幼儿园档案管理的流程与要求详解

幼儿园的档案管理是一个经常性工作，需要在平时做好档案的收集、整理、保管和利用工作。利用是档案管理工作的最终目的，能否有效利用，需要建立在合理的收集、整理和保管工作基础之上。

(一) 档案的收集

档案收集是指按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。通过建立和健全归档制度，将需要上交的档案材料及时上交到档案室，实行统一管理。归档的材料由谁负责收集以及由谁上交档案室都要责任明确，不能出现活动开展的轰轰烈烈，档案资料收集工作无人问津或者相互推诿的局面。什么材料有价值需要归档，要有明确的规定，具体收集的材料可以列出清单，明确告诉收集人，让收集人做到心中有数，免得丢失遗漏。归档的材料什么时间上交，也要明确规定，不能拖拖拉拉，要及时完成。上交的材料要达到什么标准，也要有明确的规定，要整洁、清晰、完整。

(二) 档案的整理

档案的整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。上交的档案比较零散，档案管理人员需要进一步将这些材料条理化。平时积累的档案材料不要随手丢弃，要及时归类保存。如果没有专门的档案管理人员，兼职档案管理人员若不能及时归档，也要完整保存档案资料，另找时间及时进行系统的归类整理。

(三) 档案的保管

档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的任务，就是了解档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性。

(四) 档案的利用

档案利用，是指档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案的利用价值得以实现的过程。

拓展阅读7-6

某幼儿园档案管理制度[7]

一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。

二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。

三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。

四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。

五、室藏档案、资料要每半年清点一次。

六、要加强对档案的安全工作，制定“八防”，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。

七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。

八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进行整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

九、归档范围:凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。

十、归档时间:各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。(www.xing528.com)

十一、归档要求:

1． 归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸。

2． 归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，科学的立卷、分类、编目。

3． 档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。

检测

一、思考题

1． 幼儿园财务管理的指导思想。

2． 幼儿园财务预算的基本原则。

3． 幼儿园财务管理的主要内容。

4． 幼儿园财务预决算的主要工作要点。

5． 幼儿园档案管理工作重要性的具体体现。

二、实践题

组织一个讨论活动，首先讨论下每个人每学期或每月的生活费开销情况。大家可以针对其不合理开支提出建议。然后组织大家从幼儿园财务、财产管理的角度，谈谈如何做好幼儿园的财务、财产管理工作。学习委员负责做研讨记录。

[1] 刘煜．基层档案室的档案安全工作——以河南省省直机关第一幼儿园为例［J］．河南科技，2011(3):23

[2]小草的博客．《档案利用实例》序言［EB/OL］．http://blog．sina．com．cn/s/blog_530321f70100ad7s．html，2013－12－24

[3] 刘东斌．档案利用和档案价值的反思［J］．档案管理，2004(1):10

[4] 曾大庆．谈谈幼儿园档案建设［J］．河南教育(幼教版)，2013(9):25－27

[5] 吴邵萍．幼儿园管理与实践［M］．南京:江苏教育出版社，2012:242－249

[6] 吴邵萍．幼儿园管理与实践［M］．南京:江苏教育出版社，2012:242－243

[7] 妈咪爱婴网．幼儿园档案管理制度［EB/OL］． http://www．baby611．com/jiaoan/gl/zcfg/201307/15113382．ht-ml，2014－02－09