登记与收发的管理与控制：防止混乱、积压和丢失

一、登记

文件登记是给文件编号，记录文件的来源、内容和去向，以方便文件的运转、查找和统计，明确交接责任，避免素乱。设立文件登记是管理与保护文件的一种必要措施，严格履行文件登记手续是文书工作中的一项重要制度。因此，要求做到设计科学、手续完备、认真细致、消灭差错。一个机关日常往来的文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压、丢失，必须建立与健全文件的登记制度。

（一）登记的作用

1、管理与保护文件，防止积压和丢失

文件一经编号登记，有了记录，便是记了“帐”、排了“号”、上了“名册”，就有了查找依据。如共收进多少件，发出多少件，某件已送某部门办理，某件需要催办，某件已经清退或销毁，某件已归入某个卷宗等。文书工作人员可以根据登记控制与管理文件，做到有条　有理、胸中有数，避免混乱，防止发生积压和丢失。

2、便于查找文件

登记簿也是查找文件运转承办情况的一种工具。例如，检查某件是否已经发出，发出的日期或时间，检查机关发来的某件已送哪个部门办理，或需查阅某份已经归入卷宗的文件等，均可利用登记从文件编号、日期、作者、标题、承办单位、归入卷宗号等项目，了解到查找线索，及时知其下落和情况。

3、便于统计文件和做好催办工作

利用文件登记，可以统计出一个月或一年里收发文件的总数量，打印文件的总字数与份数，及平均某份文件在机关内运转处理需的时间等，以从中了解和研究本机关或术部门文书处理的状况，有利于发现问题、总结经验，研究改进的措施。

运用收文登记和催办登记，还有利于掌握与监督文件的承办和清退情况，便于进行催办工作和催退工作，防止拖拉积压和散失，提高文书工作效率，保证立卷归档文件的完整齐全。

4、作为核对与交接文件的凭据

每份文件在经手人之间传递和交接时，均应在登记上履行签收手续，以明确责任，这就是签收制度。认真执行签收制度，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。万一发生积压和丢失，便于以据查明原因和责任。

（二）登记的范围

机关收文要有明确的登记范围。不要来文必登，不然既加大了工作量，又增加了查找的困难。应该登记的务必登记，不然文件就无从查找，贻误了工作。机关来文的登记范围可根据本机关收文的数量、文件的性质和本机关的实际工作需要来确定。一般可包括以下范围的文件：

1、上级机关的领导，指导性文件；

2、上级机关针对本机关工作的文件；

3、上级主管机关的业务文件；

4、外机关联系工作、商办业务和需要复文的文件；

5、下级机关请示工作的文件；

6、其他重要文件、有参考作用的文件；

7、机密文件。

以下情况不必登记：

1、各种公开的和内部不保密的出版物；

2、一般性的公开信和不应开拆的私人信；

3、一般性简报；

4、已被综合性文件详细包括的文件；

5、行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；

6、领导“亲收”、“亲启”件。本人或委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。

（三）登记的设置

1、项目：登记有许多种，如收文登记、发文登记、发文编号登记、催办登记、打印文件登记、用印登记、传阅登记等，每种登记的格式和项目，宜根据具体工作需要设计。为了记录各个文书处理程序的有关情况，一个机关需要根据文书工作的组织情况和实际需要，设计与印刷一套由若干种文件登记组成的登记体系。

小机关文书处理集中，有的只用一、二种登记，即收文、发文登记便可。

大机关分设的若干种登记，需由承担有关工作环节的文书部门或工作人员分工掌握，以分别管理各个文书处理环节的工作。总收发室设：收文简明登记、发文简明登记。部门的内收发设：收文详细登记，发文详细登记。打字室设：打印文件登记等。

内收发的收文登记簿一般可设置以下项目：

（1）日期——收到文件的日期。

（2）收文号——收文的编号。

（3）来文机关——来文机关的名称。

（4）来文号——来文的文件号，即原发文号。

（5）文件标题、事由——文件标题的名称。标题不能反映文件内容，或无题的，要摘录文件事由，即主要内容。

（6）份数——收到来文的数量。

（7）承办单位签收——收文的承办单位或承办人员签字。

（8）处理情况——收文承办、催办的情况。有的也说处理结果。

（9）归档情况——年终向档案室归档的文件要注明档号。未归档的也可写作文书处理号。

2、要求：总的要求是，项目的设置应以清楚明了，手续严密，注意简化适用，避免繁琐为原则；格式的设计宜清晰醒目，方便填写和检查。

登记簿册经常需要翻阅，应采用比较牢固耐磨的纸张印制，以利保存。一种登记与另一种登记之间，应避免不必要的重复项目，并应注意互相衔接和配合。关于登记的设计，可以在工作中不断总结经验，适应工作情况的发展加以改进，因此不宜一次印制太多。

3、种类：登记的形式大体可分为簿册式、卡片式和联单式三种。

（1）簿册式登记：即采用预先装订成册的登记簿。这是一种迄今应用比较普遍的登记形式，它的优点是容易保存，适宜按时问顺序进行流水登记。如收文登记簿、发文登记簿等，均可分年度按文件收进和发出日期先后，依次编号登记。

（2）卡片式登记：即使用单张的卡片进行登记，每张卡片上登记一份文件，必要时也可以登记一组联系紧密的文件（例如一次会议的几份主要文件）。卡片式登记的优点，主要是它可以按照管理文件的需要，在卡片式盒里灵活地分类排列。例如，可按发文机关排列，按文件内容分问题排列，按承办部门排列，按是否已经清退归卷等各种方法排列，并且可以随时灵活调整卡片的排列位置，以方便管理，它比起簿册式登记可更迅速地检索文件。例如，将需要催办、催退的文件的登记卡片单独排放，其中某份文件已经办理完毕和清退归卷时，可在有关栏目中注明复文号或归入的卷宗号，然后将这张卡片提出放入已办完和归卷的文件的登记卡中去。每年年终，还可以利用全套文件登记卡进行多种分类排列，再加工抄录后，编制出各种检索文件的工具。如果有条　件应用电子计算机管理文件档案时，也可以在文件登记卡上加填主题词，再将登记卡逐页逐项输入计算机。

（3）联单式登记：即使用比较软而簿的纸张按两联或三联式印制的登记。这种登记形式的优点，主要在于通过一次复写两联或三联，减少重复登记某些项目，简化登记手续。使用方法：由收发人员复写登记联单以后，自己保存一联，另一联或两联随文件送给承办部门或承办人（有第三联的，在文件归卷填上归入的卷宗号以后，送档案室一联）。在交接、清退文件时，可以在联单上签收。联单也可以象卡片一样，按照管理文件的需要分类存放，先用夹子夹好，注意防止散失，然后定期装订成册。

使用卡片或联单式登记时，由于登记卡、单都是零散的单页，数量又比较多，容易弄乱或丢失，如果分类排放时插错位置，便不容易查找文件，所以必须细心认真，加强管理。(https://www.xing528.com)

关于各种登记的格式和方法，将在后面有关工作环节中讲述。

二、收发收发指文件的收进和发出，它是本机关与外机关来往行文必经的“关口”。收发工作应由机关指定的收发人员和文书人员负责。一般机关，都有收发室、负责管理封件（封装好的文件）的收进与发出，叫外收发。大、中等机关设内、外两种收发，外收发由机关总收发室负责。对于收进的文书经过简要的登记、不启封，然后转送机关办公厅（室）内收发。内收发由秘书部门和各个业务部门负责。多由部门办公室的专职或兼职的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发文件、编号和详细登记，然后将收文分送领导批办和有关人员处理，将发文转送外收发。发文时由内收发装封后，交总收发室，由外发负责发出。机关各部门的文书人员，负责文件的拆封、装封、分发工作的叫内收发。

收发工作是事务性工作，又是政治性工作，责任重大，不得马虎。负责收发工作的人员，必须熟悉本机关的职能、机构和业务分工，认真负责、准确迅速、消灭差错、做好本职工作。

收发工作的具体内容和要求

（一）点收

1、目的：点收的目的在于确保文件运转的安全可靠，并明确双方的责任。

2、步骤：点收收文时，先由外收发点收，然后进行登记，转送内收发；再经内收发点收，然后启封、登记、分送有关人员处理。发文时点收，先由内收发加封，然后登记，再送外收发点收，然后对外发出。

3、项目：检查、清点以下项目。

（1）检查收件是否确属发至本机关或本单位接收；

（2）检查发件的发往地址与收件者是否书写清楚；

（3）清点封件数目、检查编号是否与登记相符，有无错登、漏登；

（4）检查封件的封口和包装，发件是否封严，包装是否牢固，收件有无破损、散包、被拆现象等。

点收工作必须细致，收发人员接到邮递员、通信员投送的封件，或内收发与外收发互相之间收到对方转交的封件，均须根据登记按号检查与清点，确认无误，方能签名妥收。

（二）启封

1、启封人员：拆封、打封由指定的文书工作人员负责。通常内收发收到写明本机关或单位收、本机关或单位负责人收的封件，有权启封处理。但对于写明机关领导人亲收的封件，须送交有关领导人亲启或送交领导人委托的负责人（如秘书处长、办公厅主任）。

2、注意事项：

（1）启封后须检查封内文件是否取净，是否完整、齐全，有无缺员少份，错发等差错，发现问题应立即查询，错发的应及时退回或径行转递。封内填有文件清单的，应对照清单检查；填有回执单的，应在回执单上签收并将回执单退回原发机关。

（2）启封后，一般的信封和包装封皮，不必留存。但须注意，如有未写明文件作者、发文日期的文件，应根据信封和包装封皮上的发件机关、邮戳日期加以补注；对于第一次发生工作联系的机关，印有机关详细地址、电话号码、电报挂号、邮政编码等的信封，应予适当保留，以备查用。

（三）装封

1、写封皮：待发的文件，应在入封或包装以前，根据签发人批准的分发单位，准确地书写封皮。对于大批的、经常的发送单位，可以事先印制出收件机关及其地址的标签，以备用时剪贴到封皮上。这样可以省去书写的时间。

2、点份数：准备好了封皮，对照开列的分发单位和份数，逐个单位核点文件份数入封。若同时分发若干份文件给某一机关或某单位时，可以适当合并装封，以节约封筒、简化手续，方便递送。但急件、密件与一般平件，均须分别装封，不可混装。急件、密件还应在封筒明显处加盖戳记标识。

3、注意事项：入封的文件需要折叠时应折叠平整，长短应略短于信筒，留有余地，免于拆坏文件。信筒封口必须封严，不得以书钉代封。绝密文件应加“密封”封条　，待封条　干后发送，以利安全保密。

为了提高装封的工作效率，需要设置文件用柜、架或文件袋。使分发工作走在前面，除急件随到随发外，一般分件可随到随分，每日定时装封一、二次。装封时，可按设置的各有关发送单位的格、袋，排列好的顺序，贴上的标签，去进行。

（四）登记

收发文登记是管理文件的帐目，必须手续清楚、物帐相符，防止漏洞。

1、登记的范围：凡属正式往来行文、机关内部使用的文件、会议文件等均应逐件登记。前面已述，只有便条　、介绍信、回执、节假日通知等例外。特别是未经邮局和交通员递送的文件，容易形成“帐外文件”。例如本机关领导人和工作人员外出检查工作，参加会议等带回的文件；外机关领导人和工作人员来本机关接洽工作带走和带来的文件，以及本机关撰制的内部便用的文件等，尤须注意及时掌握情况，严格登记，防止形成“帐外文件”。因为“帐外文件”使人心中无数，不易控制与管理，容易造成散失和归档时收集不齐。

2、登记的形式与格式：现在多数机关，收文主要采取簿式登记；发文多用活页登记，也有采用卡片式或联单式登记。各机关可以根据自己的实际需要和习惯设置，未作统一规定。登记的内容一般应包括文件的来源、文件的特征与有关情况、处理情况等。具体项目有：收发文顺序号、收文或发文日期（急件还应写明发出、收到的具体时间）、发文号、密级、份数、来文机关、文件标题、分发单位、签收人、复文号、归卷号等。外收发不登记文件的特征和有关情况，格式比较简单；内收发需作详细登记，要求项目齐全。

3、登记的方法与注意事项：

（1）收文和发文一般应分别进行登记，内部文件如数量不多可以并入发文一起登记。密件和平件应分开登记。外收发的收文登记，如机关大、文件数量多，采用簿式登记时宜按收件单位分设若干本，以便于分送和签收。文件数量不多的小机关，可使用一本登记。

内收发的收文登记，大机关文件数量多的，可按文件的来源适当分设若干本，如上级来文登记、下级来文登记、平级来文登记等。对收文不多的小机关，可使用一本登记，采取在页边挖缺口或贴口取纸标明等办法，适当分页登记，以便查找和统计文件。

（2）收发文件须分清缓急，急件随到随登、及时处理，免于误时误事；一般平件可以分批登记，于当日处理，也不得积压。

（3）收文启封后，应在文件的右上角加盖收文章。收文章应包括本机关、单位的名称，收文日期、收文号、文件页数等项。登记时根据收文顺序编号，注意不要空号、重号。收文章式样如下。

注：收文章上填写的收文号和收文日期，要与收文登记上有关项目一致。

（4）由领导人“亲启”的收件，只登记封筒号和来文机关，日期由领导人启封后补充登记。

（5）登记要字迹清晰工整，不滥造简称，不勾抹涂改，以便日后查找。

（6）只发某个机关或分发单位较少的文件、按常规普发的文件等，可使用簿式登记，每件一行，依次登记。

所用表格式样，附后：

1、送文登记簿（内收发对外收发用）参考式样送文登记簿（16开用纸）

2、送文登记簿（外收发对内收发用）参考式样送文登记簿（16开用纸）

3、发文登记簿（内收发用）参考式样发文登记（16开用纸）

4、收文登记簿（内收发用）参考式样收文登记（16开用纸）

注：“文书处理号”为文稿和存本归入的卷宗号。

5、卡片式、联单式收文登记参考式样收文登记卡（联单）（16开用纸）

6、发文登记卡参考式样文件分发单（16开用纸）

注：适用于转发或本机关拟制的普发文件，非密级则不需“起止编号”和“清退情况”两栏。

7、收文分送簿（外收发用）参考式样收文分送簿

8、收文登记簿（内外发用）参考式样收文登记簿

注：收进文件一般由收发室人员（外收发）负责点清、登记、接收，之后传阅。较大的单位由内收发人员（文书或机要人员）收文、登记和送阅。此表通用。