高效库存管理信息系统

（1）企业背景

A企业是一家加工企业，随着改革的深入，该企业的生产任务日益繁重，从而对库存管理的要求也更加严格。在传统的手工管理阶段，物料从进货到发货，需要经历若干环节。由于物料的规格和型号非常繁杂，业务人员素质较低等因素，造成物料供应效率低下，严重影响企业的正常生产。手工管理阶段，库房与管理部门之间的信息交流比较困难，造成库存严重积压，极大地影响了企业的资金周转速度，使得物料管理和数据统计成为比较麻烦的问题。

如今，A企业的竞争压力越来越大，企业要生存，就必须在各个方面加强管理，并要求企业具有更高的信息化集成，能够对企业的整体资源进行集成管理。现代企业都意识到，企业的竞争是综合实力的竞争，要求企业有更强的资金实力，更快的市场响应速度。企业各部门之间统一规划，协调生产步骤，汇总信息，调配集团内部资源，实现既独立又统一的资源共享管理。A企业为了提高库存周转率，加快资金周转速度，决定开发“库存管理信息系统”。

开发“库存管理信息系统”的目的是建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新、统计功能的管理信息系统，满足工作人员进行综合查询、模糊查询及数据更新要求，从而更加方便地管理库存物品。

（2）需求调查

需求调查是管理信息系统分析与设计的基础，开发并实施一个完整的管理信息系统，首先要了解用户的需求，形成系统需求说明书。在此基础上进行系统分析、系统设计和程序编码等工作。A企业在需求调查过程中发放了8种不同种类的调查表，要求相关人员对其进行逐条逐项地填写，对现行系统的业务流程进行了详细调查。

①现行系统业务流程

通过大量的调查，当前A企业的业务流程为：各车间向商品供应部门提出某种物料的需求计划，仓库将相应的物料发放给各车间，一般要经过计划、库房管理等流程，其业务流程如图9-1所示。

图9-1　业务流程图

②现行系统存在的问题

使用手工管理，账目繁多，库管员、计划员和企业决策者间的信息交流困难，使得物料供应效率低，影响企业生产。月末报表会耗费大量的人力，而且手工处理报表容易造成错误，从而影响数据的效率和准确率，造成不必要的损失。因此，企业必须建立相应的库存管理信息系统，使其能根据市场情况，及时合理地采购所需原料，又能科学地对原材料进行管理，统筹安排人力、物力、财力，有效地改善当前管理的混乱状况。

库存管理是企业管理的重要组成部分，在企业生产经营活动中，库存管理既必须保证生产车间对原材料的需求，又直接影响采购、销售部门的购销活动。为加快企业资金的周转，在保障供给的前提下，最大限度地降低原材料的库存量，节省企业流动资金的占用，直接影响着企业的经营效益。根据对该企业库存管理情况所做的调查，发现该企业在库存管理方面存在着如下问题。

●不能及时获得库存信息

在企业运行过程中，管理人员必须实时获得各种商品的库存量，在库存数量小于最低库存限度的时候，应向供应商进行订货；在库存数量大于最高库存限度的时候，应停止进货。实际操作中，由于物料种类多、数量大，需要进行仔细地核对，不仅费时，而且容易出错，从而影响企业快速有效地运转。

●库存信息不够准确

仓库管理员根据入库单、需求计划单和领料单进行商品的入库、出库操作，需要随时修改商品的库存信息和出库、入库信息，以便及时反映库存状况。实际工作中存在的主要问题有：商品种类多、数量大、出库入库操作频繁等，造成库存记录和实际库存量不一致，需要通过盘点来纠正误差，既耽误时间，又增加了工作量。

●无法及时了解车间对库存商品的需求情况

需求计划单下达后，由于库存商品与车间的关系复杂，送料员依据个人经验给各车间分配所需商品时，缺少入库、出库相关信息，经常出现车间缺少某原料时才知道该原料的需求情况，此时如果库存量不足，将会导致车间停产。车间对库存物料情况不了解会使企业的生产和销售环节发生混乱，使企业无法正常运行。

③库存管理系统的特点

传统企业库存管理存在的问题难以适应现代库存管理要求，所以现代企业库存管理系统需要具有以下的特征。

●科学的库存管理流程

物料的种类不同，涉及的业务环节及业务流程也各有差异。库存业务包括入库处理、货物保管和出库处理三个主要部分。业务流程是保障高效库存管理的基础，应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。企业库存管理系统对企业的业务流程进行流程再造，使其更加通畅，提高企业在同行业中的竞争力。

●商品代码化管理

一个好的代码方案对于系统的开发是极为重要的事情。优化的代码设计可以使计算机处理信息变得十分便捷。信息技术与编码技术的结合为商品的高效管理提供了可能，这种编码技术对所有库存商品按照层次和类别赋予唯一的编码。编码是区分不同商品的主要标准，具有易读和易记的特点，管理者只需知道商品的编码，就可以了解该商品的相关信息。

●库存异常报警

当库存数量小于商品的最低库存限度的时候，系统发出警报，提醒管理人员应向供应商进行订货；在库存数量大于商品的最高库存限度的时候，系统也会发出警报，提醒管理人员应停止商品的进货。企业库存管理信息系统既能防止商品供应滞后于车间对它们的需求，也能防止商品过早地进货，对企业的生产起了保障作用，同时节省了企业的流动资金。

（3）系统分析

系统分析的任务是在全面调查的基础上，通过对现行业务的分析，提出系统的目标要求和功能分析的总体逻辑模型。

①数据流程图

根据系统调查阶段的数据资料，并依据用户的要求，确定该企业管理信息系统的基本功能和工作过程如下：首先车间提出需求计划，库房管理员根据库存情况，决定是否购货，如无须购货则通知车间前来取货，否则库房管理员通知采购员购货，当货物到达后进行入库处理并通知车间前来取货。

根据上述要求，绘制出系统的数据流程，如图9-2所示。

图9-2　数据流程图

②数据字典

数据字典是用来描述数据流程图中的数据项、数据流、数据存储、加工处理逻辑等组成部分的严格定义，下面给出本系统的数据字典示例，由于数据项较多，每类只给出一个例子。

●数据项的定义

●数据流的定义

●数据存储的定义

●处理逻辑的定义(www.xing528.com)

（4）系统设计

①功能模块设计

库存管理信息系统的目标是保障企业生产所需物料的供给，通过有效的管理，提高库存周转率，降低资金占用。根据系统分析结果，绘制出系统的功能模块如图9-3所示。

计划管理的主要功能是根据各生产部门上报的生产、维修及用料计划与已有的采购合同计划及库存情况等信息建立数据库，及时根据生产计划的变更，修改商品计划，生成商品采购清单。

库存管理模块中各子模块由数据录入、修改、删除、查询等模块构成。数据录入模块包括对商品库存文件的数据录入、商品购买文件的数据录入、商品出库文件的数据录入；数据修改是对上述三种文件中的数据进行修改；数据删除同数据修改功能基本相同。

图9-3　功能模块图

②系统开发环境

系统开发的主要软硬件环境如下：

③商品代码设计

为了和手工管理阶段的商品管理方式一致，商品信息编码以数字表示。根据行业标准，所有商品分为19大类，每大类又分为若干小类，在小类中根据商品规格型号的不同以卡号进行区分。商品代码的设计方案如图9-4所示。

图9-4　商品代码设计方案

④数据库设计

数据库是管理信息系统的核心，数据库设计是建立一个应用程序最重要的步骤之一。数据库设计一般在需求分析和数据分析的基础上进行概念设计、逻辑设计和物理设计。

●概念设计

对A企业的调查中了解到系统中的实体类型主要有：供应商、商品、领用单位等，实体间的相互关系为：供应商与商品之间存在多对多的供应关系，商品与领用单位之间存在多对多的出库关系。

主要实体的属性是：

供应商：供应商编号，名称，地址，电话，传真，银行帐号；

商 品：商品编号，名称，类别，规格，单价，单位，库存量，存放位置，用途；

车 间：车间编号，名称，联系人，电话；

库存管理系统中的实体间关系如图9-5所示。

图9-5　库存管理E-R图

●逻辑设计

逻辑设计的任务是把概念结构转换为相应的逻辑结构。概念设计所得到的E-R模型，是独立于数据库管理系统的，逻辑设计就是把概念结构的E-R图转换成关系模型的逻辑结构。把图9-5中的关系转换为规范的逻辑关系模式。

●物理设计

物理设计的目的是根据某种具体数据库系统的特征，确定数据库的物理结构。关系数据库的物理设计任务包括两个方面，一是确定所有数据库文件的名称及其所含字段的名称、类型和宽度；二是确定各数据库文件需要建立的索引。库存管理系统所用到的表的结构如表9-1、表9-2、表9-3、表9-4、表9-5、表9-6和表9-7所示。

表9-1　库存台账表

表9-2　合同台账表

表9-3　计划台账表

表9-4　供应商信息表

表9-5　商品信息表

表9-6　车间信息

表9-7　用户信息

⑤系统处理流程设计

该企业的库存管理信息系统包括：计划管理、库房管理等子系统，系统运行流程如图9-6所示。

图9-6　库存管理系统流程图

实现系统的代码较长，因为篇幅原因不再赘述。