项目建设期的企业档案管理优化方案

（1）企业档案部门进行统筹规划

在项目建设期，随着项目施工的进行，每天都会产生大量的文件资料，因此派驻到各分项目的档案专员需要保证驻守在工作现场，随时向企业档案部门报告分项目的具体进展，以便企业档案部门实施节点控制管理，其流程如下（图6-8）。

图6-8　企业档案部门节点控制的流程

各个分项目的档案专员向企业档案部门报告在施工现场遇到的不同问题，企业档案部门每周召开一次项目进展例会，针对这些问题进行研究并总结，然后将会议结果发送给各个分项目经理部和相关单位，及时解决问题。同时，制作工程项目进展统计报表，实时监控记录工程项目的进展，并每周一次将报表发送给相关领导和各分项目经理，使他们对工程项目有整体的了解，以做到统筹规划，稳步推进。

除此之外，企业档案部门还需要进行不定期抽查验收，制定项目档案管理抽查验收制度，从制度上保证项目单位和项目档案专员的积极性，使他们对项目档案管理工作保持热情和认真负责的态度。

（2）项目相关单位积极配合

进行企业工程项目档案工作，不仅需要企业档案部门统筹管理，还需参与工程项目建设的单位进行配合，需要将工程项目档案管理工作作为建设施工日常工作的一部分，使之常态化，放到与工程质量同等的地位。可以从以下方面着手。

第一，负责企业项目督查的部门，在对企业项目开展督查工作时，可以同时督查企业工程项目档案管理工作的开展情况，这样会使各个分项目经理更加重视企业项目档案工作，有助于企业项目档案管理工作的顺利进行。(www.xing528.com)

第二，在进行分项目结项验收工作时，同时对项目档案收档工作进行审查，以保证企业项目档案的质量。

第三，采用适当的手段激励参与建设的相关单位，使其做好企业项目档案工作，如采用经济手段，对完成项目档案文档收集和编制工作的单位进行评价，如果其项目档案具有较高的质量，可以采取现金奖励的方式；而对项目档案管理不合格的单位采取适当的惩罚措施，从而起到激励和警示的作用，提高所有施工人员对企业项目档案的重视程度。

（3）企业档案部门和临时档案室相互配合

制定相应的管理制度以保证项目档案可及时进行整理。

各项目经理部对项目档案有收集和整理的职责，其相关单位需要按照规定和要求及时移交到工地临时的档案室，在进行初步分类归档后，定期将档案移交到企业档案部门进行统一归档立卷。在这个过程中，需要企业档案部门和施工现场的临时档案室相互配合。

临时档案室所负责的主要工作是，对相关的施工单位产生的文档材料进行签收和移交，为确保档案的完整和安全，一般由派驻的档案工作人员和项目材料经手人员共同签字，并集中统一保存在临时档案室，随后派驻的档案工作人员对施工单位移交的材料进行预立卷工作。需要注意的是，临时档案室处于工地，需要加强安全保卫工作，做好防火防盗、防热防光等档案保护措施，保持警惕，防止事故的发生。

企业档案部门的主要工作职责是，对临时档案室移交的档案材料逐份进行审查，将移交过来的档案全部打散，重新进行整理、分类、组卷和编目等工作。需要注意的是，对案卷中不规范的文件材料，需要及时进行补签和抢救，这需要临时档案室及时做好配合，以保证入库档案的齐全、完整和规范。

在工程项目实施建设阶段，企业档案部门必须做到实时监控企业项目档案的产生、积累和整理工作，需要采取各种有效的措施和方法，保证其顺利开展。