在进行企业档案信息化整体规划时,需要明确其发展目标,以企业实际情况为基础,制订出符合并适应企业现状发展的规划方案,发挥出企业档案信息化的潜能。
(1)总体规划因素
企业档案信息化建设属于基础性的服务建设,因此在企业进行总体发展规划时,要注意基础性的服务建设,阶段性地实施项目规划。在进行企业整体规划时,不少企业会忽略企业档案信息化建设,甚至没有企业档案信息化建设规划,导致在进行企业档案信息化建设时缺乏目标和方向。
只有当企业档案信息化建设和企业整体规划相互融合之后,才能为企业档案信息化建设指明发展方向,贯彻落实企业档案信息化的每个环节,使得企业档案管理工作变得越加井然有序,体现出科学、合理的企业档案信息化建设。
同时,要制定科学合理的规章制度,而不是“生搬硬套”,只有结合企业的具体情况,才能为企业解决实际问题,促进企业档案信息化的进一步发展。(www.xing528.com)
(2)管理制度因素
在管理制度方面,有些企业对档案信息化建设存在错误认知,盲目开展,造成资源的浪费,具体表现在以下方面:①随着企业对档案信息化建设的逐步重视,其逐渐成为档案管理工作的重要内容,许多企业在实践过程中开始不断尝试,然而在实际的执行过程中存在冒进行为,即完全忽略企业的实际情况,盲目开展,导致企业档案部门资源的浪费;②企业的档案利用率很低,很多时候,企业档案信息仅仅是在库房中“吃灰”,而不是活跃在企业的各个部门,没有得到相应的利用。同时,企业档案相关人员在进行档案处理工作时,没有进一步的鉴定工作和相应的处理措施,甚至很少销毁企业档案,这会影响或制约企业档案信息化建设进程,会让人质疑企业档案信息化的必要性。
综上所述,在进行企业档案信息化建设时,必须明确档案管理工作的目标、思路,结合企业的具体情况和成本管理,结合企业发展的总体规划,建立科学、标准、规范的档案管理制度,为企业档案信息化添砖加瓦。
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