要开展办公室管理活动，必须具备办公环境、办公用品、办公信息、办公制度和办公机构等必要条件，这就是办公室管理的基本内容。
（一）办公环境
办公环境是直接影响办公室工作效率的基本要素之一，办公环境包括物质的和抽象的环境、内部的和外部的环境。物质环境指办公楼的建筑、办公设备等情况；抽象环境指本办公系统与管理的各种实体之间，以及与其他办公系统之间的相互影响、约束控制、领导与被领导的关系等。内部环境是单位内的物质抽象环境；外部环境是与单位办公活动相关联的外部社会环境。
（二）办公用品
办公用品主要指办公室管理活动中所使用的各种工具和设备，它是从事办公室管理活动的必要条件。
办公用品一般分为三部分：
1.传统的办公室用品及设备，如纸张、笔墨、算盘、手工复印机等。
2.现代化办公设备，如移动电话、文字处理机、传真机、复印机、摄像机、录音机以及其他办公自动化设备。
3.办公家具。随着科学技术的发展，过去那种认为有办公桌、椅子、卷柜等就足够支撑办公室管理活动的观念早已发生变化，办公家具是否齐备、科学，将会直接影响办公室管理的效率。
（三）办公信息
办公信息是办公室管理的主要对象，从信息处理的角度看，办公室管理就是对办公信息进行处理的过程。办公信息处理可以分为四个方面：
1.信息生成。这是指从上司、社会等信息源采集信息，按办公目标制成一定形式的信息。
2.信息传输。包括公文的收发和口头信息传递等活动，如接打电话，组织、召开会议等。
3.信息加工。包括秘书拟稿、翻译、标引、摘录、编辑等工作，可根据办公信息处理过程和特点，分为事务性信息处理和研究性信息处理。
（1）事务性信息处理是一些例行公事处理，多属交办性业务，主要由中、下级人员完成，业务特点是繁杂、琐碎、重复、量大，需要计算机的支持，是办公自动化的先行部分，也是速见成效的部分。
（2）研究性信息处理需要运用人的智力或创造性思维来从事调查研究、综合分析等，其处理结果应具有一定的创造性、决策性、预测性，信息产品中的大部分可服务于领导决策。
办公信息处理实际上就是办公室工作的信息化，换言之，就是把一般办公室的主要工作环节，诸如公文的收、发、处理、清退、归档等看作对信息的收集、加工、传递（输入/输出）的过程。
4.信息管理。包括文件整理归类、归档、存档、清退、检索等。
（四）办公制度(www.xing528.com)
办公制度是实现办公室规范化管理的前提，包括建立制度和组织实施两个方面。建立制度是前提，组织实施是关键。
一般把办公室建立的各种规章制度称为办公室岗位职责，它有如下主要内容：
1.工作项目名称的规范化。工作名称往往直接反映某项工作的特点、范围和重要性。制定工作规程，首先要有个恰当的名称，最好用全称，以避免产生误会，如《××××公司销售部奖惩制度》不能随意缩写为《奖惩制度》。
2.明确规定工作内容和范围。这是工作规程的核心部分，它要求以具体任务为中心，明确规定项目的定义、目的、性质、职能、职责、权限等因素。
3.不同岗位人员的专业化要求。指完成该项工作必须具备的知识、技能条件等。
4.工作基本程序。制定各项工作的基本程序的要求是：
（1）要指明办公信息流程的路线、渠道条件、工作步骤、各步骤要解决的问题和处理方法等。
（2）要注意工作的简化原则。
（3）要确定具体目标，工作间的关系尽可能“直接挂钩”，不搞“间接搭桥”。
（4）要上下级关系对应，避免多头领导。
5.标准化要求。这是指要制定出完成工作质量、数量和时限等量化的指标。
6.政策依据。办公制度必须与现行的国家政策、法规等保持一致，并且要及时反映政策的变动。
7.明确协作关系。对组织内各工作单元的协作关系必须规定清楚。
8.接受监督。这主要指外部监督关系，包括明确监督来源、监督渠道、监督方式和监督内容等。
（五）办公机构
办公机构是办公室中的基本职能单位，如国务院、省、市等各级政府行政管理部门中的部、委、厅、局、处、科等。办公机构是办公活动的组织形式，是发挥办公室管理、组织职能的必要条件。
我国的办公机构有多种划分方法。有按管理职能划分的，如政府部门的综合司、法规司、财务司、下设处等机构；企业单位设立的生产科、财务科、供销科、人事科等。有按管辖区域划分的，如政府部门的各职能系统：邮政系统、铁路系统等，各自独立自主处理管辖区域内的有关事务。还有按行业和产品划分的，将某一行业的业务集中进行管理，如国家烟草专卖局、国家粮食和物资储备局等。这种划分适用于经营生产性管理单位及文教、卫生、体育等管理机构。也有按服务对象划分的，如侨务办、港澳办等机构。办公机构的设置与划分将直接影响办公室管理系统的组织结构。
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