档案数字化管理流程的优化

在进行企业档案数字化工作时，需要按照一定步骤进行，其档案数字化的管理流程有以下几个步骤。

（1）开展档案数字化工作的需求调研

无论做什么事情，都需要提前做好调研。同样，在开展档案数字化之前，需要对其进行调研，调研内容如下：

第一，调查档案馆的企业档案的数量和质量，并了解和掌握现有的管理和服务状况。

第二，对国内外同类档案机构进行调研，总结其经验教训，并分析档案数字化工作的效益。

第三，对档案数字化工作进行可行性分析，明确其工作目标，并制定相应的制度、预估需要的资源（人员、资金、时间等）。

第四，对档案数字化工作进行分析总结并提出相关的建议，然后对上述工作进行总结并形成调研报告，也可以聘请第三方机构进行调研。

（2）制订档案数字化工作计划

在调研报告的基础上，制订档案数字化计划。首先，需要明确档案数字化工作的目标、内容、人员和职责分工。其次，对运用的主要技术指标和方法、安全管理措施、经费预算等做出规划。(www.xing528.com)

制订档案数字化工作计划，不仅可以科学、合理地安排各种资源，掌握工作质量和工作进度，还可以保证档案数字化合法、标准，获得较高的投入产出比。

（3）明确企业档案数字化工作方式

在组建企业档案数字化工作队伍时，企业可以选择多种工作方式，不同的工作方式各有优点，其效果也不相同，具体包括自主生产、外包生产、请进加工和外出加工几种（图5-16）。

图5-16　档案数字化工作方式

另外，根据是否利用档案原件，档案数字化工作方式可以分为直接加工和间接加工两种。前者是指利用数字化技术对档案原件直接开展数字化工作，如纸质档案和照片档案数字化处理，在该过程中的数据转换需要直接利用档案原件，属于直接加工。后者是指对非档案原件进行数字化处理，主要包括微缩档案的数据转换，如可以利用拷贝片进行转换，通过微缩胶片扫描仪将其转换为电子图像数据，不会对档案原件产生损伤，属于间接加工。

企业在明确档案数字化的工作方式之后，需要根据工作方式的不同配备不同的条件和资源，包括场所、资金和时间等。如果采用自主加工或外出加工的方式，还应制定相关的档案数字化规章制度，对相关人员进行培训，使企业档案数字化工作更加规范。

（4）监控和评估档案数字化工作

在开展企业档案数字化工作的业务流程中，需要实时进行监督和检查，保证业务流程顺利进行。同时，企业还应对企业档案数字化的成果进行评估，评估内容包括数字档案资源的利用率、保存情况、易用性等方面。评估结果可以为档案数字化工作的改进提供依据，也是衡量企业档案数字化工作的标准。