：“每幅图均应有编号”。又如：“部分不应再分部分”。或表示必须满足的能力，如“汽车的最大时速应大于100 km”。

表5.4　要求型条款助动词

5.4.1.3　推荐型条款表述

推荐型条款是表达建议或指导的条款。介于陈述型条款与要求型条款之间。既不是强烈的“要求”，也不是一般的“陈述”。通常用助动词“宜”或“不宜”来表达推荐。如：“每个表宜有表题”。又如：“温度不宜高于25 °C”。

使用表5.5所示的助动词用于表示在几种可能性中推荐特别适合的一种，不提及也不排除其他可能性，或表示某个行动步骤是首选的但未必是所要求的，或（以否定形式）表示不赞成但也不禁止某种可能性或行动步骤。

表5.5　推荐型条款助动词

5.4.1.4　三种条款的比较

（1）技术要素表述原则

标准名称中含“规范”，标准中应包含要素“要求”及相应特征方法；

标准名称中含“规则”，宜以推荐和建议形式起草；

标准名称中含“指南”，不应包含“要求”，可采用建议形式。

（2）四种助动词（应、宜、可、能）的比较

以“目次应自动生成”加不同的助动词为例：

目次应自动生成：表示一种要求，只有自动生成目次，才认为符合标准；

目次宜自动生成：表示一种建议，目次最好自动生成；

目次可自动生成：表示一种允许，标准许可自动生成目次；

目次能自动生成：陈述一种事实，一种可能性，目次能够自动生成。