一、拟稿
拟搞就是将酝酿议定的机关意图用书面形式准确、完整、系统地表现出来。拟稿一般应在正式发文稿纸上进行（式样见第148页）。拟稿不仅是文词的选择与加工，材料的组织与思想的表达，而更重要的是思想的提炼、理性化、系统化。因此，整个拟稿过程，既是思想的表达过程，也是思想的深化过程。所以，在拟稿中，既要注意选择恰当的文词准确表达机关与领导的意图，更要注意努力使这些意图完善、理性化，使写出的文件符合政策精神，符合领导意图，符合实际情况，达到观点鲜明，内容充实，方法得当，措施具体易行，能产生理想的现实效用。
当然，文书的撰写是非常复杂的，它不仅有自己的特点、要求、方法等，而且各类文书或者说根据不同需要制作的文书，都有自己的特点与要求。这些问题，已有专门研究，成了一门重要的学科——《文书写作》，或称《公文写作》。本书不详述。
二、核稿
核稿就是对文稿的审查把关工作，指在文稿送请领导审批签发之前，由机关办公厅（室）或承担拟稿任务的业务部门的负责人对拟成文稿的审核。文书部门拟制的以机关名义发行的文稿，由办公厅（室）负责人审核；业务部门承制的以机关名义发行的文稿，由该部门负责人先行审核，然后送办公部门复核，统一把关。
审核文稿对文件的质量有重要意义，与实际工作也关系极大。首先，它可为领导简政。秘书部门是为领导服务的单位，应当协助领导督促各业务单位精简文件，并且对报请领导阅批的文稿进行认真细致的审核，以帮助领导省节耗费在审阅和修改文件上的时间。相反，如果把不应上报和质量不高的文稿，一齐送给领导阅批，就使他们整日陷在文件堆中，而没有充足的时问深入基层，研究解决重大问题。其次，它利于贯彻集中统一的原则。秘书部门是承上启下、联系各方的中间环节，各业务单位起草的文稿，在上报领导阅批之前，都应经它审核平衡，根据文件性质和职掌权限，统一考虑报批、发布程序，并且避免互相矛盾、重复和脱节的现象，以利在行文办事中贯彻集中统一原则，克服和防止分散主义。第三，它利于下级贯彻执行。文件是传达政令、指导工作、解决问题的工具，必须情况交代清楚，政策界限明确，办事措施落实，表达准确通顺，体式合乎规定，才能发挥它应有的作用。如果数量多、质量差、行文乱，就不利于贯彻执行，而且也给下级增加沉重的负担，必然会助长官僚主义、文牍主义。
对文稿进行审核，主要审核是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等方面。
是否需要行文，即是否与有关文件重复，或不必要行文，或采取其它的办法处理更恰当有效。
审核公文内容，即检查公文同上级的指示精神有无矛盾，同有关部门的规定有无矛盾，同本机关过去的有关规定有无矛盾，是否需修改或宣布废除以前的规定，一个文件的前后内容有无矛盾；检查公文的政策界限是否明确，是否恰当，有无该划界限而没划的情况，有无界限规定过死或过宽、过于烦琐或过于笼统的现象；检查公文提出的措施是否合乎实际，是否落实到部门或人，执行期限是否恰当，涉及其他部门的工作或利益的措施，是否已征得其同意。
检查文字表述，即检查文字是否准确地反映了意图，是否简明扼要、通俗易懂，是否合乎语法逻辑、准确地使用标点符号，有无错、别、漏字（尤其是数字、人名、地名和其它专用名词）。
检查文种使用，即检查文种是否符合发文目的和内容实际，是否符合本机关的权限和行文关系。(www.xing528.com)
检查公文格式，即检查各部分的安排是否合乎规范，整个公文是否完整，有无缺少或漏掉的部分，有无该标注发往机关、密级、时限等而漏标或错标的现象。
文稿经过审核，如确认无误，可即送领导签发。若不合要求、规范，在商得拟稿单位同意或请示领导批准后，可采取退、改等办法处理。
退：对不需要发布或不需要以机关名义发布而由各业务部门自行发布的文稿，及内容或文字不成熟、需作大量修改的文稿，提出问题和处理意见后，退回拟稿单位。
改：对质量有些问题，但不需退回拟稿单位修改的，可根据情况采用下列方式进行修改：
A、内容比较简单，文字修改不大，秘书部门可自行修改，也可请拟稿单位来人修改；
B、急件或特急件，可请拟稿单位来人共同研究修改。
三、签发
签发是机关领导人审阅文稿后认为确应发出，即批明意见并签字。这是文件形成的关键环节，文件经领导人核准签发即成为定稿，可据此生效。
领导人签发文件，是履行其职责的一种表现，他要对所签发的文件负政治上和文字上的全部责任。因此，在签发文件时，必须对文件的内容和文字等进行全面认真的审核，防止出现遗漏。如发现重大问题，可作出指示，委托办公部门或原拟稿人根据指示精神修改后再送审。如果经审阅认为确无问题或遗漏，应签上意见姓名、日期。
领导签发文件，应贯彻分工负责的原则。以机关名义的发文，重要的或涉及面广的，应由首长或授权主持日常工作的副首长签发；属于业务问题，可由主管领导签发；会议通过的文件或一般事务性文件，可由秘书长或办公厅（室）主任签发。以部门名义的发文，一般由部门负责人签发，特别重要的可送机关领导加签。
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