创新项目档案管理机制优化

企业工程项目档案中包含着大量的文件材料，从项目立项到项目验收，其中会经历诸多环节，如设计、施工、监理等，在这些环节运行的过程中，会形成各类档案。这些档案不仅是整个工程项目的真实记录，还是项目运行、维护和管理的重要依据。

和其他类型的文件不同，项目文件具备全面而真实、准确而完整的特点，项目档案的建立必须符合相应的法律法规。无论是项目设计还是项目验收阶段，其产生的文件文档资料，必须严格按照相关的规定进行收集、整理、归档、立卷等工作，对失职的单位和人员要依法严肃处理。

（1）建立企业项目档案收集、归档制度

第一，根据相关的规定，明确企业项目档案负责人，由其对在项目过程中产生的文件材料负责。在企业和其他单位签订合同时，需要在合同中提出在档案管理方面的要求，包括提交的档案的内容、数量、要求和违约责任等，从法律的角度，保证项目档案的顺利收集和归档。

第二，对那些涉及引进技术和装备的项目，档案工作人员需要进行开箱验收，严格按照相关的程序和步骤进行，即档案材料需要首先向档案部门移交，如果确定需要使用，可以通过办理借阅方式的使用，通过这样的方式，可以确保项目档案材料的准确性和完整性，不易出现差错。(www.xing528.com)

第三，如果企业承接或开展的项目涉及建设工程项目，那么，在进行档案收集工作时，要格外注意收集工程质量检查、工程变更等方面的材料，按照国家规定对竣工图纸进行编制。当工程项目竣工时，其工地现场的档案专员需要按照要求做好档案材料分类工作，及时向档案部门移交，进行归档和立卷工作。

（2）对项目涉及单位的制度要求

在企业项目档案中，国家级特大型建设和改造工程项目的档案是其中的重点，往往涉及很多法律法规，企业档案部门需要对这类项目档案重点管理和监督。在项目建设过程中，企业档案管理部门可以要求项目单位及时填报《企业工程项目档案资料管理情况登记表》，通过这种方式不仅可以督促项目承办单位做好档案工作，还可以及时掌握项目进度和具体的档案管理情况，做好监督和服务工作。

同时，企业档案部门及其相应的项目主管部门，要深入施工现场，在第一现场获得最原始、最真实的档案资料，为工程项目档案的建立加强指导，提供相应的档案服务。