一、缮印
缮印是文件由草稿成为正式文本的环节。缮印的方式有誉抄、打字、铅印等，可根据实际需要和具体条 件来确定。
缮印文件，应注意以下几点：
（一）送印前要注明缓急和密级，编好发文号，以便一并缮印；
（二）缮印应以领导签发的定稿为依据，不得擅自改动。如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系改正；
（三）印制的份数要按领导的批示确定，不得随意增加或减少；
（四）机密文件的印制要注意安全。
二、校对
校对是指以签发的定稿为标准，对缮印本文件所进行的核对工作。比较大的机关往往配有专职的校对人员，而中小机关常常是由承办人员校对。
（一）校对的意义和职责
校对是各种文件形成中的重要工序。文件，关系到党和国家的政策法令，首先要求准确无误，否则，会产生严重后果。因此，在文稿付印前，必须加强校对工作。
校对是一种极为细致的工作。它的职责是，依据原稿核对校样，消除错误和缺漏，按文件的规格校正打印或编排技术上的问题。若发现原稿有问题，应及时提请拟稿、核稿人处理，不能擅自改动。
文件的种类繁多，内容复杂，体例格式各不相同。因此，校对人员在实践中，必须努力提高政治和业务水平，以保证校对的质量。
（二）校对的程序和要求
整个校对过程，一般分为初校、复校和核红。初校、复校，须按原稿逐字、逐句（包括标点符号）校对。复校时，应先将上校样与本校样核对，校正改版中错改、漏改之处。经过初校、复校，在确无错误的前提下，即可付印。对付印样，还须进行一次校核，这就是“核红”。核红是校对的最后一道工序，对校对质量起着把关作用。经过核红，即可在校样首页右上角空白处，用红笔画一圈，内写“核”字，而后请领导签字，正式付印。无论是初校、复校或是核红，均应做到下列各点：
（1）校正错字、倒字、缺字以及其他差错；
（2）改正体例、格式、行款方面的差错；
（3）改正表格、图式、数码方面的差错；
（4）如有外文，则应逐个字母校核，并注意字体的要求；
（5）若是排印的，应注意改动处附近有无新的错误，
（6）如有附件（包括文、图、表等），也应仔细校核；
（7）改正页与页之间衔接上的错误，注意页码无误。
（三）校对的操作方法
校对的操作方法，一般可分为对校、折校、读校等三种。开始校对时，可根据文件的长短、校对人员的多寡，确定采用何种方法。
（1）对校：
1、原稿放在左方或上方，校样放在右方或下方，先看原稿，后看校样，逐字逐句核对下去。
2、校对时双目双手并用，左手中指或食指按指原稿，右手执笔点着校样；两手随两眼所视不断移动，遇有校样和原稿不符处，即标上符号。
3、校对时，眼睛要均匀地、有节奏地在每一个文字和符号上停留，并默读文句和标点符号；默读要有间歇，一般以读五六个字、一两个词或一个词组为宜，较长文句还应复核一遍。
4、原稿要看得准、记得清，这样再看校样，就能心中有数，及时发现和纠正错误。
（2）折校：(www.xing528.com)
1、把原稿放在面前桌上，把校样夹在两手的拇指、食指和中指之间，压在原稿上进行校对。
2、校对前，把夹在手指间的校样轻折一下（不使有很深的折痕），使校样和原稿上要校的文字、符号互相紧靠。
3、校对时，持校样的两手随着视线从左向右徐徐移动，并注意眼睛和两手动作的协调，使校样和原稿的文字、符号逐个接触过去，做到一眼能同时看清原稿与校样上的同一字句或符号。
4、校对时须脑、眼、手并用，全神贯注地默读文句，以默读来控制视线和校样移动的速度。
5、校到校样每行末尾处，可用双手拇指和中指向上推移校样（不必离开原稿），并用食指在校样行间轻轻压折，以便另起一行进行校对。
6、改正校样上的错误时，左手持校样，食指压校样的位置不动，右手持笔改错。
（3）读校：
两人合作进行校对，一人朗读原稿，一人看校样。读稿的人要每字、每句、每个标点符号读清楚，速度要均匀有节奏；同音字、冷僻字、另行、另页、空格、空行、文内重点、特殊格式等，都要读出。看样的人要聚精会神，认真听、认真看，对每字、每句、每个标点符号，都要辨别清楚，并改正其中的错误。
（四）校对符号
校对符号，是用来标明校样上某种错误（即与原稿不符处）的记号。校样上的错误是多种多样的，不同情况的错误，应有不同的符号标明。这样，在校样错误处标上符号后，负责打字或排版的同志，就可根据这套符号来改正错误。所以，校对人员和打印或排版人员必须熟练、准确地掌握和运用这套符号。目前所使用的主要是1981年12月20日，国家出版事业管理局发布的《校对符号及其用法》的规定。
（五）校对注意事项
1、拿到校样时，先检查与原稿是否相符，再检查原稿有无缺漏。
2、校对用笔，以色彩鲜明为好。不同校次，应用不同色彩的笔。
3、校对时，桌面只放原稿和校样，不要有其他材料。
4、原稿和校样应保持整洁，如有破损，应及时贴补。
5、改正的文字与符号，必须书写清楚，切勿潦草；若写不清楚，则应重写。
6、画引出的线要直，不要连及其他字符，不要重迭，交叉、穿行。
7、校样上需改动的字符和校对者注上正确的字符，均应用圈圈起；校对者写上说明问题的词句，则不用圈起（另在字旁加小圈）。
8、若是数人分校的校样，校对者应经常联系，以求标准与格式的统一。
9、校对中遇有疑难之处，应勤于询问研究，查阅有关资料，不能主观臆断。
10、校对完毕，应在校样首页下端签上校对人姓名、校次、起讫页码、校完日期等。
三、盖印
盖印是证实文件效力的一种手段。由于印章是代表机关职权的一种象征物，对于那些需要盖印的文件来说，经盖制发者的印章，即可生效。（参见本书第五章第二节“印章”部分）
四、装订
装订是指将两页以上的文件固定在一块。份数较少的文件，装订任务不大；份数较多的文件，则需花费较多的时间与力量来进行这一工作。
装订一般是分拣，再梳理、再加钉。若人手较多，可分工流水作业。
装订一律自左沿装订线进行。若无装订线，则订在空白与文字的三分之二处。
装订必须认真耐心，眼手结合，防止差错。
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