规划和管理制度在组织中的因素

在进行企业档案信息化整体规划时，需要明确其发展目标，以企业实际情况为基础，制订出符合并适应企业现状发展的规划方案，发挥出企业档案信息化的潜能。

（1）总体规划因素

企业档案信息化建设属于基础性的服务建设，因此在企业进行总体发展规划时，要注意基础性的服务建设，阶段性地实施项目规划。在进行企业整体规划时，不少企业会忽略企业档案信息化建设，甚至没有企业档案信息化建设规划，导致在进行企业档案信息化建设时缺乏目标和方向。

只有当企业档案信息化建设和企业整体规划相互融合之后，才能为企业档案信息化建设指明发展方向，贯彻落实企业档案信息化的每个环节，使得企业档案管理工作变得越加井然有序，体现出科学、合理的企业档案信息化建设。

同时，要制定科学合理的规章制度，而不是“生搬硬套”，只有结合企业的具体情况，才能为企业解决实际问题，促进企业档案信息化的进一步发展。(www.xing528.com)

（2）管理制度因素

在管理制度方面，有些企业对档案信息化建设存在错误认知，盲目开展，造成资源的浪费，具体表现在以下方面：①随着企业对档案信息化建设的逐步重视，其逐渐成为档案管理工作的重要内容，许多企业在实践过程中开始不断尝试，然而在实际的执行过程中存在冒进行为，即完全忽略企业的实际情况，盲目开展，导致企业档案部门资源的浪费；②企业的档案利用率很低，很多时候，企业档案信息仅仅是在库房中“吃灰”，而不是活跃在企业的各个部门，没有得到相应的利用。同时，企业档案相关人员在进行档案处理工作时，没有进一步的鉴定工作和相应的处理措施，甚至很少销毁企业档案，这会影响或制约企业档案信息化建设进程，会让人质疑企业档案信息化的必要性。

综上所述，在进行企业档案信息化建设时，必须明确档案管理工作的目标、思路，结合企业的具体情况和成本管理，结合企业发展的总体规划，建立科学、标准、规范的档案管理制度，为企业档案信息化添砖加瓦。