本节与第四节讲述文书的处理方法，本节文书的发行方式，说明发文的发出方法，第四节文书的处理方法介绍收文与内部文件的处理方法。在实际工作中，由于收发文关系的复杂性，某些发文也供内部使用，或者反之，某些收文又向外发出。因此，对某些文件来说，收文与发文的处理方法是可以互用的，而非绝然分开的。
一、行文关系与方式
文书的发行（简称行文），应根据行文关系，选择恰当的方式，按照行文规则进行。
行文关系是指机关间的文件授受关系，它根据机关间的隶属关系和职权范围确定。我国的机关从组织系统考虑，一般可分为同一系统和非同一系统。同一系统的上下级机关有领导与被领导关系，又称隶属关系；上级业务主管部门与下级的业务部门有指导与被指导关系，又称对口关系；非同一系统的机关间没有上述关系，但有时有工作协商关系。一个机关与同一系统和非同一系统的机关，由于地位和职权的不同，形成了或为上级，或为下级，或为平级的各种关系。行文关系也相应地表现为上行文、下行文、平行文。
上行文与下行文是指上下级机关（领导与被领导关系，指导与被指导关系的机关）间的行文。在实际工作中，它们之间的行文方式主要是：
（一）逐级行文即采取逐级下达（上报）或只对直接下级（上级）的行文。属于下行的，从上向下，一级布置一级，层层下达，或者上级只下达直属的下一级。如中央下达省委，省委根据本省情况再下达市委，或者中央根据需要只发到省委一级，省委不再下达。属于上行的，从下向上，一级呈报一级，层层上报，或者下级只上报所属上级。如县委将一年的工作情况总结上报市委，市委综合各县情况上报省委；或某些特殊问题县委无法解决，请示市委，市委难以答复，由市委请示省委；或有些问题只报告（或请示）直接上级，上级无需继续上报。如县委一般的请示、报告，市委可以答复处理，市委就不必再呈报省委。
在实际工作中，逐级行文是一种最常用的行文方式。
（二）多级行文即上级（下级）机关向下（上）行文时，根据需要同时发送所属的几级下（上）属机关，以至基层（中央），免得逐级转发，影响时效。属于下行的如中央某些文件直接发到团县级或基层，属于上行的，县委将某些问题报告给市委、省委、直至中央。
（三）越级行文指上级（下级）机关粮据特殊需要越过自己的直接下级（上级）机关的行文。属于下行的，如答复、办理下级的询问、联系的事项及对有关问题的处理等。属于上行如：
1、因情况特殊，逐级上报会延误时机、造成损失者，如发生战争、自然灾害等；
2、经多次请示直接上级长期没有得到解决的问题；
3、上级交办的并指定越级直接上报的事项；
4、对直接上级机关检举控告者；
5、直接上下级机关间有争议而无法解决的问题；
6、询问事项或一些无需经过直接上级的一般性联系事宜。
有些越级行文应抄送越过的机关。
同时上报下达指将同一文件同时向上级机关和所属下级机关发送。例如发给所属下级的工作安排、简报、指示等，同时抄报上级领导机关。或向上级呈报的总结，有时也发给下级机关。属于前者，往往是要下级执行、贯彻学习等，供上级了解掌握；属于后者，往往是向上级汇报，但某些情况让下级知悉等。
平行文是指同一系统的同级机关间和非同一系统的机关间的行文。采用这种方式行文可免去按系统传递增加运转层次的麻烦，节省时间，提高办事效率。
二、行文规则
机关行文遵循的规则主要是：(www.xing528.com)
1、隶属关系的行文
向上行文，主要是请示汇报工作。请示主要是那些本单位不能解决需上级明确的问题，不要事无大小，统统请示；汇报的对象是本单位的主要情况或上级要求汇报的事项，不要事无巨细，统统汇报。
向下行文，主要是下命令，作指示、批复，告知重要事项等。应根据下级实际有针对性地提出开展工作、解决问题的意见，根据文件内容恰当使用文种。同时应注意发文范围。发文范围根据文件内容、机密等次和传达要求划分。
2、业务指导（对口）关系的行文
上级业务主管部门与下级业务部门的行文应是业务回答，请示、批复、报告、指示、规定等。
3、党政行文
几属行政工作的，用行政名义行文，上报上级或下达下级行政机关。如需上级党组织知道，可抄报上级党组织；凡属党务工作的，以党组织名义行文，按党的隶属关系上报下达。党委对同级政府、人大、群众团体等不能下指示，可将有关规定发至它们的党组。党组只对上级党委负责，不得对所在机关的下级党组织下达命令与指示等。
4、联合行文
两个或两个以上的同级组织可联合行文。
5、上级业务部门对下级机关的行文
上级业务部门根据本机关的授权可答复下级机关的业务问题，但不得对下级机关下命令、作指示。
6、双重领导关系的行文
受双重领导的单位向上级请示问题，应写明主报与抄报机关，由主报单位答复请示事项。主报机关由请示事项的性质确定，谁主管此事即为主报机关。上级向受双重领导的下级行文时，应抄送另一领导机关。
7、平行文
平行机关行文主要是询问答复向题，洽谈用协作事项，知照有关情况或请求批准事项等。平行文主要使用函，或其它文种的抄送。
8、报刊登载公文
有些文件经批准可在报刊登载。其原则是：文件内容不保密，需向干部群众传达的有关指导思想、政策规定或告知有关事项等。如不另行文，应注明此字样。
9、机关内的行文权限
属于全面的或比较重大问题的文件，应以机关的名义行文，属于一般的业务事务问题的，应以某一部门的名义行文。
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