文书在四化建设中的功能

总的说，文件的功能是作为传达和贯彻执行党和国家的各项方针政策，管理国家政务，作为机关联系与处理工作的一种有力工具。具体说，可归纳为五个方面。

一、具有法律功能

各种法规是以文件的形式制定和发布的，法规文件是指国家权力机关发布的法律和行政法规，凡此统称法规性文件。法规文件具有法律依据作用，一经制订和发布生效，就必须坚决执行，国家以强制力保证它的权威。有人以“一字入公文，九牛拔不出”的比喻，说明公文有法定的权威性和约束力，即法规功能。

各种法规性文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效，用以维护社会生活的正常秩序，作为各项工作和各种活动的规范与准绳。法规文件在它有效的范围内，人人均须遵守，不得违反，国家以强制力保证它的实施。

为了适应四化建设需要和加强法制的需要，国家曾制订、修订和发布了一系列法规文件，指导与规划各项有关工作有秩序地整顿与发展。据《人民日报》报道，党的十一届三中全会以来，已经颁发了许多新的法律和行政法规，根据需要有关部门还将陆续制定新的法规。

二、具有书面领导与指导的功能

领导机关经常通过发文传达工作部署、意见和决策，对下面进行具体领导与指导。

中国共产党在国家的政治生活中居于领导地位。党政军、工农商、各类机关的工作都是在党的统一领导下进行的。党的领导主要是政治领导，党的领导机关制定和发布的各项方针、政策、指示、决定和决议等，起着传达和贯彻领导意图的重要作用，具有很高的威信，有强大的号召力说服力。

党的有关重大方针政策性文件，具有规范性质，并且通过党的各级组织和全体党员，在各条　战线和各个地区的工作中具体贯彻。

在政府系统，国家机关的上级领导部门对所属下级机关，也经常通过制发有关的指示、指令、决定、意见、计划、通知等文件，对下级机关的工作进行领导与指导。(www.xing528.com)

三、具有公务联系的功能

各类机关在日常工作和业务活动中，经常利用文件与上下左右机关进行联系。例如通知有关事项，报送工作计划、总结和报表，业务联系，经验介绍，商洽具体工作的来往公函等。这些起着沟通情况、接洽工作、处理问题作用的文书，同时具有公务联系的功能。

四、具有宣传教育的功能

把我国建设成为具有高度物质文明和精神文明的社会主义现代化强国，是要靠全国人民齐心协力，艰苦奋斗才能实现的。所以对广大人民群众的宣传教育是十分重要的。党和政府的各项方针政策，一旦成为群众的自觉行动，将会结出丰硕的成果。这就要靠宣传教育，提高广大干部和群众的自觉性和积极性。宣传教育有各种方式，党和政府机关发出的方针政策性的重要文件，不仅是进行宣传教育的重要依据，也是很好的教材，具有重要的宣传教育的功能。例如，通过党的十三届三中全会文件的学习，使广大干部和群众认识社会主义初级阶段的理论，更好地贯彻改革、开放、搞活的方针，正确对待改革中存在的问题，加速我国四化建设的进程。再如开展“五讲四美”，建设社会主义精神文明；植树造林，绿化祖国；实行计划生育；治理经济环境，整顿经济秩序；机关干部的清政廉洁，都发布过许多文件，进行思想教育。

五、具有凭证和依据的功能

文件是公务活动的文字记录，具有十分明显的凭据作用的功能。形成这类文件的目的就是作为文字凭证的。例如，合同、契约、协议等，经过双方签定，可以证实彼此许诺承担的责任和义务，作为日后监督检查的依据。介绍信、证明信以及各种证件，可以用来证明某人、某团体的身分、职务、资格以及赋予他的工作任务等。还有一些文件有比较明显的记载功能，例如，会议记录、会议纪要、机关的大事记，各种登记。可以说绝大部分文件，既具有传达意图、联系公务、处理工作问题的作用，同时也都具有凭据和记载的功能。

文件的凭据和记载功能是很突出的，这不仅是它在国家现实政治生活、经济建设、科学研究等活动中，在各类机关的工作中发挥现行效用的根据，而且这也是公务文件能够转化为档案保存的重要根据。

公务文件是党政机关档案的主要来源。档案是历史的真凭实据。档案的查考作用，正是从文件的凭据与记载作用转化而来的。历史档案，是历史研究的凭据。