数据表的创建与使用技巧

表是整个数据库的基本单位，同时它也是所有查询、窗体和报表的基础。简单来说，表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。

（1）创建新的数据表

选择“创建”选项卡，可以看到“表格”组中列出了用户可以用来创建数据表的方法，如图3-7所示。

图3-7　创建数据表

（2）字段的类型

在Access 2016中提供了10余种字段类型，下面分别介绍这些字段的作用。

①文本：文本类型字段主要用于存储文字或文字和数字的组合，如住址；或是不需要计算的数字，如电话号码等，是最为常用的字段类型之一。它又分为短文本和长文本两种，主要区别是短文本的字段长度不能超过255个字符；

②数字：用于需要进行算术计算的数值数据，如年龄、成绩等。它又分为整型、长整型、单精度型和双精度型等，其中最常用的是长整型和双精度型；

③自动编号：如果在表中设计了自动编号字段，那么在表中新增一条记录之后，系统自动为其添加一个顺序编号，通过自动编号可以保证数据记录的唯一性；

④货币：用于存储一些与货币相关的数据，如价格等；

⑤是/否：即布尔类型，用于存储逻辑值。除此之外，还提供“真/假”“是/否”“开/关”3个选项；

⑥OLE对象：用于存储来自于Office或各种应用程序的图像、文档、图形和其他对象；

⑦日期/时间：用于日期和时间格式的字段，如出生日期等；

⑧计算：存放计算的结果。计算时必须引用同一张表中的其他字段。可以使用表达式生成器创建计算；

⑨超链接：用于存放通过超链接方式链接的对象，如通过这个超链接跳转的文档、网页等；

⑩附件：存储数字图像等二进制文件的首选数据类型；

查阅向导：可以构建一个组合框来输入字段值，这个字段值可以是表、查询中的引用，也可以手动输入值。(www.xing528.com)

（3）使用“表设计”创建数据表

使用表的“设计视图”来创建表主要是设置表的各个字段的属性。而它创建的仅仅是表的结构，各种数据记录还需要在“数据表视图”中输入。通常都是使用“设计视图”来创建表。下面将以创建一个“学生信息表”为例，说明使用表的“设计视图”创建数据表的操作步骤。

①打开数据库Student.accdb；

②点击“创建”→“表格”→“表设计”按钮，进入表的设计视图，如图3-8所示；

图3-8　表的设计视图

③在“字段名称”栏中输入字段名“学号”，在“数据类型”下拉列表框中选择该字段的类型为“文本”，在“说明”栏中的输入为选择性输入，可以不输入，如图3-9所示；

图3-9　字段设置

④用同样的方法，输入其他字段的名称，并设置其相应的数据类型，如图3-10所示；

图3-10　字段类型设置

⑤单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在“表名称”中输入表名“学生信息表”，单击“确定”按钮保存表，如图3-11所示；

图3-11　保存表

⑥这时弹出的对话框提示尚未定义主键，单击“否”按钮，暂时不设定主键；

⑦单击屏幕左上方的“视图”→“数据表视图”按钮，切换到“数据表视图”，如图3-12所示。在各字段中输入数据即可。

图3-12　学生信息表

用同样的方法建立数据表“学生成绩表”，如图3-13所示。

图3-13　学生成绩表