值班工作的相关制度与规定

“制度是决定性的因素”，做好办公室值班工作，必须要建立全面的、可行的制度，做到“有规可循”；同时也要加强制度的宣传、教育，增强值班人员的制度和规矩意识；对于制度的推行而言，必要的检查、督察不可或缺，要通过问责来倒逼制度的执行。

在值班工作中，应当建立并严格遵守的制度有如下几项：

（一）值班岗位责任制度

值班岗位责任制度，是对值班工作的职责范围及值班纪律的明确规定。值班人员必须尽职尽责坚守岗位，做到人不离岗、人不离机（主要包括电话机、计算机和传真机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息等。值班人员绝不能擅离职守，有事必须提前请假，由主管领导另行安排人员值班，如无临时替班人，不得离开岗位。在值班室内不得进行娱乐性活动，以保持值班工作的严肃性。

（二）值班记录制度

填写值班记录是值班人员最基本的工作内容之一，必须明确要求，形成制度。值班人员在值班期间接收到的信息、掌握的动态、接待的人员、处理的问题以及尚未办结和备忘的工作，要用简洁、明确的文字填写值班日志，以便保持工作的连续性，为下一班值班人员提供工作方便，也有利于保留好值班工作的第一手资料，以备日后之用。

在日常工作中，需要固定填写的值班记录包括：值班电话记录、值班接待记录、来访人员登记、值班日志四种，依次对应表2-1-1 至表2-1-4。

表2-1-1　值班电话记录

表2-1-2　值班接待记录

表2-1-3　来访人员登记

表2-1-4　值班日志

值班日志是值班工作的原始记录，其内容包括：值班时间、人员、处理有关问题时领导的指示以及处理结果，需要交代下一班工作人员处理的待办事宜等。值班日志既是不同人员交接班时确保值班工作可以顺利延续的重要文件，也是领导全面掌握值班情况的重要参考资料。因此，一定要按照规定，完整、全面、细致地进行填写。

（三）交接班制度(https://www.xing528.com)

交接班是值班人员沟通情况、交接工作、保持值班工作连续性的活动，凡有值班的地方必须建立交接班制度。根据各系统工作性质不同一般分为两类：

一类是集体交接班制度。值班机构的所有工作人员集体进行交接班，通报值班期间发生的大事、领导的批办意见、办理到什么程度、接班人员还需做什么工作；接班人员也可就不明事项、相关细节进行询问，以便工作衔接紧密、运行流畅。集体交接班通常安排在工作日早晨刚刚上班即早晚班交接时进行，如由前一晚值班人员汇报当班情况，值班主任或带班人通报有关情况并布置当天工作。

另一类是相接的值班人员单独交接班制度。值班人员将值班期间记载在值班日志上但尚未完成的工作，逐项交给下一班的值班人员，以保证值班工作的连续有效性。交接班很重要，制度要严谨、程序要规范，相关交接手续要完整，容不得半点疏忽。

（四）印信管理制度

值班人员对于印信的使用和管理，一定要按照本单位的有关规定执行。明确印信使用范围和管理细则，严格履行印信使用手续，印章和介绍信由专人管理和使用。执印人按规定或经领导授权用印及开具介绍信、证明信时，要办理用印登记手续，填写值班用印登记表（表2-1-5），公章的使用情况每年要统计上报。

表2-1-5　值班用印登记表

表2-1-5 前五项由经办人填写，并在经办人栏签名。用印媒体，指加盖印章的文件、介绍信等；用印数量，指本次用印的数量；批准人，指具有签批资格的领导；签章人，指掌管印章的有关人员。

（五）保密制度

保密是值班工作的重要职责之一，制定严格的保密制度十分重要。值班室是信息的枢纽，工作中常常涉及一些带有机密性的事情和文件，所以要求值班人员认真执行有关保密规定。值班日志和值班报告要妥善保管，离开办公室时不得把文件遗留在办公桌上；不在可上网的计算机上办理公文；不用普通电话讲涉密内容，用保密电话讲涉密内容时声音不要过大；闲杂人员不准随意进入值班室，不在值班室接待私人客人；不与无关人员谈论秘密事宜，不随意透露领导人的行踪及家庭情况等。

（六）请示报告制度

值班人员有处理问题的权力界限，对于超出权限的重要事项，一定不能擅自主张，要本着认真、慎重、负责的原则，严格按规定要求先请示、后办理。即便遇到十分紧急的情况，也必须边请示边处理，尽可能请领导做出决断。值班报告（表2-1-6）应简明扼要讲述事项内容、涉及的单位、拟采取的措施，经领导批示后注明领导意见，办理完毕要将办理结果及时报告，做到事事有回应。

编号： 值班人：

表2-1-6　值班报告

为保证值班室有一个良好的工作环境，还应建立一些必要的辅助性制度，如“会客制度”“卫生制度”“接访制度”“考勤制度”和“安全保卫制度”等。