介绍信管理及注意事项

（一）介绍信的基本知识

介绍信是一种简化的公文，是机关、团体、企事业单位向有关单位介绍被派遣人的情况与任务时使用的一种专用信件，具有介绍和证明两种作用。

1.介绍信的形式

常见的介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，为印制好的两联，一联供外出人员使用，一联做存根保存，两联上盖骑缝章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关印章。

2.介绍信的种类

（1）行政介绍信。当单位人员调动工作时，需要出具这类介绍信，介绍被调人员的姓名、职务、级别，被调往何单位、任何职务。被调人员持这类介绍信到新单位报到。

（2）组织介绍信。这是单位人员调动工作时，接转组织关系的书信。被调人持这类介绍信到新单位报到，可以证明被调人的政治面貌，参加新单位的组织生活。

（3）专用介绍信。这是外出联系业务、洽谈工作或办理相关事务的书信。

（二）介绍信的管理使用

1.介绍信的填写要求

介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。介绍去参加会议的，应写明参加什么会议；介绍去联系工作、商洽问题的，应写明联系什么工作，商洽什么问题。介绍信上一般都有“有效期：×年×月×日止”字样，此处务必填写，严禁开具无时间限制的介绍信。

办公室工作人员要对开出的介绍信负责，若介绍信由别人填写，办公室工作人员要做核对，看内容是否明确具体，有没有超出其工作范围，信文与存根记载是否一致，等等。经检查无误后再加盖单位印章。

介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事项的应及时通知前往办事的单位，防止冒名顶替。对空白介绍信，要严格控制，特殊情况下开出的空白介绍信，用后多余的应归还。

严禁将印章带出单位或在空白介绍信上加盖印章，在印章使用中发生问题，按“谁批准、谁负责”的原则追究责任，严肃处理。

图2-3-1　简易介绍信模板

2.介绍信的印制和保管

正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

3.介绍信的开具

开介绍信要经过一定的批准手续，审批手续因联系公务内容的不同，分别由有关领导或部门负责人批准。一般来讲使用单位的介绍信，需经本单位的领导人或办公室负责人批准，对于不涉及本单位重要事务的一般性事项，由授权印章管理人员负责掌管。

开具介绍信应有编号和骑缝章，存根要与介绍信的内容一致。在实际工作中由于工作需要，得到领导同意后可以开具留有一定空白的介绍信。这种特殊情况就需履行领导人亲笔签署意见的手续，并尽可能在介绍信上填上事前能够填写的项目，如办事人的姓名、所要办的事项及期限，只留下抬头由经办人员填写，这样就使空白介绍信限制在一定的范围内。同时在开具介绍信时要注明具体用途，不可简单地写上“联系工作”等笼统的说辞。

4.介绍信的使用

凡领用介绍信需经单位领导批准，工作人员不得擅自开具发放。开具介绍信应由办公室人员填写领用人姓名、身份、去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致，于落款处及骑缝上应加盖两次公章。使用介绍信要有明确的规定，即什么事由谁批，超出规定范围的，应先请示而后办。对于介绍信的批准人应在存根上做记载，有批条的应将批条粘贴在存根上。对于一些下属部门较多的单位，办公室工作人员要把好关，在一般情况下不直接为下级单位人员开领导机关介绍信。

【范例】

印信管理制度(www.xing528.com)

第一章 总 则

第一条 为规范本单位印章申请与刻制、改刻与废止、管理与使用，特制定本制度。

第二条 本规定中所指印章是在单位发行或管理的文件、凭证文书等与单位权利义务有关的文件上，因需以单位名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第二章 印章管理

第三条 本单位所有印章的申请、刻制、改刻与废止均由办公室主任提出并制定方案，报单位负责人批示。方案中必须将所指印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限做出说明。

第四条 单位印章的刻制由办公室主任负责，如单位其他部门所用印章有更换或改制，则需将原印章交还于办公室主任处，办公室主任需将废止印章妥善保存，保存期限最少三年。

第五条 单位各部门如遇印章散失、损毁、被盗的情况，部门负责人应迅速向单位办公室递交说明原因的报告书，办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。

第六条 办公室主任应将单位内所有印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。

第七条 印章在单位以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年、月、日以及申报者姓名汇总后报办公室主任。

第三章 印章使用

第八条 本单位各部门如因工作需要使用公章时，首先应当如实填写“用印申请单”（表2-3-1），连同需盖章文件一并交印章管理人。

第九条 印章管理人需认真核对申请单和所提交的文件在内容、数量方面是否一致，确认无误后，方可盖章。

第十条 盖章结束后，应将相应文件复印留底，同时填写用印登记表（表2-3-2）。

第四章 印章借取

第十一条 单位印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。

第十二条 印章原则上不准带出单位，如确因工作需要，需经单位负责人批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。

第五章 用印方法

第十三条 公司印章应盖在文件正面。

第十四条 盖印文件必要时应盖骑缝印。

第十五条 除特殊规定外，盖单位章时一律应用朱红印泥。

第十六条 使用单位名称章时，名章一般盖于单位名称、部门名称及出差地点的右侧。但单位名章与职务名章并用时，应盖于名称中间或竖写名称的下方。

第十七条 使用职务名章时，通常盖于职务名称的右下。如竖式书写则盖于下方。

第六章 附 则

第十八条 本规定从发布之日起实行。