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办公室工作的基本职责与要求

时间:2023-07-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:及时、准确、全面地为领导提供信息是办公室的一项重要任务。可见,后勤工作也是办公室工作的一项内容,其内容包括办公用品、办公设备、固定资产的管理,车辆、环境、行政经费及食堂、宿舍的管理等方面。因此,在办公室管理工作中,安全保密工作始终是一项重要内容。因此,协调工作是必不可少的,这一任务只能由办公室这一综合部门来承担,办公室应当把协调工作当作自己的一项经常性的任务来完成。

办公室工作的基本职责与要求

办公室有大有小,不同单位的办公室所承担工作的范围也不尽相同,有的面窄一些,有的面宽一些,一些基层单位的办公室甚至是包罗万象的。尽管各级各类办公室机构不尽相同,但其主要职责和基本任务都是一致的,概括起来包括如下方面:

(一)日常事务性工作

日常事务性工作,是指为维护单位的正常运转而进行的具体事务的执行、管理工作,如值班工作、前台工作、印信管理、差旅管理、日常考勤、接待工作、督查工作等。日常事务性工作的范围,因单位性质、规模和办公室职责划分的不同而各异。

(二)文书处理工作

根据领导指示做好公文处理工作,包括公文的起草、制作、传递工作,也是办公室的一项重要任务。办理公文要熟悉公文的种类和格式,要注意公文的程序、行文关系和行文规则、规范。拟文要注意掌握各种公文撰写的要领和技巧,力求简明扼要,便于阅处。

(三)档案管理工作

各个单位的档案材料是本单位自身工作活动的真实记录,具有重要的凭证作用和参考作用。各级各类办公室应该十分重视各类档案资料的管理,搞好档案的收集、整理、保管和利用,充分发挥其应有的作用。

(四)会议管理工作

开会议事是党政机关和企事业单位的重要工作方法之一。办公室是会议的主要组织者,对做好会务工作有着不可推卸的责任,也是它所承担的重要任务之一。所谓管理会议,一方面要协助领导搞好各种会议的审批工作,控制一切不必要召开的会议;另一方面要努力改进会风,提高会议的质量和效率

(五)信息工作

办公室是沟通上下左右、联系四面八方的主要渠道。及时、准确、全面地为领导提供信息是办公室的一项重要任务。各级各类办公室都应逐步建立起完整的信息网络,搞好信息的收集、传递、处理和反馈工作,以适应领导科学决策的需要。(www.xing528.com)

(六)调查研究工作

调查研究是办公室的基本任务和重要职责,因为办公室是领导的助手和参谋,要发挥参谋助手作用,有效地参与政务、管理事务、搞好服务,离不开调查研究,各级各类办公室都必须注重并加强调查研究工作。

(七)总务后勤工作

各单位都有自己的后勤管理工作。在我国的一些机关和大型企事业单位,有单独设置机关事务管理部门管理后勤服务工作的,但大部分机关和单位的后勤工作是由办公室承担的,即使设有专门负责后勤工作机构的部门,办公室也还负责一些领导人员的后勤服务事项。可见,后勤工作也是办公室工作的一项内容,其内容包括办公用品、办公设备、固定资产的管理,车辆、环境、行政经费及食堂、宿舍的管理等方面。

(八)安全保密工作

许多单位设有专门的保卫部门,也有一些机构,将安保事务纳入办公室工作中,这样消防安全、保卫工作和保密工作就能很好地融合到一起。办公室的工作人员在领导身边工作,由于工作的需要,知密时间早、内容多、程度深,因而在保密工作方面有比其他部门工作人员更为直接和重要的责任。因此,在办公室管理工作中,安全保密工作始终是一项重要内容。

(九)协调工作

各级各类单位内部的各个业务部门具有自己的特点和各自的管理形式、工作方法,在实际工作中,在处理一些错综复杂的具体问题时,认识上的差别是经常出现的,也就是说不协调的现象是难以避免的。现代管理是要发挥整体效益。因此,协调工作是必不可少的,这一任务只能由办公室这一综合部门来承担,办公室应当把协调工作当作自己的一项经常性的任务来完成。

(十)综合工作

各单位都有大量的综合工作,比如收集掌握上级方针政策和本单位决策的贯彻落实情况,撰写工作总结、工作部署等全局性文件材料,办好工作简报和机关刊物等,这些综合性工作都是由办公室承担的,都是办公室工作的内容。在实际工作中综合工作与调查研究工作有着密切的关系,在许多单位,综合工作往往是由调查研究机构和负责调查研究工作的人员承担的。

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