建设企业档案信息化制度方案

企业档案信息化的建设离不开制度的规范，只有建立完善的管理制度和宏观指导，才能在信息化建设过程中做到游刃有余，胸有成竹。建立一个条理分明、科学合理的企业档案信息化系统，可以从以下方面着手。

（1）明确目标和原则

无论做什么事情，我们首先要知道这件事情的目标，这样才能保证一直在正确的方向上前进。因此，在进行企业档案信息化建设时，首先要明确其目标和原则。

企业档案信息化建设的核心目标是提升企业管理水平并完善企业信息化标准，因此在进行企业整体信息化发展的规划时，就需要考虑企业档案信息化建设，注意两者的相互结合和融合，协调发展，将企业档案信息化建设和企业发展需求结合起来，建立科学、合理的管理系统，实现企业档案资料的保管、收集和利用，可以按照实用、逐步推进与效益发展原则开展（图4-8）。

图4-8　建设企业档案信息化的原则

实用原则要求企业在进行档案信息化建设时，要综合考虑企业的现实需求，如资金投入、设备建设等，不要盲目开展建设，造成不必要的资源浪费。

逐步推进与效益发展原则要求企业在进行档案信息化建设时，不要急于求成，要有组织、有计划地推进各个阶段的工作。(www.xing528.com)

企业档案信息化建设服务的目的是提高企业效益，因此在建设过程中必须衡量投入和产出、整体和局部、社会效益和经济效益等问题，注意企业的现实情况。

（2）建设科学合理的管理机制

档案信息管理机制是企业进行档案信息化建设的重要前提和保障，为企业档案信息化提供制度保障和管理保障，需要经过以下几个步骤。

第一，建立组织机构。如果想对企业档案进行管理，就需要拥有专门的组织机构，配合进行档案管理工作，如对企业各个部门的信息进行整理和归纳。

第二，明确档案管理职责。企业档案部门是信息集成中心，对企业档案有管理的职责，其重点是构建企业档案信息管理系统，并负责后续的服务工作。

第三，制定相应的企业档案管理制度。企业档案工作人员在进行档案工作时，需要遵守一定的规章制度，使企业档案工作更加标准和统一。例如，对企业信息的收集、录入等管理工作制定严格的标准，对访问权限和密码进行严格规定等，通过建立企业档案信息化制度，促进企业档案信息化工作的顺利进行。

企业档案信息化建设以企业为中心，需要协调企业的各项需求，帮助企业制定发展战略。对企业档案工作者来说，要在档案信息化的基础上，汲取成功的经验，不断创新，做好档案信息服务工作。