书信，是人际交往中最古老的方式之一，书信以书面语言向特定对象传递信息和交流思想感情，使人们在不能见面的情况下，通过字里行间体现出的揖让进退，感受到“见字如面”的亲切感。虽然现在普通的书信大都被电子邮件和社交工具所取代，但是在特定场合和情形下使用专用书信，仍有其存在的价值。本节主要介绍申请书、倡议书、建议书和推荐信、表扬信、感谢信、慰问信等专用书信的写作和规范。
（一）申请书
1.申请书的含义与作用
申请书是个人或集体向有关部门、组织表达某种愿望或提出某种要求时所使用的一种文书。申请书的使用范围十分广泛，个人对组织表述志愿、理想和希望，要使用申请书；下级单位在工作、生产、学习、生活等方面对上级部门有所请求时，也可以使用申请书。
2.申请书的分类
申请书从用途上划分，有以下几类：
（1）思想政治生活方面的申请
这种政治申请一般是指加入某些进步的党派团体，如申请加入中国共产主义青年团、中国共产党、工会或参军等。
（2）工作、学习方面的申请
工作、学习方面的申请如入学申请、带职进修申请、工作调动申请等。
（3）日常生活方面的申请
日常生活方面的申请诸如申请福利性住房、申请开业或申请困难补助等。
3.申请书的格式与写作要求
申请书的结构由标题、称谓、正文、结语和落款五部分构成。
（1）标题
申请书的标题有两种形式：一是由性质加文种构成，如“入党申请书”；二是只用文种“申请书”做标题。
（2）称谓
需另起一行，顶格加冒号写明接收申请书的单位名称或领导人姓名，如“×××党支部”“尊敬的校领导”等。
（3）正文
正文一般分为三个部分：申请内容、申请原因、决心和要求。
申请书开篇就要向领导或组织提出申请的具体内容。要开门见山，直截了当，不要含糊其词；然后阐明申请原因，说明申请书的目的、意义及自己对申请事项的认识；最后需要表明自己的决心、态度，或者需要上级帮忙解决的具体事项。申请书应写得具体、详细、诚恳、有分寸，语言要朴实准确、简洁明了。
（4）结语
申请书可以有结语，也可没有。结语一般是表示敬意的话，如“此致敬礼”等；也可写表示感谢和希望的话，如“请组织考验”“望领导批准”等。
（5）落款
申请书应在右下方署明申请人姓名，并在下面注明申请日期。
【范例】
入党申请书
敬爱的毛主席和中共中央：
范亭自辛亥以来，即摸索为民族和人民解放的真理，奋勇前行，在几经波折之后，终于认清了只有中国共产党领导的革命道路，才是中华民族和中国人民彻底解放的道路。七七抗战之后，即欣然接受领导，参加晋西北抗日民主根据地的抗战建设工作，想从此更好为人民服务，以偿平生夙愿。
孰料范亭方奋力以赴之时，竟身染重病，去延休养。在延数年，蒙党百般爱护，尤觉欣幸者，得以时常聆听毛主席和中共中央的教导，范亭奋斗一生，始于今日目睹解放区广大人民的真正翻身，真正看见了新中国的光明前途，每自不禁感奋，热泪夺眶而出。屡欲请求入党，做一名革命军的马前卒，以终余年，但以久病床褥，迄未提出。
现范亭已病入膏肓，恨不能亲睹卖国贼蒋介石集团之行将受审，美帝国主义之滚蛋，与全中国人民之彻底解放，是为憾耳。范亭数年来愧无贡献，然追求真理之志未尝一日或懈也。
在此弥留之际，我以毕生至诚敬谨请求入党，请中共中央严格审查我的一生历史，是否合格，如承追认入党，实平生之大愿也。
专此谨致
布尔什维克的敬礼！
续范亭
1947 年9 月
（二）倡议书
1.倡议书的含义
倡议书是个人或集体提出建议并公开发起，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。
2.倡议书的特点
（1）公开性
倡议书是一种广而告之的书信。其目的是让广大的人民群众知道或了解某事及其意义，从而得到更多人的响应，以期在最大的范围内引起共鸣。
（2）对象的不确定性
倡议书的目的是要求广大群众响应，然而其对象范围往往是不定的。即便在文中明确了具体对象，但实际上有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，它本身不具有很强的约束力，而与此无关的别的群众团体或许会有所响应。
（3）群众性
倡议书一般不是对某个人、某一集体或某一单位而言的。它往往是面向一个部门或一个地区的所有人发出，甚至向全国发出，所以群众性是倡议书的根本特征。
3.倡议书的结构和写作
倡议书在结构上一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
（1）标题
倡议书的标题有两种写法：一是直接写文种“倡议书”；二是由内容和文种组成，如《把遗体交给医学界利用的倡议书》。
（2）称谓
倡议书的称谓比较灵活，可根据倡议的对象选用适当的称谓，也可以不用称谓，只在正文中提出。
（3）正文
正文部分要把倡议书的背景、目的，以及具体的内容和要求写清楚。在结尾部分要表示出倡议者的决心或者希望。
（4）落款
在正文下一行右下方写上发出倡议书的单位全称或个人姓名，再下一行右下方写上日期。
倡议书所倡议的内容，应当体现新时代精神，同时有可行性，不能违背党和国家的方针、政策。倡议书的措辞要恰切，情感要真挚，同时要富有鼓动性。
【范例】
致×××朋友的防疫倡议书
亲爱的×××朋友们：
每逢佳节倍思亲。春节是中华民族的传统节日，回家过年是大家的传统习惯。年关近，归心切，我们理解大家的心情。防疫特殊时期，为了您和家人过一个平安祥和的新春佳节，我们倡议：
一、非必要不返乡，就地过年保平安。建议您和随行家人尽量留在工作地过年，非必要不返乡、不远行。生命健康最宝贵，平平安安才能过好年。与亲人异地同心、“线上团圆”互送祝福，也是特殊时期别样的年味儿。
二、返乡前准备足，相关政策记心间。如果确需返乡，请您尽量选择安全、便捷的出行方式。提前备好口罩、酒精湿巾、消毒剂等用品，做好旅途防护。抵达后认真遵守当地防疫规定，积极配合做好疫情防控有关工作。
三、戴口罩勤洗手，出现症状莫慌乱。无论您选择就地还是返乡过年，都要提高防范意识，做好自身防护。密切关注自己和家人健康状况，一旦出现发热、咳嗽、咽痛、胸闷等不适症状，不要拖延，也不要自行服药，而是要第一时间到就近医疗机构就诊，早就医、早治疗、早康复。
四、不信谣不传谣，欢欢喜喜迎牛年。希望您根据春节期间用人单位需要，统筹安排好工作和生活，合理做好返岗计划，尽量错峰出行。希望您随时关注官方信息，从正规渠道了解疫情动态和相关政策规定，不信谣、不传谣，不发布或转发不实信息，做一名传播正能量、肩负责任感的劳动者。
衷心感谢您对疫情防控工作的理解、支持和配合。值此新春佳节来临之际，恭祝您身体健康，阖家幸福，新春快乐！
××××部应对新冠肺炎疫情联防联控机制
××××年××月××日
（三）建议书
1.建议书的含义
建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。有的建议书也称“意见书”。建议书是人民群众发表意见、提供建议的一种工具。建议书中的合理化建议和建设性的意见，可以帮助有关方面和政府机关更好地开展工作。
2.建议书的特点
（1）文本性
建议书是面对有关部门或上级领导提建议时使用的一种书信。它只是作为一种想法被提出来，而没有公开倡导、具体实施的要求，具有较强的文本性特点，作为一种假想而存在。
（2）可塑性
建议书是必须被有关部门、领导批准认可后才能实施的，所以建议书具有较强的可塑性，它不是最终的定文形式，可以修改、增删，甚至弃之不用，这要根据具体的情况来定。
3.建议书的格式和写作
建议书一般由标题、称呼、正文和落款四部分构成。
（1）标题
标题通常在第一行的中间写“建议书”三个字，有时为了突出建议的具体内容，可以写为“关于 ×××的建议书”。
（2）称呼
称呼要在第二行顶格写，后面加冒号。提出的建议希望得到哪些人的响应，称呼就写哪些人。
（3）正文
正文也就是建议的内容，先写提出建议的理由，再写建议的具体内容，如果内容较多，可以分条写。
（4）落款
在右下角写出建议人的姓名，即提出建议的团体的名称或个人的名字，然后再建议人姓名的下方注明日期。
写好建议书，必须要有明确的针对性，不能泛泛而谈，同时要把握好分寸，实事求是，建议的内容要切实可行。
【范例】
致广大消费者的建议书
近日来，我市各部门落实市委市政府城市管理工作会议精神，重拳出击，整治市容环境，打击无牌无证非法营运三轮车，维护了消费者的安全权，净化了市容环境。通过调查发现，这些无牌无证非法营运的三轮车多为非法拼装生产，存在做工粗糙、质量低劣、安全隐患高、妨碍交通、影响市容市貌等严重问题。这些非法拼装窝点的存在，严重扰乱了正常秩序，影响了我市作为西部经济强市的形象。根据我市有关规定在市区范围内不再办理交通三轮车牌照，为了切实维护广大消费者合法权益，××市消费者协会建议广大消费者：
1.不要购买、使用人力、电动三轮车和非法拼装三轮车，不要乘坐非法营运的人力、电动和拼装三轮车；
2.消费者如发现生产、销售人力、电动三轮车和非法拼装三轮车的窝点，应及时向公安交管局、工商局、市政公用局、质监局、教育局等有关部门反映；
3.消费者应大力支持整治非法经营、营运无牌无照三轮车活动。
××市消费者协会
××××年××月××日
（四）推荐信
1.推荐信的含义
推荐信是指写给用人单位、向用人单位推荐优秀人才或者向自己的熟人和朋友介绍某个人去做某件事以便使之采纳的专用书信。
2.推荐信的分类
（1）从推荐者的情况来分
可以分为“推荐信”和“自荐信”两种。推荐信是写信人向某单位或个人推荐别人的信件。自荐信是指写信人为了在某单位谋求一份工作或在自己原有的单位谋到更好的职位而写的推荐自己的信件。
（2）从推荐信的投发对象来分
可分为广泛性的推荐信和目标明确的推荐信。广泛性的推荐信是指写信人只是推荐被推荐人的才能而无明确的推荐单位的一种推荐信。目标明确的推荐信是指写信人明确自己推荐信的投发对象，根据对象的情况可以目标明确地行文的一种推荐信。
3.推荐信的格式与写作要求(www.xing528.com)
推荐信一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。
（1）标题
标题一般由文种名构成，即在第一行正中写上“推荐信”三个字。有的推荐信由于写信人与用人单位较熟，则可以不要标题。
（2）称谓
推荐信要在第二行顶格写上收信方领导的姓名和称呼，或只写对方领导的职务，如“尊敬的××董事长”。如果推荐人同收推荐信的人是熟人、朋友，也可以用常见的私人信件一样的称呼，如“××兄”。
（3）正文
推荐信的正文一般由开头、中段和结尾三部分构成。
开头既可以先问候一下对方，略叙思念之情，也可以开门见山直说其事，介绍自己（或推荐人）的身份，以及自己同被推荐人之间的关系，同时说明写此信的意图。
中段是推荐信的展开部分，要根据用人单位的需要，介绍被推荐人的一些情况，如学历学位、专业特长、外语水平、业务能力以及其他能力，以使对方能通过推荐信对被推荐人产生好感，从而达到推荐人才的目的。如果是自荐信，更要写明自己的特长，以及对未来工作的设想和决心。
结尾表达自己希望能办成此事的愿望，恳请领导给予被推荐人工作或晋升机会，并向对方致以感激祝福之意，也可附上一些与被推荐人业绩有关的材料。
（4）落款
推荐信的落款要在正文右下方署上推荐者的姓名以及成文的日期。有些推荐信还可以注明自己的联系方式，以备以后联系之用。
【范例】
推荐信
尊敬的×××校长：
您好！
我是××××集团董事长×××，得知公司优秀员工×××即将出国深造，我感到非常高兴。这样一个追求上进的年轻人应该接受更好的教育，拥有更加辉煌的未来。因此，我很荣幸向贵校推荐这位优秀青年。
×××是20××年通过校园招聘来到我集团实习的，他不仅在工作中虚心向其他员工请教，还将自己的业余时间拿来研读与业务相关的书籍，不久便精通各项业务，并取得一定成绩。鉴于他在实习期的出色表现，我公司招收他为正式员工（通常我公司招聘不考虑应届毕业生）。现在，作为我公司的一名业务精英，×××工作更加认真负责，为公司员工树立了榜样，因此被评为本公司优秀员工，并于第二年升任部门主管。
虽然从某种程度上来说，如此优秀的员工即将踏上留学之途是我公司的损失，但是考虑到他的前途，我依然毫不犹豫地支持他远赴贵校深造。真诚期望贵校能同样支持他，给他一个提升自己、实现梦想的机会。
谢谢。
××公司
董事长×××
20××年××月××日
（五）表扬信
1.表扬信的含义与作用
表扬信是对某些单位或个人的高尚风格和模范事迹表示颂扬的信件。这种信件可以是领导机关、群众团体表扬其所属的某一单位以及某一个人的，也可以是群众之间的互相表扬。通过表扬好人好事，能够使受表扬者得到鼓舞，对其他人也起到教育作用。
2.表扬信的格式与写作要求
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
（1）标题
一般而言，表扬信的标题直接写文种名“表扬信”，位置在第一行正中。
（2）称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”等字样，后边加冒号。如果直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
（3）正文
表扬信正文一般包括两部分：第一部分要求写出表扬的理由，用概括的语言重点叙述事件的发生、发展、结果，要让事实说话；第二部分需要指出此行为的现实意义，在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。
（4）结尾
结尾部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对×××给予表扬。直接写给被表扬者的表扬信，则应适当谈些“深受感动”“值得我们学习”等方面的内容，结尾处可写上“此致敬礼”等结束用语。
（5）落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。
【范例】
表扬信
××××大学：
第××届全国运动会于20××年××月××日至××日在我市举行。为保证此次全运会的顺利开展，你校的师生员工踊跃报名参与志愿服务活动，他们发挥各自所长，在维持秩序、开展宣传、拍摄记录、提供服务等方面，做了大量的卓有成效的工作，赢得了各省市代表队的一致好评，树立了我市良好的形象。在此，市政府特授予你校“精神文明先进集体”光荣称号。
希望你校师生，发扬优良作风，再接再厉，为取得更大的成绩而努力！
××市人民政府
20××年×月×日
（六）感谢信
1.感谢信的含义与特点
感谢信是为了答谢对方的邀请、问候，或对于支持、帮助、关心过帮助自己的党政机关、企事业单位、社会团体或个人表示感谢的书信。感谢信具有感情鲜明、强烈的特点。
2.感谢信的分类
感谢信依据不同的内容可以有不同的分类。从感谢对象的特点来分，有给集体的感谢信，给个人的感谢信；从感谢信的存在形式上分，有向社会公开的感谢信，有寄往单位或个人的感谢信。
3.感谢信的格式和写作
感谢信通常由标题、称谓、正文和落款几个部分构成。
（1）标题
通常是在第一行的正中央用比正文稍大的字体写上“感谢信”三个字，有时候会在感谢信前加上要感谢的对象，有时候还会加上感谢者的名字，如“×××致×××的感谢信”。
（2）称谓
要在第二行顶格写感谢对象的单位名称或个人的姓名，姓名后边可以加上一个适当的称呼，比如“先生”“同志”等，后边要加冒号。如果需要感谢的对象比较多，则可以在正文中提及。
（3）正文
这个部分要写清楚对方是在什么时间、什么地点、由于什么原因做了什么好事，对自己或单位有什么支持或是帮助，有什么好的效果或是影响；还要写清楚从中表现出了对方哪些优良品格，最后还要表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。
（4）落款
要写上感谢者的单位名称或个人的姓名以及写信的具体时间。
【范例】
致全市人民的感谢信
尊敬的市民朋友们：
为应对××××年××月××日至××日的空气重污染过程，本市依据新修订的空气重污染应急预案，及时启动了红色预警。此次空气重污染持续时间长、影响范围广、污染程度重，给全市人民工作生活带来严重不便和影响。对此，全市人民克服许多困难，并以实际行动积极参与治污减排行动，展现了顾全大局、无私奉献的良好精神风貌。有关企业和施工单位自觉落实主体责任，严格执行停限产和停工措施，为遏制空气重污染进一步加剧做出了积极贡献。
据初步分析，应急措施有效降低了本地污染物排放强度，减缓了累积速度，削减了浓度峰值。与此同时，应急预案的实施，也进一步凝聚起全社会众志成城、同心协力参与治污的强大正能量。在此，市委、市政府对全市人民的奉献精神和全力支持表示衷心的感谢，并致以崇高的敬意！
我们深深感到，治理大气污染离不开全市人民的支持和参与。我们将牢固树立绿色发展理念，把生态文明建设放在更加突出的位置，紧紧依靠全市人民，以更加有力的措施，持续改善空气质量，坚决打赢大气污染防治攻坚战。
再一次感谢全市人民！
××××市委
××市人民政府
××××年××月××日
（七）慰问信
1.慰问信的含义
慰问信是以单位或个人的名义向受到灾害影响或作出重要贡献的单位或个人表示慰问的书信。也有在节日向某些承担重要责任的集体，如军队发出的慰问信。
2.慰问信的类型
根据内容的不同，慰问信的类型分为以下三种：
（1）表彰性慰问信
表彰性慰问信主要是对那些有突出贡献的个人或集体进行祝贺或慰问，对他们取得的成绩进行肯定，并进行鼓励。
（2）礼仪性慰问信
礼仪性慰问信主要是在节假日或是重要的纪念日，对集体或个人进行问候、祝贺。
（3）安抚性慰问信
安抚性慰问信主要是用于对那些在意外事故中有重大损失的集体或个人表示关切、同情，并鼓励他们战胜困难，走出困境。
3.慰问信的结构和写法
慰问信一般由标题、称呼、正文和落款四部分组成。
（1）标题
慰问信的标题通常有四种写法：一是直接写“慰问信”几个字；二是由慰问者、慰问对象和文种构成；三是由慰问对象和文种组成；四是由慰问者、节日和文种组成。
（2）称呼
在对慰问对象的称呼上，需要用全称。如果是对个人进行慰问，需要在其姓名之后加上“同志”或“先生/女士”等称谓。
（3）正文
慰问信的正文部分由开头、主体和结束语三部分组成。开头部分主要说明慰问的原因和目的；主体部分要因人因事而异，不同的慰问内容主体部分的写法也不同；结束语部分主要是表达良好的祝愿。
（4）落款
落款需要把发信单位名称或个人姓名、日期标注清楚。
【范例】
致全国双拥模范的慰问信
全国双拥模范城（县）、双拥模范单位和个人：
值此新春佳节来临之际，全国双拥工作领导小组、退役军人事务部、中央军委政治工作部，向全国双拥模范城（县）党委政府、驻军领导机关和广大军民，致以节日问候和诚挚祝福！向在拥军优属、拥政爱民工作中作出突出贡献的全国双拥模范单位和个人，表示衷心感谢和崇高敬意！
艰难方显勇毅，磨砺始得玉成。刚刚过去的2020 年，以习近平同志为核心的党中央统筹中华民族伟大复兴战略全局和世界百年未有之大变局，团结带领全党全军全国各族人民披荆斩棘、攻坚克难，疫情防控取得重大战略成果，经济增长实现由负转正，全面建成小康社会取得伟大历史性成就，决战脱贫攻坚取得决定性胜利，社会主义中国以更加雄伟的身姿屹立于世界东方。这一年，全军部队坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平强军思想，围绕实现党在新时代的强军目标，在常态化疫情防控前提下扎实推进军队各项工作，集中力量打好军队建设发展“十三五”规划落实攻坚战，坚决实现国防和军队建设2020 年目标任务，强军兴军取得新的重大成就。特别是面对新冠肺炎疫情和严重洪涝灾害，亿万军民众志成城、共克时艰，书写了军民团结奋斗的壮美篇章。
举国同一庆，军民情更深。这一年，新一届全国双拥模范城（县）命名暨双拥模范单位和个人表彰大会隆重召开，习近平总书记亲切会见与会代表，激励鼓舞全国军民携手前行、砥砺奋进。双拥模范城（县）珍惜荣誉、乘势而上，聚力支持部队备战打仗，倾力解除官兵“三后”之忧，全力维护优抚对象合法权益，军政军民团结生动彰显。双拥模范单位和个人积极发挥“领头雁”作用，关心国防、热爱军队、服务人民，示范带动社会各界支持双拥、参与双拥，爱我人民爱我军的社会氛围更加浓厚。
征途扬帆启航，复兴使命在肩。“十四五”大幕初启，我们党带领全党全军全国各族人民开启全面建设社会主义现代化国家新征程，人民军队将聚焦实现建军百年奋斗目标，走好国防和军队现代化新征程的第一步。全国双拥模范和广大军民要更加紧密地团结在以习近平同志为核心的党中央周围，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，围绕党和国家工作大局、国防和军队建设全局，锐意进取、接续奋斗，以优异成绩庆祝中国共产党成立100 周年！
××××工作领导小组
××××事务部
××××政治工作部
××××年××月××日
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