高效运营采购管理信息系统

采购管理信息系统在运营阶段，除了需要技术支持外，更重要的是开展适当的管理工作。只有坚持高水平、严要求的管理，才能使系统始终处于良好的运行状态，最大限度地发挥信息系统的作用。采购管理信息系统运行阶段的管理目标就是对采购管理信息系统的运行进行实时控制，记录其运行状态，同时根据实际情况，进行必要的修改与扩充，以便使采购管理信息系统真正符合企业的需求，为企业今后的采购活动和经营决策提供服务。

采购管理信息系统是一个人机系统，它是计算机信息技术在企业采购管理信息方面的具体应用。采购管理信息系统的开发完成只是系统成功的一部分，更为重要的是系统投入运行后，如何进行有效的管理，以便采购管理信息系统为企业的经营决策活动提供有力的支持。采购管理信息系统不仅要满足企业内部管理的需求，还要满足有关管理部门对经营管理信息的需要。因此，系统运行不仅要考虑企业内部从决策层到中层管理者再到生产人员对采购信息的需求，还要考虑相关外部因素的制约。对企业来说，采购管理信息系统运行要从采购管理信息系统的整体目标和具体要求出发，充分考虑企业计划、生产、技术、供销、市场、人力资源等方面的要求。从采购管理信息系统的物理构成来看，它是由计算机硬件、软件、数据、规程和人员等要素组成的。合理地配置采购管理信息系统的软硬件和人员等，是维持系统高效运转满足管理需要的前提和保证。因此，企业在运行采购管理信息系统时加强组织管理工作是十分必要的。

1.系统运行的管理制度

建立采购管理信息系统运行的管理制度，是保证系统高效运行并充分发挥系统功能的必要条件。为了确保系统安全、正确地运行，除了遵守我国政府出台的各项法律法规外，还有建立企业自身的系统运行管理制度，通常情况下包括以下四个方面的内容：

（1）基础数据管理制度。该制度包括对数据收集和统计渠道的管理，计量手段和计量方法的管理，原始数据的管理，系统内部各种运行文件和历史文件的归档管理等。

（2）运行管理制度。该制度包括各类人员的构成、各自职责、主要任务，系统操作规程，系统安全保密制度，系统修改规程，系统定期维护制度，系统运行状态记录和日志归档等。

（3）机房管理制度。该制度主要规定系统操作人员、维护人员及值班人员的责任、义务权限和任务；采购信息管理系统日常运作记录，包括值班日记、系统故障及排除故障日记；机房设备安全管理和维护制度，应急情况的处置方案等。

（4）技术档案管理制度。该制度主要包括采购信息管理系统硬件、软件系统的使用和保管制度；系统开发文档的保管制度；系统维护和二次开发的技术文档资料的规范及管理制度；技术资料的购买、使用和保管制度。

2.系统日常运行的管理

采购管理信息系统正式投入运行使用后，日常运行的管理工作是相当繁重的。首先需要明确的是，采购管理信息系统的管理不只是对设备本身的管理，还包括对数据及人员等方面的管理。

（1）数据管理工作。与采购相关的数据是采购管理信息系统进行信息处理的原材料，数据的准确性与及时性直接关系到系统输出结果的正确性与时效性。如果没有及时、准确、完整的数据，即使系统的处理能力再强，也无法获得有价值的信息。在系统运行过程中，对数据的管理主要体现在数据收集方面。数据收集包括数据采集、数据校验和数据录入三个方面。数据采集要求及时、准确和完整。如果数据采集工作出现纰漏，就无法保证系统接收到的数据的真实性与有效性。系统信息采集管理人员，应该通过各种办法，加强数据采集人员的技术水平和工作责任感，及时对采集人员的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所采集数据的质量，为系统有效工作打下坚实的基础。数据检验工作要求检验人员必须具有实事求是的工作精神，同时要对系统所处理的业务有足够了解。数据的正确与否，仅仅依靠字面上的理解是不够的，还需要检验人员深入理解数据的逻辑含义，这就要求检验人员要有一定的实际工作经验，这样有助于数据鉴别工作的顺利开展。数据录入工作的要求是迅速与准确。录入人员的职责在于将经过检验的数据录入系统。在录入过程中，录入人员并不承担对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行甄别审查的责任，只是将数据及时、准确地录入系统，同时保证录入系统的数据与纸面上的数据严格一致，绝不能任意改动数据格式和内容。(www.xing528.com)

（2）人员管理工作。在采购管理信息系统日常运行过程中，对人员的管理工作主要包括三个方面的内容：第一，明确规定每个工作人员的任务及职权范围，尽可能确切地规定各类人员在各项活动中应负的责任、应做的工作、处理问题的方式、工作的程序等，要对其进行明确的授权。第二，企业对于每个岗位的工作要有定期的检查与评价，建立行之有效的评价指标体系。这些评价指标要尽可能地包含定量的尺度，以便检查与比较。同时，评价指标体系要有一个客观和便于操作的衡量方法，并且真正按照这些标准去衡量各类人员的工作。第三，企业要在工作进行过程中不断地对工作人员进行培训，促使其提高自身的工作能力与工作质量，从而提高整个系统的运行效率，为企业产生更大的价值。

3.系统运行情况的记录

在完成各项日常运行管理工作的同时，系统工作人员还应对系统的工作情况进行详细的记录。通过对系统工作情况的记录所获得的第一手资料，有助于对系统的管理和评价。从系统运行之初，就应该及时记录和积累系统运行情况的详细资料，各种工作人员都应该担负起记录运行信息的责任。在采购管理信息系统运行过程中，主要应该记录以下五个方面的资料：

（1）系统工作数量。它包括开机时间，日报、周报、月报的数量，每日、每周、每月录入数据的数量，系统中积累的数据量，数据使用频率，用户临时要求的数量等。这些数据反映了系统的工作负担和提供信息服务的规模，是反映采购信息管理系统功能的最基本数据。

（2）系统工作效率。它是指系统为了完成所规定的工作，占用的人力、物力及时间的数量。例如，完成一次季度报表的编制耗费了多少人力、物力及时间。又比如用户提出一个临时的查询要求，系统花费多长时间才能输出所需结果。此外，还要记录系统在日常运行中，例行的操作所花费的资源量。

（3）系统所提供的信息服务的质量。与其他服务一样，信息服务同样要求保质保量。如果采购信息管理系统生成的报表，并不是企业管理经营活动所需要的，会造成管理人员使用起来并不方便，那么，这样的报表即使生成的再多、再快也毫无意义。此外，信息服务的质量范围还包括使用者对于信息的提供方式是否满意，所提供信息的准确程度是否符合要求，信息提供得是否及时，临时提出的信息需求是否能够得到及时响应等。

（4）系统的维护情况。采购管理信息系统中的数据、软件和硬件都有一套更新、维护和检修的工作规程。在进行这些工作的同时，要详尽、及时地予以记录，主要包括维护工作的内容、情况、时间、执行人员等。这不仅是为了系统的安全和正常运行，而且有助于系统的评价及进一步扩充。

（5）系统的故障情况。在系统运行过程中，无论系统发生何种故障都要及时地记录下来，主要应该记录故障发生的时间、故障的现象、故障发生时所处的环境、处理人员、处理方法、故障排除的结果、事后处理措施、故障产生原因分析。这里所指的故障不只是计算机硬件本身的故障，还包括整个采购管理信息系统在运行过程中出现的问题。比如，由于原始数据收集不及时造成的报表未能按时生成，又或者原始数据有错造成系统错误的处理结果的出现，这些都不是硬件本身的故障。值得注意的是，这些错误的数据也是非常有用的资料，如何避免再次出现这些错误，对于整个系统在未来的扩充和发展具有重要的意义。

对于采购管理信息系统而言，系统日常运行情况的信息主要靠手工方式进行记录。虽然一些较为复杂的采购管理信息系统具有自动记录运行信息的功能，但也需要手工记录作为补充手段。例如，使用者的满意程度，所生成报表的使用频率等信息就只能用手工方式收集和记录。因此，对于任何采购管理信息系统来说，都必须要有一整套严格的系统运行记录制度，并要求相关人员严格遵守和执行。为了能够完整准确地记录系统运行信息，一方面，着重要求在系统运行信息所发生的时间、地点由当事人据实记录，绝不能代填，以保证信息的真实性和可追溯性。另一方面，采用固定的信息填写格式，在记录过程中要使用标准化的记录语言，以免模糊不清地表达造成对信息的误读。同时，需要填写的内容应该含义明确和用词准确，并且尽量给予定量的表述。对于不易量化的内容，尽量采用分类、分级的方法，让工作人员进行选择或评分。总而言之，要采取一切办法，尽量翔实、准确地记录采购信息管理系统的运行情况。