（一）声像装备档案的定义
随着社会的发展以及科学技术的进步，人类不仅可以将自然现象和历史事件，通过文字表达，而且可以通过各种声像记录手段，客观、形象地反映政治、经济、外交、文化、教育、科学研究、军事、艺术、新闻等各个领域的活动，产生了与纸质的文字档案并行、载体形式特殊的声像装备档案。这些声像装备档案已成为国家档案的重要组成部分。
声像装备档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案视听档案。它是国家全部档案的重要组成部分。声像装备档案定义的基本含义有以下3个方面。
1.形成于一定的专业单位或部门
构成声像装备档案的那些文件，除了一般的工作单位以外，比较多地产生于宣传、新闻广播、电视、文化艺术、科研等部门。由于声像装备档案的产生和积累，始终根源于特定的机构或个人所进行的职能活动（如宣传报道，广播电视等），由此形成了声像装备档案这种特殊载体之间的有机联系。
2.声像装备档案的形式、功能以及处理程序有明显的特色
构成声像装备档案的那些文件材料，其形式、功能以及处理程序与普通的公文有明显的不同。一般均有特殊的形式、固定的功能以及规范的处理程序。
声像装备档案不同于一般的文字档案，新的记录技术与新型载体为声像装备档案提供了新的形式。记录技术的发展使声音和图像的记录手段逐步发展到感光记录、磁记录和激光记录。
声像装备档案具有固定的功能。它以声音和图像作为信息交换的方式，再现社会活动和各个历史阶段某些自然景观、人类活动以及科研工作的全貌与细节，运用某些手段，将某些瞬间动作化快为慢、化慢为快，为人们的利用提供方便。
声像装备档案中的照片、录音带与录像带都有比较规范化的处理程序。照片档案是由底片、照片以及文字说明相互补充而成。录音与录像带，都是利用磁记录设备将待记录的信息转变成电信号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息，并用设备将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来。录音与录像磁带的形成与处理程序，是按照一定的原理，有规律地进行的。但声像装备档案一般情况下不参加公文运转过程，绝大部分也不纳入公文运转范围，它有自己的一套办理程序。
3.声像装备档案必须辅以文字说明(www.xing528.com)
声像装备档案是以声像记录材料的特殊载体为主，文字说明为辅的一种历史记录。文字说明在声像装备档案的构成中，是不可缺少的要素。文字说明是画面、音响形象的译写，声音和图像以及文字说明缺一不可。如果没有文字说明做补充，就会使人无法明白声像装备档案所反映的时间、地点、人物、背景等具体情况。所以，声像装备档案除特殊载体外，还必须辅以文字说明作为补充。
（二）声像装备档案的特点
声像记录不需在纸上传播信息，而是在现代技术产生的新载体材料上传播信息。声像装备档案具有如下一些特点。
1.形意结合，形象逼真
一般的文字档案不如声像装备档案那样给人以活灵活现的感觉。有些事件或活动，通过连篇累牍的文字也很难表达清楚，然而通过反映事物变化的照片、录音、录像等，则很快就可以解决问题。声像记录和文字说明是形意结合的整体，它们互相依存、互相印证、互相补充。声像装备档案是人们活动的声像记录，它可以使利用者有“身临其境”的感觉。声像装备档案是以画面的可视形象，生动地展现在读者面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受。声像装备档案的形象性与直接感受性超过其他类型的档案。
2.时间感、空间感强烈
一般载体的档案，作为相互交换信息的工具，在时间与空间上是有限的。而声像装备档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，它的时间感与空间感比一般档案强烈，甚至进行超越时空的远距离传送，这是一般档案所望尘莫及的。声像装备档案可以把转瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。
3.易复制、好转移，原件与复制件难区分
声像记录品容易复制，而且难以区分原件与复制件。一般的纸质档案、原稿与复印稿是很容易区分的，而要区分原版磁带与制作精良的磁带复制件，以及区分原版底片与制作精细的翻版底片，那是十分困难的。
同时，纸质档案的书写记录与书写载体间的关系是难以分割的。而记录在声像装备档案载体上的信息，可转录到感光胶片、磁带和光盘上。而且作为声像装备档案载体的磁带可用来多次记录，使它成为各种相互依存技术的产物。声像装备档案向不同载体间的转移，有改变原始信息质和量的可能。随着科学技术的发展，胶片、磁带、磁盘、光盘等所记录的声像信息比纸质档案更易复制。因此，对声像装备档案的原件和复制件要认真区分，以便于保管和利用。[1]
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