档案的检索、编研和利用方法及优化探讨

（一）档案的检索工作

档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查找是指利用检索工具或数据库搜取所需档案的过程。这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查找的前提，查找则是存储的目的。因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。

1.档案检索语言

在检索过程中，影响检索质量的因素很多，而检索语言处于举足轻重的地位。为了提高档案检索工作的质量，需要使用专门的检索语言。检索语言也称为标引语言、标识系统等，它是根据检索的需要而创制的一种专门语言。

检索语言有两大类，第一类是分类语言，第二类是主题语言。目前全国档案部门统一使用的是《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。

2.档案的著录与标引

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。而形式特征则包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。

在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。其中赋予其分类号标识的过程称为分类标引，赋予其主题词标识的过程称为主题标引。

（1）档案的著录

为了建立健全我国的档案目录体系，开展档案的报道与交流，逐步实现档案检索的自动化，必须推行档案著录的标准化。为此，我国制定并颁布了国家标准《档案著录规则》，作为全国档案著录的规范性依据。

（2）档案的标引

档案标引的步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面，具体地说就是通过对档案内容进行分析，明确档案中所记述的主要内容，然后用检索语言将其充分、准确、简明地表达出来。档案分类标引和主题标引都离不开这两个步骤，在主题分析方面，分类标引和主题标引的方法大体一致，只是根据标引方针不同对主题的确认程度不同而已，但在概念转换方面二者有所不同。

①主题分析。主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。主题分析的主要内容有两方面：一是分析主题的类型；二是分析主题的构成因素，也称主题因素。主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题。单主题是指一件（卷）档案只表达一个问题，多主题是指一件档案表达两个以上的问题。主题因素分为五种：主体因素（即反映文件主题内容的关键性概念）、通用因素 （即对主体因素起补充和限定作用的通用概念）、位置因素（即文件所记述对象的空间和地理位置概念）、时间因素（即文件所论述的对象存在的时间概念）、文件类型因素 （即文件类型和形式方面的概念）。

②概念转换。在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这个过程即为概念转换的过程，也就是给出检索标识的过程。分类标引概念转换的基本做法是，根据主题分析的结果，查找档案分类表，将其相应类目的分类号作为检索标识赋予被标引文件。主题标引概念转换的基本做法是，根据主题分析的结果查找档案主题词表，将相应的主题词作为检索标识赋予被标引文件。

3.档案检索工具

档案检索工具，是用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具。它的基本职能有两个方面：一是存储，即将档案文件的有关特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；二是查找，即向利用者提供查找档案的线索，供利用者了解和查找档案时使用。可见，档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查找活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。

（1）常用的档案检索工具

档案的内容、成分复杂，而人们利用档案的目的和要求不同，只靠一二种检索工具难以满足利用者的需要。为了适应从不同角度、深度和广度查找的种种需要，逐渐形成了多种类型的检索工具。档案检索工具，按体例分为目录、索引、指南三种。

①目录。将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。

②索引。将档案中的某一部分特征按一定次序排列起来的检索工具。索引和目录没有严格的界限，一般说来，目录条目是对档案内容和形式特征进行全面、系统的著录，著录项目比较完整；索引条目则比较简单，通常只有排检项（如档案涉及的人名、地名等）及其出处（档号）两个项目。

③指南。以文章叙述的方式综合介绍档案情况的一种工具。

（2）常用档案检索工具的编制方法

①案卷目录。案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的具有固定案卷位置，统计案卷数量，监督、保护档案材料功能的一种管理工具；也是档案馆（室）最基本的一种检索工具。它既是查找档案最基本的工具，又是编制其他检索工具所必须参考使用的工具。档案馆（室）为开展利用工作和发挥案卷目录的更大作用，还可将案卷目录汇编成册印发给各机关单位使用。案卷目录的汇编原则一般以全宗为单位，或根据全宗所有目录的数量状况编成一册或若干分册。

②卷内文件目录汇集。卷内文件目录汇集也称“全引目录”，即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物，其主要形式是，先列出每一个案卷的卷号、标题、起止日期、页数，接着就在下面列出这个卷的卷内文件目录。这种检索工具的优点是不仅有案卷号、案卷标题，而且还有卷内每份文件的作者、文号、文件标题、文件成文日期，所在页码，揭示内容和成分比较具体，查找案卷或单份文件都方便；即便档案保存在分库，对库存情况也可了如指掌；编制也比较简便，只将案卷目录与卷内文件目录打印或复印装订成册即可。缺点是案卷文件目录汇编之后，往往条目和册数较多，体积庞大；而且只能沿用原来案卷的分类体系，不能按照每份文件内容的性质来分，问题不够集中，不便按专题查找利用。

③分类目录。分类目录是根据体系分类法的原理，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。分类目录一般采用卡片式，即分类卡片。就是将档案馆（室）永久和长期保存的文件或案卷逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗内分类系统，按逻辑体系分类排列。

④全宗文件目录。全宗文件目录是以逻辑体系的分类条目揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。一般多采用卡片式，即全宗文件卡片。其编制方法，是将档案馆（室）某一全宗的永久、长期保存的每份文件都制成卡片，打破全宗内原有的档案分类系统，按文件的内容组成逻辑体系分类排列。全宗文件卡片不受全国统一分类体系的限制，可根据每个全宗实有文件的情况设置分类方案。卡片的格式和填制方法与分类卡片大致相同，也可以简化一些。这种检索工具是机关档案室经常采用的一种形式。在档案馆，对某些重要全宗，有时也编制全宗文件卡片。

⑤专题目录。专题目录是系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。一般采用卡片式，即专题卡片。它的特点是以专门题目为对象，不受全宗限制，把全馆（室）有关某一专门题目的档案线索集中起来；制卡和分类比较简便，它不受全国统一分类体系和卡片格式的约束，可根据馆藏档案和实际需要自行设计分类方案。专题卡片有利于档案馆（室）工作人员按专题系统地查找档案材料，也便于利用者了解和查找有关题目的系统材料。专题卡片对于科学研究、总结工作经验、决定某些专门问题都有帮助，所以普遍受到欢迎，曾是三四十年来档案馆（室）占主导地位的一种检索工具。20 世纪80 年代后期以来，分类卡片逐渐成为档案馆（室）一种主导的检索工具，专题卡片的地位有所下降，但仍有其不可取代的作用。

⑥文号索引。文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。

此外，还有人名索引、地名索引、档案馆指南、全宗指南、专题指南、联合目录等形式，在此不再过多介绍。

（二）档案的编研工作

档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。

1.编研工作的内容

从我国现有实践和发展趋势来看，编研工作的主要内容大体可归纳为三个方面：

（1）熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料

用这种方式提供的不是档案原件和复制件，而是档案内容的加工品，是系统的素材。有了这些系统的素材，利用者可以不必再翻阅大批档案，就能满足一定的利用需要，或者找到需要查阅的档案线索。

（2）汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料

即按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编成册，在一定的范围使用或公开出版。例如党政机关的重要文件汇编、政策法令汇编，历史研究和各种专门研究需要的各种专题档案史料汇编等。(www.xing528.com)

（3）以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作

档案工作者从事历史研究，是我国档案工作的一个优良传统。现在档案工作和史学工作虽已形成了专门的分工，但是作为历史档案材料基地的档案馆，仍需进行一定的历史研究，以便深入地掌握档案史料的内容，通过研究成果向社会传播档案信息，从而有效地发挥档案的作用。

2.档案参考资料

档案界通常所说的参考资料，是档案馆（室）根据档案内容综合编出的一种材料，它是档案提供利用的一种方式。参考资料，具有与其他提供利用方式不同的特点。它与汇编的档案文集不同，不是提供档案原件，或直接根据档案复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料。它已改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。

档案利用工作中编写的参考资料种类很多，名称不一，用途也较为广泛，归纳起来大致可以分为四种类型：大事记、组织沿革、统计数字汇集和专题概要。

（1）大事记

大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生、发展的过程以及它们彼此之间的关系。

大事记的主要用途是，可以向利用者提供了解某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。它对实际工作和历史研究的查考都很有价值：可以帮助各机关领导同志和业务人员回忆过去的工作，了解本地区、本机关工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究工作时参考；对历史研究人员研究国家和地方历史、编修方志也是很重要的参考材料；大事记也具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。

（2）组织沿革

组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。内容大致包括地区概况、机构名称改变、地址迁移、成立和撤销或合并的时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等变化情况。

组织沿革的主要用途是：便于人们查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况；也可为研究国家机关史、地方史、革命史和专业史提供必要的参考材料；它也能为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料，对整理档案、鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况也有一定的参考作用。

（3）统计数字汇集

统计数字汇集又称“基础数字汇集”，就是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。汇集基础数字的工作，实际上也是对原来各种统计的综合工作，因此又称为“基本情况统计”。

统计数字汇集有很多用途：它对了解情况、研究问题、总结经验可以提供系统的数据，往往成为制订计划、指导工作的依据和参考；它可以为举办展览、报告会等宣传教育提供典型材料；可以专门刊印，以便领导人和有关人员随时使用，成为利用者常用的袖珍手册。

（4）专题概要

专题概要就是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种专题资料。其一般称呼和专题的具体名称很多，如 《××事业专题资料》 《历年××发展基本情况》《××县自然灾害统计》《××市历届党代会简介》等。这种资料的主要用途是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题历史材料。

（三）档案的利用

1.档案利用工作的含义

档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

“利用档案”和“档案利用工作”是密切联系而又不同的两个概念。利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。档案利用工作是利用档案的必要条件；利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作的直接目的。

2.档案利用服务方式

档案馆（室）提供档案为社会主义事业服务，是通过各种各样方式进行的，一般有如下几种：

（1）以档案原件提供利用

如档案馆（室）内开辟阅览室，利用者在馆 （室）内阅览一般文件原件；在某些情况下将档案原件暂时借出馆（室）外使用等。

（2）以档案复制品提供利用

如制作各种形式的档案原件复本，代替原件在馆（室）内阅览（如珍本）或提供馆（室）外使用；编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举办档案展览等。

（3）综合档案内容编写书面资料提供利用

如编写各种参考资料，制发档案证明，函复查询外调，依据档案材料撰写专门文章和著作，向社会提供加工的档案信息。

3.做好档案利用工作的基本要求

（1）熟悉档案，了解需要

熟悉档案，主要指熟悉馆（室）藏档案的成分、内容、数量以及存放的库架位置，熟悉每一个全宗的档案形成和整理状况以及全宗与全宗之间的有机联系，并且熟悉各全宗档案的利用价值。了解需要，就是做好档案利用工作的预测工作。

熟悉档案和了解需求之间是彼此联系和相互促进的。熟悉档案要有一定的过程，熟悉的程度也大有伸缩性。如果熟悉本单位收藏的档案，便会有针对性地了解利用者的需要，从而主动、具体地安排利用工作。

（2）正确处理利用和保密的关系

在开展利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。利用与保密从根本上来说两者是一致的，都是为了合理地发挥档案在社会主义事业中的作用；保密的目的，也是为了更好地利用。在实际工作中，应该全面地理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。档案在什么情况下提供利用；为谁提供利用，采用什么方式提供利用；在什么情况下需要保密，范围多大，什么情况下能解密，都要在国家和人民的利益这个大前提下，依据党和国家的方针政策，把两者结合起来。凡是提供利用有利于坚持党的四项基本原则、促进安定团结和社会主义事业的档案信息，均应积极地提供利用；凡是档案中的情报信息只在一定范围内使用才有利于安全、安定和建设的，则应严格地坚持保密。

为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；其次要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少繁琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。