计划编制的步骤及其重要性

计划本身也是一个过程。虽然计划的类型和表现形式各种各样,但科学编制计划所遵循的步骤却具有普遍性。随着条件的改变、目标的更新及新方法的出现,计划是无限的过程。即使在编制一些简单计划时,计划编制过程中也必须采取科学的方法。

(一)描述组织的宗旨与使命

计划工作过程起源于组织的宗旨和使命。

1.描述

这里存在两种情况:一是组织并不存在明确的使命和宗旨,界定并描述组织的使命和宗旨便成为计划工作的重要内容,一般新创办的组织和处于重大变革时期的组织属于这种情况;二是存在明确的组织使命和宗旨,需要正确地理解组织的使命和宗旨,并将其贯彻到计划的拟定与实施工作中。

2.沟通

在正确理解组织的使命和宗旨的基础上,还要把组织使命和宗旨传播给组织成员及各种各样的相关利益群体,让参与计划拟定与实施工作有关的人员了解并接受组织的使命和宗旨,这将十分有利于计划的快速实施。

(二)评估组织的当前状态

计划是连接我们所处的此岸和彼岸的一座桥梁。拟定计划的第二步就是认清组织所处的此岸,即认清现在。

1.认清现在的目标

认清现在的目标在于寻求合理、有效的通向彼岸的路径,即实现目标的途径。认清现在不仅需要有开发的精神,将组织、部门置于更大的系统中,而且要有动态的精神,考察环境、对手与组织自身随时间的变化与相互间的动态反应。

2.认清现在的分析法(SWOT)

当前状况的评估工作要对组织自身优势、劣势及来自外部环境的机会和危险进行分析,即SWOT分析法。

(1)SWOT分析法的定义。SWOT分析法又称道斯矩阵,是由美国哈佛商学院率先采用的一种经典方法,它综合考虑企业内部条件和外部环境的各种因素,是一种对外部环境的威胁T(Threats)、机会O(Opportunities)进行分析辨别,同时评估组织自身的特点劣势W(Weaknesses)与优势S(Strengths),拟定有效战略计划的方法。

(2)内涵。具体而言,包括以下三点。

①企业外部的威胁是指环境中对企业不利的因素或剧变带来的不确定性,如新竞争对手的出现、市场增长率缓慢、购买者和供应商的讨价还价能力增强、技术老化或过时等。这些是影响企业当前竞争地位或影响企业未来竞争地位的主要障碍。

②企业外部的机会是指现在或将来组织所面临的、比竞争对手更为有利的环境和条件。例如,政府支持,组织产品的市场需求上升,组织的新技术、新产品受到市场普遍欢迎等。

③企业内部的优势和劣势。这是相对于竞争对手而言的,一般表现在企业的流动资金、先进技术设备、职工素质、产品研发、市场拓展能力、物流掌控能力等方面。判断企业内部的优势和劣势一般有两项标准。一是单项的优势和劣势。例如,企业资金雄厚,在资金上占优势;市场占有率低,在市场上呈劣势。二是综合的优势和劣势。例如,对沃尔玛(Wal-Mart)进行SWOT分析。优势:沃尔玛是著名的零售业品牌,它以物美价廉、货物繁多和一站式购物而闻名。劣势:虽然沃尔玛拥有领先的1T技术,但是由于它的店铺布满全球,这种跨度会导致某些方面的控制力不够强。机会:以果敢收购、合并或战略联盟的方式与其他国际零售巨头合作,专注于欧洲或大中华区等特定市场。威胁:所有竞争对手的赶超目标。

(三)拟定计划目标

为整个企业及其所属的下级单位拟定计划工作目标,包括长期目标和短期目标。目标设定预期结果,指明要达到的终点和主要重点。

(四)目标分解与结构分析

1.目标或任务的分解

将决策确定的组织总目标分解落实到各个部门、各个活动环节,将长期目标分解为各个阶段的分目标。

2.目标分解的目的

(1)通过分解,确定组织的各个部分在未来各个时期的具体任务及完成这些任务应达到的具体要求。

(2)通过分解形成组织的目标结构,包括目标的时间结构和空间结构。目标结构描述了组织的目标中较高层次的目标与较低层次的目标以及相互间的指导与保证关系。(https://www.xing528.com)

(3)目标结构的分析是研究较低层次的目标对较高层次目标的保证能否落实。进行时间结构的分析是指分析组织在各个时期的具体目标能否实现,从而能否保证长期目标的达成;进行空间结构的分析是指组织的各个部分的具体目标能否实现,从而能否保证整体目标的达成。如果较低层次的某个具体目标不能充分实现,则应考虑是否采取有关补救措施,否则就应调整较高层次的目标要求,有时甚至可能导致重要决策的重新修订。

(五)预测未来情况

预测是计划最重要的基本假设和前提。预测是指对不确定的或不知道的事情作出叙述。在多数情况下,这些事件是未来事件。进行预测的主要目的是要弄清对当前决策至关重要的那些不确定事件的情况。预测未来的事件或多或少都带有风险,也就是说,未来发生的事件与我们预测的不会完全相同。预测工作的任务就是要尽量缩小这个差距,使我们的预测接近未来发生的事件。

(六)综合平衡

分析不同环节在不同时间的任务与能力之间是否平衡;研究组织的各个部分是否能够保证在任何时间都有足够的能力去完成任务。

1.目标构成任务的时间平衡和空间平衡

分析由目标结构决定的或与目标结构对应的组织各部分在各时期的任务是否相互衔接和协调,包括任务的时间平衡和空间平衡。

时间平衡是要分析组织在各时期的任务是否相互衔接,从而能否保证组织活动顺利进行;空间平衡是要研究组织各个部分的任务是否保持相应的比例关系,从而能否保证组织的整体活动协调进行。

2.研究组织活动的进行与资源供应的关系

分析组织能否在适当的时间筹集到适当品种和数量的资源,从而能否保证组织活动的连续性。

3.分析不同环节在不同时间的任务与能力之间是否平衡

研究组织的各个部分是否能够保证在任何时间都有足够的能力去完成规定的任务。由于组织的内、外环境和活动条件经常发生变化,从而可能导致任务的调整,因此在任务与能力平衡的同时还需留有一定的余地,以保证这种将会产生的调整在必要时进行。

(七)拟定并下达执行计划

在上述各阶段任务完成之后,接下来应拟定具体的计划方案。

1.拟定具体的计划方案

计划方案类似于行动路线图,是指挥和协调组织活动的工作文件,要清楚地告诉人们:做什么、何时做、由谁做、何地做及如何做等问题。

2.计划方案的内容

拟定计划方案包括提出方案、比较方案和选择方案等工作,这与前面讲的决策方案的选择是一样的道理。

3.计划方案的要求

(1)计划方案应有灵活性。计划是面向未来的管理活动,未来是不确定的,不管计划多么周密,在实施过程中可能因为内、外部环境的变化而无法顺利开展,在有的情况下甚至需要对预先制订的计划予以调整,僵化的计划有时比没有计划更糟。

(2)拟定多套备用方案。在拟定计划方案的同时,还应该拟定应急计划,即事先估计实施过程中可能出现的问题,预先拟定一套甚至几套备选方案,这样可以加大计划工作的弹性,使之更好地适应未来环境。

(3)实施全面计划管理,确保计划目标的顺利实施。选择、确定出计划方案之后,计划工作并未完成。因为,如果计划不能转化为实际行动和业绩,再好的计划也没有用处。

因此,组织要实施全面计划管理,把实施计划包括在计划工作中,组织中的计划部门应参与计划的实施过程,了解和检查计划的实施情况,与计划实施部门共同分析问题,采取对策确保计划目标的顺利实现。

(八)实施结果评估

计划工作最后还有非常重要的内容,即评估结果。实际上,计划的每一个阶段,都应将实际产出结果与计划进行比较,组织通过这个过程不断发现问题调整后续程序,这些程序和控制机制能够纠正偏差,从而大大增强计划的有效性,使组织自身不断得到发展。