企业档案数字化的应用及优化方法

随着信息技术的不断发展，数字化的管理模式日渐成熟，开始应用到企业档案管理之中，有效推动了企业的生产、经营、发展。和其他档案管理模式相比，企业档案数字化管理具有无可比拟的优势，是不可或缺的网络管理形式，普遍应用在企业管理之中。

为了让企业档案数字化技术和管理可以在企业中得到更好的应用，首先需要了解其特点和功能。

（1）企业档案数字化管理的特点

①便捷的信息资源。

对企业档案进行数字化管理，可以形成便捷的信息资源，通过计算机的硬件、软件和网络服务等设施来识别、查询企业档案信息，十分方便，为企业的生产经营活动提供了必要的信息支撑。

便捷、良好的档案信息资源不仅可以保证企业快速获取相应的信息资源，还可以提升企业对这些信息资源的利用率。

②具有较高的数字化标准。

和其他档案管理模式相比，企业档案数字化管理的数字化程度较高，具体体现在以下方面。

第一，企业档案数字化，不仅需要符合电子档案的相关要求和规定，还要符合国家关于档案数字化的标准和规定，遵守其相关的规章制度，使得企业档案数字化越来越标准。(www.xing528.com)

第二，企业档案数字化管理，对数字化的标准要求很高，这是由数字化管理自身的性质和特点决定的。

③大范围的网络应用。

企业档案数字化需要应用网络技术，即要通过各种类型的网络获取企业档案信息，因此，需要联合网络。在进行企业档案数字化管理时，为保证信息数据的充分性和完整性，可以对网络的应用功能进行优化，使之更加便捷地为企业提供信息，加强档案管理的级别。因此，大范围的网络应用必将是企业档案数字化管理需要具备的特点，这样才能使网络功能得到最大限度应用。

（2）企业档案数字化管理系统的功能

企业的档案数字化管理系统的管理对象是数字化档案，主要对数字档案进行处理和管理存储等工作，具有数字化处理功能和管理存储功能（图5-3）。

图5-3　档案数字化管理系统的功能

档案的数字化处理功能可以帮助企业纠正企业文件中存在的错误，使文件的内容正确，企业档案管理要合理使用档案的数字化处理功能。

档案的管理存储功能可以更加便捷地存储企业的文档、数据等资源，企业要充分发挥利用这项功能，为企业提供信息检索平台。