按控制时点进行划分优化

按控制的制时点可以把控制划分为前馈控制、现场控制和反馈控制三种类型,如图8-2所示。

图8-2　根据制时点分类

(一)前馈控制

前馈控制(Feedforward Control)也称为事前控制,是指在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计,并采取防范措施,将潜在的偏差消除在产生之前。它是防患于未然、未雨绸缪的控制。这类控制建立在预测基础上,尽可能在偏差发生之前将其觉察出来,并及时采取防范措施,使人们在工作开始之前就知道如何去做。前馈控制的重点是预先对组织的人、财、物、信息等合理进行配置,使它们符合预期的标准,从而保证计划的实现,如成本控制中的标准成本法、预算控制,管理部门制订的规章制度、政策和程序等,都属于前馈控制。

链接8-2

前馈控制高手——诸葛亮(www.xing528.com)

许多文学作品中都有对前馈控制的描写。《三国演义》中诸葛亮就是一位前馈控制的高手。刘备去江东招亲,危险重重。临行前诸葛亮交给保驾的赵子龙三个锦囊,嘱咐他在不同的时间打开,赵子龙依计行事,保得刘备娶得佳人,全胜而退,让周瑜“赔了夫人又折兵”。诸葛亮料定魏延在他死后会反叛,便在临终前授马岱以秘计,并留下一个锦囊给杨仪,让其在与魏延对阵时现场打开,使他们如愿杀了魏延。

现实生活中也有许多前馈控制的事例:司机上坡前加速;学生上课前预习;工厂管理首先控制原材料的质量;新产品上市前广告宣传;设备的预先维修;每年安排身体检查等。

(二)现场控制

现场控制(Concurrent Control)也称为同步控制,是指计划执行过程中所实施的控制,即通过对计划执行过程的直接检查和监督,随时检查和纠正实际和计划的偏差。目的就是要保证本次活动尽可能少发生偏差,改进本次而非下次活动的质量。这是一种主要为基层管理人员所采用的控制方法,主管人员通过深入现场亲自监督、检查、指导和控制下属人员的活动。现场控制通常包含两种职能:一是指导职能,管理者针对工作中出现的问题,根据自己的经验指导下属改进工作,或与下属共同商讨矫正偏差的措施,以便使工作人员能正确完成所规定的任务;二是监督职能,按照预定的标准检查正在进行的工作活动,以保证目标的实现。在进行现场控制的时候,主管人员要避免单凭主观意志开展工作,要“亲自去观察”,因为优秀的管理者都知道亲自观察所得到的信息是唯一可靠的反馈信息,光听汇报是不够的。

(三)反馈控制

反馈控制(Feedback Control)又称成果控制或事后控制,是指从已经执行的计划或已经发生的事件中获得信息,运用这些信息来评价、指导和纠正今后的工作。反馈控制是一种最主要也是最传统的控制方法。反馈控制的目的并非要改进本次行动,而是力求能“吃一堑,长一智”,提高下一次行动的质量。反馈控制的对象可以是行动的最终结果,如企业的产量、销售额、利润等;也可以是行动过程中的中间结果,如新产品样机、工序质量、产品库存等。在组织中使用反馈控制的例子很多,如企业发现不合格的产品后追究当事人的责任并制订防范再次出现质量事故的新规章,发现产品销路不畅而相应作出减产、转产或加强促销的决定,以及学校对违纪学生进行处罚等。这类控制对组织营运水平的提高发挥着很大的作用。但反馈控制最大的弊端就是它只能在事后发挥作用,对已经发生的对组织的危害却无能为力。它的作用类似于“亡羊补牢”,而且在反馈控制中,偏差发生和发现并得到纠正之间有较长的时滞,这必然对偏差的纠正的效果产生很大的影响。

传统管理主要关注现场控制和反馈控制,而忽视前馈控制。现代管理更为关注前馈控制,在重视前馈控制的基础之上,实行全方位控制。优秀的管理者应能防患于未然,这更胜于治乱于已成,由此观之,企业问题的预防者,其实优于企业问题的解决者。