办理职工群众来信的基本要求及工作程序

（一）办理职工群众来信的基本要求

办理群众来信的基本要求是：及时拆封、详细阅读、认真登记。

1.及时拆封

当日来信当日拆。拆封时应保持信封、邮票、邮戳、邮编、地址及信内材料的完整。

2.详细阅读

应认真细致、准确领会来信意图、要求及反映的情况，从中筛选出重要信、紧急信。

3.认真登记

收到来信后，要严格按照办信工作要求和信访工作计算机管理系统操作程序及时按来信内容逐件、逐项填写或输入计算机，确保信息、数据的准确和完整。

（二）办理来信的工作程序

办理来信的程序一般包括接收、阅信、登记、转办等。

1.接收

主要包括拆封、装订、盖戳。当日收信，当日拆封，并加盖收信日戳。拆封前首先要检查收信人单位、姓名和发信人的地址，看是否属于自己所受理的范围，以免拆错。拆封时要注意：

（1）要保护信封和邮票、邮戳的完整，以便佐证投信时间和地址。若发现原信封无邮票，应说明。

（2）来信如缺张少页，应注明。

（3）随信寄来的证件、现金、各种票证、证券和其他贵重物品，要逐一清点核对，登记清楚并妥为保管。

（4）如来信要求保密，应予尊重，不得任人翻阅。

（5）装订时，信纸与信封一并装订，信纸在前，信封在后。上级机关和其他部门附转办单转来的信件，转办单、信封要与原信一并装订，转办单在前，信封在后。如果来信页码是颠倒的，要按照顺序调整过来。装订后，要在信的右上方空白处盖收信日戳，收信日戳应有收信单位名称和收信日期，如无收信日戳，也要另行注明收信单位和日期。

2.阅信

对于来信，只有细心阅读，了解全篇内容，才能做出恰当的处理。所以，阅读要集中精力，认真细致逐字逐句地体会，理解和掌握来信者的意图、要求及反映情况的各个过程。如果来信篇幅过长、内容繁杂、字迹潦草，要反复多看几遍，直到了解来信的全部内容为止；来信若用外文或少数民族文字，如看不懂，可以请有关部门代译；来信来电用文言、方言、拼音、电码等看不懂的，要请教有关同志。同时阅信时要注意，对当日收到的来信，要先行浏览一遍，对其中的要信、急信要及时处理；对重复来信，要持慎重态度，只要不是内容相同的印刷信或复制信，都要同初信一样对待。(www.xing528.com)

3.登记

在来信登记卡片或来信登记簿上按照项目填写来信的基本情况，字迹要工整清楚，用词要简明准确，条理分明，不失原意。群众来信登记卡（表2-6-1）的主要内容有：

（1）来信人的姓名（或化名）、通信地址和工作单位，由其他单位转来的信，应注明转信单位。

（2）来信的内容摘要。一般采用摘记的方法，写明来信反映问题所发生的时间、地点、主要情节和过程，涉及的单位和人员来信人的要求和愿望，既要概括全面，又要抓住中心。

（3）拟呈送的具体部门或者领导，如果领导作出批示，应标注好领导意见并明确承办人员，保证事项落实。

表2-6-1　群众来信登记卡

在登记时还应注意以下几种情况的处理：

（1）遇到与前信内容相同的重复来信，要注明收信时间、数量、办理情况，倘若有新内容，则应补记。

（2）对随信寄来的证件、现金、票证或其他物品，应逐一登记清楚。

（3）对上级发函交办、领导批示的来信，本级信访部门发函交办、已有处理结果和已向上级机关报结了的来信，都应另册登记，并在原阅办登记卡或簿册上注明，以便查考。

（4）经办人员要在登记卡片或登记簿上签署姓名，以示负责。

4.转办

转办就是办公室根据来信反映问题的性质，按照“分级负责、归口办理”的原则，转交给有关地区、部门或单位处理，这是处理人民来信的一种重要方法。

办公室在转办群众来信时，应注意以下几个问题：

（1）对揭发、控告信件，要转给被揭发控告单位或它的上一级机关和领导人，问题重大的，原信一般不要下转，可用摘抄转办的方法处理，不要公开来信人的姓名和单位。

（2）对紧急信件，要先用电话、电报或其他方法通知有关地区或单位采取措施，做好工作，然后将原信附函转出。

（3）对信中附有的现金和原始证件，分别以汇单、挂号或机要件退回，严防丢失。

（4）对反动信件，在呈送领导审阅后，转公安部门处理，严防扩散。